2.2.3. Синтетичний і аналітичний облік касових операцій

Надходження і видачу готівки в касі підприємства облічують в касовій книзі (ф.№КО-4). Кожне підприємство веде одну касову книгу, аркуші якої повинні бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства. Але якщо на підприємстві є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо. Касова книга є регістром аналітичного обліку.

Записи у касовій книзі здійснюються в день одержання або видачі грошей за кожним документом під копірку в двох примірниках. Другі примірники відриваються і є звітами касира. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок готівки в касі на наступний день і передає до бухгалтерії відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Касову книгу можна вести автоматизованим способом, при якому листи формуються у вигляді машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира". Обидві машинограми повинні складатися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати всі реквізіти, передбачені формою касової книги. Нумерація сторінок касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку збільшення з початку року.

Після одержання машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання касової книги і звіту касиру, підписати їх і передати звіт касира разом і прибутковими і видатковими документами бухгалтерії під розписку у вкладному листку касової книги. Після закінчення календарного року машинограми "Вкладний лист касової книги" підшиваються, загальна кількість аркушів за рік завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, а книга скріплюється печаткою.

Бухгалтерія після одержання звіту касира здійснює перевірку всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків. Контроль за правильним веденням касової книги покладено на головного бухгалтера підприємства.

Відокремлені підрозділи юридичних осіб, страхові агенти, брокери, заготівельники сільськогосподарської продукції, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за прибутковими (видатковими) касовими ордерами, а також підприємці касової книги не ведуть.

Для забезпечення збереження грошових коштів проводиться раптова ревізія каси. Керівник підприємства самостійно встановлює періодичність проведення інвентаризації в касі (як правило, не рідше одного разу на квартал). Про це зазначається в наказі про облікову політику підприємства. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія. За результатами ревізії складається відповідний акт в двох примірниках. У ході ревізії здійснюється перерахування грошей окремо по кожному номіналу купюр і перевірка інших цінностей, що знаходяться у касі. Залишок готівки в касі звіряються з даними обліку по касовій книзі. При виявленні нестачі або надлишку грошових коштів в касі в акті вказується сума нестачі або лишку та обставини їх виникнення.

У випадку, якщо інвентаризацію проводили через зміну матеріально відповідальних осіб, акт про результати інвентаризації наявних коштів складають у трьох примірниках (матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності, і бухгалтерії).

Щоб визначити, чи порушують на підприємстві касову дисципліну, ще необхідно перевірити, як оформлені касові операції. При цьому важливо уважно проконтролювати правильність і повноту заповнення реквізитів всіх касових документів, наявність дозвільних підписів головного бухгалтера і керівника підприємства. Повноту і своєчасність оприбуткування готівки до каси перевіряють, зіставляючи прибуткові касові ордери із записами у касовій книзі.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства призначений рахунок 30 "Каса". Це рахунок активний, балансовий, основний, призначений для обліку оборотних активів. За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом – виплата грошових коштів із каси підприємства.

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 " Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплатах послуг зв'язку, обмін валюти тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Кореспонденцію рахунку 30 "Каса" наведено в табл. 2.1.

Таблиця 2.1.