2.2.2. Первинний облік касових операцій

Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96р. №51.

При прийманні грошових білетів та монет в касу касири підприємств зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, які затверджені постановою Правління НБУ від 31.03.99р. №152.

Гроші в касі оприбутковують за прибутковими касовими ордерами (ф.№КО-1), підписаними головним бухгалтером або особою на те уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи на те уповноваженою і касира, завірена печаткою підприємства.

З метою своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки підприємство повинно у встановлені банком строки (як правило, за день до одержання коштів) попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів в банкнотах і розмінної монети, яка передбачається для одержання.

Видача готівки з каси підприємства провадиться за видатковими касовими ордерами (ф.№КО-2) або платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу грошей повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або уповноваженими ними особами. До видаткових ордерів можуть додаватися заявки на видачу готівки, рахунки і т.п. У випадку, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і т.п. є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах необов'язковий.

При видачі окремій особі грошей за видатковим документом касир вимагає пред'явлення документа, який засвідчує особистість одержувача (паспорт громадянина України, воєнний квиток, службове посвідчення військовослужбовців тощо), записує його найменування і номер, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача.

Якщо видатковий документ складено на видачу готівки на декількох осіб, то одержувачі також пред'являють документи, що засвідчують їх особистість, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

Касир видає готівку тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за довіреністю, яка оформлена в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, ім'я, по батькові одержувача грошей бухгалтерією записується прізвище, ім'я, по батькові особи, якій доручено одержання готівки. Якщо готівка видається за відомістю, перед розписом в отриманні грошей касир робить надпис "За дорученням". Довіреність залишається в касира і додається до видаткового касового ордеру або відомості.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій і премій здійснюється касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, з вказанням строків видачі готівки і суми прописом. Після закінчення встановлених строків видачі оплати праці та інших виплат касир повинен: у платіжній відомості напроти прізвищ осіб, яким не виплачена зарплата, допомога, премії поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано"; скласти реєстр депонованих сум; у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і суму, яку необхідно депонувати, звірити суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і завірити надпис своїм підписом; проставити на відомості штамп "Видатковий касовий ордер №__".

Депоновані суми підлягають здаванню до установ банку, і на здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи повинні бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили схоронність цих записів протягом встановленого строку зберігання документів (3роки). В прибуткових і видаткових касових ордерах вказується підстава для їх складання і перераховуються додані до них документи. Видачу касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або одержують гроші, заборонено. Приймання і видача готівки за касовими ордерами може здійснюватися тільки в день їх складання. Прибуткові касові ордери або видаткові документи зразу ж після одержання чи видачі на їх підставі грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" з вказанням дати (число, місяць, рік).

У прибуткових та видаткових касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, за платіжними картками, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит "Отримувач" або "Від кого" не заповнюється.

Всі прибуткові і видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф.№КО-3). Видаткові касові ордери, які оформляються на основі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату зарплати, реєструються після її видачі.