9.3. Поиск записей по критерию

Выбрать команду главного меню Data => Form => Criteria (Данные => форма => Критерии)

Задание критерия позволяет просматривать через окно формы только записи, удовлетворяющие условиям критерия.

Отдел кадров

Условия можно задать по всем полям, в том числе и вычисляемым. Если заданы условия в нескольких полях, то они объединяются логическим "И".

В условиях поиска можно использовать шаблоны с символами - заменителями "*" (любое количество любых символов) и "?" (любой одиночный символ или отсутствие символа), и знаки математических операций (=,>, <, >=, <=, <>).

После задания критерия движение по записям осуществляется кнопками Find Prev, Find Next (Назад, Далее).

Рис. 37. Пример задания критерия.

Пример задания критерия представлен на рис. 37. Сотрудники, имеющие оклад свыше 2000 и фамилию, начинающуюся на букву "Б" после применения критерия выводятся на экран.

Если сразу после задания критерия нажать кнопку Find Prev (Назад), то Excel покажет ту запись, которая была на экране в момент перехода в режим задания критерия, но при дальнейшем листании больше к ней не вернется.

9.4. Сортировка

Выбрать команду главного меню Data => Sort (Данные => Сортировка)

Сортировка — это упорядочение записей в Базе Данных.

Порядок действий:

1. Встать на любую ячейку базы данных.

2. Data => Sort (Данные => Сортировка)

3. Диалоговое окно Sort (Сортировка диапазона) (рис. 38)

Sort

Рис. 38. Окно диалога сортировки Sort.

Sort by (Сортировать по):

- Ascending (по возрастанию),

- Descending (по убыванию),

Then by (Затем по),

Then by (В последнюю очередь по).

В команде Sort заложена возможность сортировки данных максимум по трем столбцам. Для того чтобы выполнить сортировку по более чем трем столбцам, нужно сначала отсортировать таблицу по менее значимым столбцам, а затем — по более значимым.

My list Has (Идентифицировать поля по) (рис.38):

Header Row (Подписям - первая строка диапазона) — означает, что первая строка не участвует в сортировке. No Header Row (Обозначениям столбцов листа) — означает, что в первой строке нет заголовка полей и она участвует в сортировке.

Options (Параметры) - дают возможность установить последовательность нестандартной сортировки (рис. 39).

Sort Options

Рис. 39. Окно установки параметров сортировки.

С помощью диалогового окна Sort Options (Параметры сортировки) можно:

- Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Sort by (Сортировать по) предыдущего диалогового окна.

- Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв.

- Изменить направление сортировки (вместо сверху вниз установить сортировку слева направо).

Порядок действий:

1. Встать на любую ячейку таблицы.

2. Выбрать команду главного меню Data => Sort (Данные => Сортировка)

3. Установить поля для сортировки и порядок сортировки.

Сортировка с использованием панели инструментов

С помощью пиктограмм можно выполнить сортировку по возрастанию или по убыванию соответственно. Сортировка БД проводится по столбцу с текущей ячейкой.