90

Предисловие

Табличный процессор Microsoft Excel для Windows используется для подготовки и обработки табличным образом организованных электронных данных, и является в настоящее время лучшим программным продуктом среди программ своего класса табличных процессоров. Широкие и разнообразные возможности, предоставляемые пользователю для обработки табличных данных, предопределяет популярность этого программного продукта. Лёгкость в освоении и обучении основным методам обработки данных – одно из главных достоинств табличного процессора Excel.

Табличному процессору Excel, ввиду его популярности, посвящено значительное количество изданий разнообразной литературы. В одних книгах стараются изложить все возможности этого мощного средства обработки данных (см. например, /2/). Что приводит к появлению огромного издания объемом более тысячи страниц. В других книгах основное внимание обращается на изложение практических приемов использования заложенных в Excel возможностей для решения разнообразных, в том числе и специфических задач из области экономики, оптимизации, численного анализа, финансовых расчетов, инженерных задач (см. /4/, /5/). Для решения таких задач с помощью Excel необходимо предварительно изучить соответствующую область знаний.

Данное издание предназначено для студентов первого курса технологических и механических специальностей Новомосковского института РХТУ им. Д.И. Менделеева, начинающих изучение табличного процессора Excel в рамках учебной дисциплины "Информатика" в соответствии с имеющимися учебными планами и программами. Предлагаемое вниманию читателей пособие отличает тщательный отбор материала и методически выверенная последовательность его изложения, апробированная в процессе преподавания соответствующих разделов курса "Информатика". Особенностью данного учебного пособия является то, что в небольшом по объему издании кратко, систематично и доступно для начинающих пользователей описаны все необходимые для решения типовых задач правила работы. Представленный материал подробно проиллюстрирован многочисленными рисунками и таблицами, что облегчает понимание излагаемых сведений и быстрое освоение изучаемых операций неподготовленными пользователями. Пособие поможет студентам за короткое время, в течение всего нескольких занятий, предусмотренных учебной программой курса "Информатика", овладеть основами и базовыми навыками работы в среде табличного процессора Excel.

Учебное пособие состоит из 9 разделов.

В разделах с 1 по 7 описаны базовые приемы работы с Excel, в разделе 8 – правила построения графиков и диаграмм, в разделе 9 – работа с базами данных в среде Excel.

Разделы 1, 2, 3, 4, 5, 6 подготовлены Мочалиным В.П., разделы 4.9, 7, 8 и 9 – Тивиковым А.С.

Введение

Множество задач, решаемых субъектами экономической, хозяйственной, административной и прочей деятельности в процессе своей работы, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении балансов, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и т.п.

Такие задачи быстро и эффективно могут быть решены на персональных компьютерах с помощью табличных процессоров. Табличные процессоры – это прикладные программы, предназначенные для обработки информации, представляемой в табличной форме. При этом часть ячеек обрабатываемой таблицы содержит исходную информацию, а часть ячеек – вычисляемую. Вычисляемая информация является результатом различных операций, совершаемых над исходными данными. Табличные процессоры ориентированы прежде всего на решение экономических задач. Однако заложенные в них инструментальные средства позволяют решать и различные инженерные задачи. Например, выполнять расчеты по формулам, строить графические зависимости, проводить аналитические исследования и т.д.

Чаще всего применяемые и наиболее известные программы класса табличных процессоров: Microsoft Excel, Corel Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Star Office Calc.

Основным объектом обработки табличного процессора является электронная таблица (далее ЭТ). В общем случае ЭТ представляет собой двумерную матрицу ячеек, в которых хранится информация. Для обозначения строк в ЭТ, как правило, используется цифровая нумерация, столбцов - буквенные обозначения. Это позволяет присвоить каждой ячейке таблицы уникальный идентификатор (адрес ячейки), состоящий из номера столбца и номера строки. Адреса используются в формулах для обращения к определенным ячейкам ЭТ. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте ЭТ использовать без повторного набора. При изменении значения в какой-либо ячейке автоматически выполняется пересчет в тех ячейках, где содержатся ссылки на данную ячейку.

В ячейки ЭТ могут быть введены данные следующих видов: числа, текст, формулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хочет получить правильные результаты. Пользователю доступны различные функции, которые он может использовать в формулах.

Табличные процессоры предоставляют пользователю разнообразные возможности по редактированию, форматированию создаваемого документа, представлению введенных данных в виде графиков и диаграмм, проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул, решение задач оптимизации, обработке и анализу данных с помощью статистических и финансовых функций, получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям и т.д.