Вопрос 45

Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор данных по критерию, подведение итогов

Список – это набор строк таблицы, содержащий связанные данные. Он может использоваться как база данных.

Сортировка списков. Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам. Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени. Для выполнения это команды нужно нажать Данные – Сортировка.

Отсортировка данных.В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа. Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми. В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр. Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.

Подведение итогов. Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные | Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов. После выполнения команды Данные | Итоги вы можете выполнить следующие операции: выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам, выбрать функцию для подведения итогов, выбрать данные, по которым нужно подвести итоги. Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет: выводить одну строку итогов по нескольким столбцам, выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам, выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки, скрывать или показывать детальные данные в этом списке. Команда Итоги вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.