Вопрос 55

Сортировка записей на экране: использование фильтра

Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить след-юю последовательность действий:

• открыть табл. базы данных в режиме редактирования данных.

• в пункте меню ЗАПИСИ выбрать команду СОРТИРОВКА.

• указать порядок по возрастанию(по убыв-ю)

Расширенный фильтр:

• открыть табл. базы данных в режиме редактирования данных

• в пункте меню ЗАПИСИ выбрать команду РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

• в появившемся окне "Фильтр" в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей.

• для каждого поля в строке бланка СОРТИРОВКА указать порядок сортировки.

• при необходимости не только упорядочить записи в табл, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке УСЛОВИЕ ОТБОРА задать нужное условие.

в пункте меню ФИЛЬТР выбрать команду ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР

56.Виды запросов. Порядок формирования запросов (ms access).

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Виды запросов:

1.Запросы на выборку и их использование

Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

2.Запросы на изменение и их использование

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

- Запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

- Запрос на обновление записей

Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

- Запрос на добавление

Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Запрос на добавление также полезен при выполнении следующих действий. - Добавление полей на основе условий отбора - Добавление записей, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой. Запрос на добавление добавит данные в совпадающие поля и пропустит остальные.

- Запрос на создание таблицы

Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий. - Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. - Создание отчетов, содержащих данные, соответствующие определенному моменту времени - Создание резервной копии таблицы. - Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. ·

- Параметрические и перекрестные запросы

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке.

- Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.

Формирование запроса 1. Откройте созданную ранее базу данных. 2. Перейдите на вкладку Запросы 3. Создайте запрос, выбрав режим конструктора (появится окно конструктора запроса с диалоговым окном добавления таблиц. Окно добавления таблиц можно вызвать командой Отобразить таблицу из меню Запрос). 4. Добавьте в запрос имеющиеся таблицы 5. Убедитесь, что между добавленными таблицами автоматически установилась связь. 6.Заполните данные запроса по вашим требованиям. 7.Нажмите кнопку выполнить запрос.