30. 30. Стадии автоматизации документооборота.

В процессе автоматизации можно выделить: бумажный документооборот, смешанный документооборот, безбумажный документооборот

Бумажный документооборот – все этапы документа проходит в важной форме, для регистрации бумажного документа использовались большие журналы и листы большого формата, в который вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечению срока издавались в архив.

Бумажный ПК – компьютер используется для подготовки и регистрации документа. На это этапе возникает понятие электронного документооборота. Преимущество электронного документооборота при локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование, утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанные – предполагают, что компьютеры, объединенные в локальную сеть служат для подготовки, передачи и хранения документов. Однако юридическую силу документа имеет только в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде, затем к секретару – регистрируют его, распечатывают и руководителям на подтверждение. Руководитель отдает документ на доработку, если что-то не правильно, утверждает и рассматривает исправления. Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью. Большинство предприятий признает достоинства электронного документооборота.

Преимущества

!. простота внесения изменений документа, возможность помещать в документе не только текста, но и мультимедийных данных . возможность использовать заранее заготовленные формы.

2. скорость передачи информации по адресам больше. Большая скорость поиска, защита документов.

Несмотря на то, что эффективный документооборот повсеместно признан полный переход на безбумажные технологии, требуется вложение средств, решении ряд юридических вопросов.

Основной причиной смешанного документооборота в том, что вопрос применения электронной подписью не решен. Однако обмен документами в электронном виде может использоваться только в некотором направлении предприятий.

31. Документ на предприятии разного масштаба

На предприятии с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управлении электронного документа.

В качестве среды распространения документа в этом случае как правило используется программа Microsoft Office. С помощью него пересылают образы документов. Электронная почта обеспечивает организацию документооборота по принципу каждый за свое. Обычно при таком подходе в едином автоматизированном справочнике для всего предприятия отсутствует, и каждое подразделение формируют собственные системы, классификаторы и массивы, при этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты всех сотрудников почты.

Регистрация документов при такой схеме происходит вручную, сведения о документах заносятся в таблицу, не обрабатываемыми автоматизированными системами.

В небольших фирме возможно организация работы на базовом обмене электронной почты и хранения документов на файловых серверах, где каждый имеет свою ячейку. Обычно в таких фирмах реализуется схема управления, при котором файловая система удобна для хранения. Подробная иерархия понятна для пользователя.

32. Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота, сбора, хранения, передачи и рассылки документов называется электронным офисом.

Электронный офис организуется на предприятиях, учреждениях, управленческих структурах, при этом главным звеном и управляющим субъектом является специалист.

Функции электронного офиса: автоматизация , организация электронного документооборота

Автоматизация: создание документа ,оформление, редактирование, печать размножения

К процедурам автоматизации относятся хранении документов, организации доступа документа, контроль прохождения и исполнения.

33.В состав электронного офиса входят аппаратное и программное средство реализации типовых, офисных процедур.

Программные средства электронной почты – это пакеты прикладных программ, позволяющих автоматизировать процедуры обработки информации.

К программным средствам электронного офиса относятся средства формирования и редактирования документов- текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессы, графические редакторы, система управления базой данных, пакетом, демонстрации графиков, пакеты мультимедийных программ ( программа распознавания символов, программа перевода с одного языка на другой)

Организаторы работ:

!. программа сетевого планирования и управления ресурсами.

2. электронные секретари

3. средства организации электронного документооборота

4. система хранения и поиска информации, система поддержки управления предприятия, система совместных работ.

34. Характеристики основных пакетных программ:

Наименование	Назначение
1. текстовые редакторы. Open office, Wordpart, Microsoft office, блокнот	Предназначен для работы с текстовыми документами: набор текстов, редактирование, проверки.
2. Настольная редакторская система Page Maker, Vertum, Frame Maker	Позволяет осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов, компоновать, верстать текст, используя электронную страницу, осуществлять полиграфическое оформление текста, обрабатывать графические изображения.
3. Табличные процессоры Microsoft Excel, Lotos 1,2,3, Super Cals	Обработка табличным образом, организация документов, выполнение разнообразных вычислений, построение графиков, компоновка графиков, проведение аналитических исследований.
4. Графические редакторы Power Pard, Paint Photoshop, 3d студия	Создание графической регистрации с использованием графических элементов, манипуляция с объектами, обработка изображений по средствам измерения цветов, контрастности и насыщенности.
5. Система управления базами данных AS Accoss, Purodax, MS SO4, Serven	Для создания, введения, редактирования баз данных, формирования запросов и отчетов на основании различных критерий, отбора записей
6. Пакеты демонстрационных графиков Microsoft Power Paint, Caral Presentation? Latus Free Lance Curaphics	Подготовка презентаций, лекций и выступлений, представлений, иллюстративного материала
7. Пакеты программ мультимедии dobe Premiene, Pro CS3, Uread Video, Studio Peus	Для обработки аудио и видео информации, управлении сценарием, аудиозаписями
8. Пакеты программ распознования символов АbboyY Fine Readoll, Prompt	Воод информации с бумаги компьютера, пакеты программ переводят из одного языка на другой

35. Организаторы работ – пакеты программ, использующиеся для автоматизации программ планирования различных ресурсов (времени, денег, материалов).

Организаторы работ делятся на программы управления проектами, сетевое планирование и управление проектами, позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, распределить людские, финансовые ресурсы, составить график работ и проконтролировать их исполнение программ организации, деятельности, выполнять функции электронных секретарей. Формирование графика деятельности активности, введение электронной картотеки

Виды систем электронного документооборота:

1. система с развитыми средствами хранения или поиска информации (электронный архив, домино, документ – менеджер)

2. система организованна на поддержку управления организации

3. система организованна на поддержку совместной работы, домино, лотос

36. Аппаратное средство электронного офиса – устройство, обеспечивающее техническую реализацию офисных процедур и обработки данных.

Они делятся : основные и дополнительные

Основные – один или несколько компьютеров, имеющих набор периферийных устройств и объединенных в локальную сеть.

К дополнительным относятся средства получения копий, средство размножения, копирования, оформления документов,

фальшивальные машины используются для механизирования документов пред упаковкой. Литоподборные – механизации операции формирования пачек документов.