Тема 13

Процесс формирования организационной структуры

Формулировка целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

Формирование общей структурной схемы

Разработка состава основных подразделений и связей между ними

Регламентация организационной структуры

Классификация факторов внешней среды.

Основные факторы внешней среды ( политические и правовые; экономические;

 социальные и культурные; технологические)

Весь процесс планирования на предприятии делится на 2 стадии: 1. Разработки стратегии фирмы. 2. Определение тактики.

Выбор стратегии фирмы осуществляется руководством на основе анализа ключевых факторов, характеризующих состояние фирмы, с учетом результатов анализа портфеля бизнесов, а также характера и сущности реализуемых стратегий.

Ведущие, сильные фирмы должны стремиться к максимальному использованию возможностей, порождаемых их лидирующим положением, и к укреплению этого положения. Лидирующие фирмы в зависимости от состояния отрасли должны выбирать различные стратегии роста. Так, например, если отрасль идет к упадку, то следует делать ставку на стратегии диверсификации, если же отрасль бурно развивается, то выбор должен падать на стратегию концентрированного роста либо же стратегию интегрированного роста.

Слабые фирмы должны вести себя по-другому. Они должны выбирать те стратегии, которые могут привести к увеличению их силы. Если же таких стратегий нет, то они должны покинуть данную отрасль. Например, если попытки усилиться в быстро растущей отрасли с помощью стратегий концентрированного роста не приведут к желаемому состоянию, фирма должна реализовать одну из стратегий сокращения.

Организация процесса стратегического планирования включает следующие шаги:  • Определение ожиданий и информирование всех вовлеченных в разработку стратегического плана. Какие вопросы должны быть затронуты? Получение от генерального директора или президента четкой формулировки того, что он ожидает от стратегического планирования. Доведение этой информации до сведения всех участников процесса.  • Сбор информации для плана, например, миссия организации на данный момент, основные цели, планы, уже выполненные. Опрос основного управленческого состава и определение ключевых вопросов на будущее.  • Определение цели стратегического плана. Определение периода планирования. В общем случае, времени должно быть достаточно для перевода направленности деятельности организации в нужную сторону. Какая организационная цель плана? Включает ли план всю организацию или только определенные подразделения?  • Достижение соглашения по поводу работы процесса планирования. Определение степени участия групп заинтересованных лиц (stakeholders) в процессе. Подготовка набора шагов, которые будут направлять процесс.  • Завершение формирования комитета планирования. Кто участвует? Кто управляет процессом? Распределение ответственности и определение требований к ресурсам.

Принцип параллельности предусматривает одновременное выполнение отдельных операций или частей производственного процесса. Этот принцип базируется на положении о том, что части производственного процесса должны быть совмещены во времени и выполняться одновременно. Соблюдение принципа параллельности ведет к сокращению длительности производственного цикла, экономии рабочего времени.

Этапы создания организации

Если вы решили создать организацию, то вы произвели необходимые действия по ее учреждению (провели учредительное собрание, подготовили необходимые учредительные документы, оплатили уставный капитал).

Теперь вам необходимо:

1) пройти государственную регистрацию и получить соответствующее свидетельство о государственной регистрации;

После этого необходимо сразу сделать нотариальное заверение (или заверение регистрирующим органом) необходимого количества копий учредительных документов и свидетельства о регистрации, - они будут требоваться для представления на следующих этапах.

2) встать на учет в налоговом органе и получить ИНН, - организации перед постановкой на учет в налоговом органе уже должны иметь печать, поскольку заявление о постановке скрепляется печатью организации

3) получить справку из органа статистики о присвоении кодов деятельности (ОКПО) и встать на учет в органах внебюджетных фондов (пенсионном фонде и фонде социального страхования);

4) открыть расчетный счет в банке и об открытии расчетного счета уведомить налоговый орган;

5) получить лицензию (для лицензируемых видов деятельности).

Документы для регистрации ООО

1.Заявление для регистрации ООО в ИФНС по форме Р11001; 2. Устав ООО; 3. Решение единственного учредителя (или протокол собрания учредителей) о регистрации ООО (зависит от количества учредителей); 4. Учредительный договор (для регистрации ООО с несколькими учредителями); 5. Квитанцию для оплаты госпошлины за регистрацию ООО в размере 4000 рублей; 6. Заявление о применении упрощенной сиситемы налогообложения (если вы выберете на нашем сайте такой вид налогообложения); 7. Доверенности на получение документов в ИФНС; 8. Доверенность на представительство в фондах и Росстате; 9. Приказ о назначении руководителя и главного бухгалтера; 10. Список участников Вашего ООО; 11. Трудовой договор с руководителем; 12. Образец гарантийного письма по юрадресу; 13. Сообщение об открытии расчетного счета для ФСС; 14. Сообщение об открытии расчетного счета для ПФР; 15. Сообщение об открытии расчетного счета для ИФНС; 16. Матрицу с необходимыми формулировками для прошивки Устава; 17. Список документов для подачи документов в регистрирующий орган; 18. Пошаговое руководство для сбора и подачи документов на самостоятельную регистрацию ООО.

Механистический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации.  Многие специалисты считают механистический подход синонимом бюрократической организации М. Вебера. Некоторые исследователи считают, что концепция бюрократии, сформулированная в начале 1900-х гг. немецким социологом Максом Вебером, по крайней мере, в идеале - это одна из наиболее полезных идей в истории человечества. 

Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных процедур и правил, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней управления.  Этот подход эффективен в условиях, когда используется не рутинная технология и имеется сложное и динамичное внешнее окружение. Наглядный пример эффективного применения органического подхода - организация производства электронной техники. В данной области технология меняется чуть ли не каждую неделю. Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям, то есть являться более гибкой. При органическом подходе в силу отсутствия ясных оценок и стандартов работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля. 

Процесс организационного проектирования состоит в последова­тельности приближения к модели рациональной структуры управле­ния, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценке и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

Про­ектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: 1) ана­логий; 2) экспортно-аналитического; 3) структуризации целей и 4) организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом тех­нологии, спецификой организационного окружения, размером и т. п.), по отношению к проектируемой организации.

К методу аналогий относятся выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их при­менения.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодопол­няющих подходах. Первый из них заключается в выявлении (для каж­дого типа производственно-хозяйственных организаций и различных отраслей) значений и тенденций изменения главных организацион­ных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления, которые, исходя из конкретного опыта или научных обоснований, эффективны для определенного набора исход­ных условий. Второй подход представляет, по сути, типизацию наи­более общих принципиальных решений о характере и взаимоотноше­ниях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа в конкрет­ных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характери­стик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

Экспортно-аналитический метод состоит в обследовании и анали­тическом изучении организации, проводимыми квалифицированны­ми специалистами с привлечением ее руководителей и других работ­ников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления, а также выработать ра­циональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экс­пертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.

К экспертным методам следует отнести также разработку и при­менение научных принципов формирования организационных струк­тур управления. Под ними понимаются основанные на передовом опыте управления и научных обобщениях руководящие правила, вы­полнение которых направляет деятельность специалистов при выра­ботке рекомендаций по рациональному проектированию и совершен­ствованию организационных систем управления.

Принципы форми­рования организационных структур управления являются конкрети­зацией более общих принципов управления (например, единонача­лия или коллективного руководства, специализации и т. п.).

Особое место среди экспертных методов занимает разработка гра­фических и табличных описаний организационных структур и про­цессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей ор­ганизации.