42. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

в последовательности их осуществления:

1. Приемка от исполнителей

2. Проверка

3. Бухгалтерская обработка

4. Передача документов в архив

Поступившие документы подвергаются проверке: по форме, арифметическая (включая таксировку), по существу содержания.

Проверенные и принятые документы подвергаются дальнейшей учетной обработке: Группировке

И Контировке (разметке).

Проверка по существу проверяет законность, правильности и целесообразность указанной в документе хозяйственной операции

Проверка по форме – использование соответствующего бланка документа, все цифры четко вписаны, отражены все реквизиты

Арифметическая проверка включает проверку правильности вычислений

Таксировка выполняется путем умножения количества на цену

Группировка – подбор документов по однородности хозяйственных операций

Контировка заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах

После бухгалтерской обработки информация, отраженная в документах, записывается в учетные регистры, а сами документы подвергаются гашению

Гашение документов – это отметка об использовании

Гашение бывает двух видов: оперативное и учетное

Оперативному гашению подвергаются денежные документы (н-р, «Получено», «Оплачено»)

Учетному гашению подвергаются все остальные документы (н-р, «Погашено»)

Гашение необходимо для исключения повторных записей и устранения условий для злоупотреблений

43. Организация документооборота в организации

Документооборот – опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив. Это движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания до сдачи в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации

График документооборота должен предусматривать:

- оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;

- минимальный срок нахождения документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

• улучшению всей учетной работы в организации;

• повышению контрольных функций бухгалтерии организации

44. Хранение документов бухгалтерского учета

Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет

2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались

3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации

Отработанные бухгалтерские документы брошюруются в специальные папки по месяцам в порядке номеров журналов-ордеров и хранятся в текущем архиве.

На основании Главной книги составляется баланс (оборотный или сальдовый) организации

Документы – Ведомости - Кассовая книга - Журналы-ордера - Главная книга - Баланс

Сроки хранения документов бухгалтерского учета: Первичные документы и приложения к ним (5 лет); Лицевые счета (75 лет); Расчетные (расчетно-платежные) ведомости (5 лет); Инвентарные карточки (5 лет); Книги регистрации счетов, кассовых ордеров (5 лет); Кассовые книги (5 лет); Документы об инвентаризации (5 лет); Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.) (5 лет); Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки (10 лет).