Обзор встроенных шаблонов

Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в делопроизводстве.

Стандартные шаблоны MS Word

Шаблон Характеристика

Общие

Обычный Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных типов

Письма и факсы

Факсы Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный, Стандартный

Письма Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное

Мастер писем Позволяет в диалоговом режиме создать несколько стандартных типов факсов

Мастер факсов Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов писем

Записки

Записки Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная, Стандартная

Мастер записок Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов записок, для многостраничных записок устанавливает колонтитулы

Отчеты

Отчеты Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный. Содержит все возможные виды форматирования

Другие документы

Мастер повесток дня Создает различные формы повесток дня

Мастер грамот Создает четыре вида наградных листов

Мастер календарей Создает календарь на год

Мастер резюме Создает три вида резюме (Изысканное, Современное, Стандартное)

Мастер таблиц Создает различные типы таблиц

Резюме Создает три типа резюме

Счет Создает счет, автоматически вычисляет сумму

Табель Создает недельный табель учета рабочего времени

Заказ Создает заказ, автоматически вычисляет сумму

Публикации

Брошюра Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру

Шаблон Характеристика

Заявление для печати Создает три типа заявлений для печати: Изысканное, Современное, Стандартное

Бюллетень Создает информационный бюллетень

Мастер бюллетеней Создает Классический или Современный бюллетень

Руководство Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и алфавитным списком

Справочник Создает адресные или телефонные справочники

Диссертация Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы, алфавитным указателем

Замена шаблона

Представьте себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем эта записка переросла в статью, а в последствии и в отчет вашей деятельности. Для каждого из этих документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить документ так, как того требует его назначение. Таким образом вы можете изменить шаблон и получать новый документ. Сначала вы используете шаблон “Стандартная записка”, затем для статьи можно использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к требованиям издания, для которого предназначена статья. Далее, дополнив содержимое, можно воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание документа может меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три совершенно разных документа.

Пример. Замена шаблона

• Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

• Нажмите кнопку Присоединить, откроется окно диалога “Присоединение шаблона”.

• Выберите нужную папку, а в папке — название требуемого шаблона. Нажмите Открыть. Снова будет открыто окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

• Установите флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажмите OK

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

Изменение документа при изменении присоединенного к нему шаблона

В предыдущем примере вы увидели, как изменяется документ при замене шаблона, на котором он основан. Таким образом при замене присоединенного к документу шаблона, происходят следующие изменения:

• Если к документу присоединить другой шаблон, в документе станут доступными элементы из нового шаблона

• При внесении изменений в шаблон новые свойства приобретут только документы создаваемые на основе измененного шаблона

• На созданные ранее документы изменения в шаблоне, на котором они основаны, не влияют

• При замене шаблона в документе соответствующим образом будут изменены только то есть стили, названия которых в точности соответствуют существующим в новом шаблоне