Тема 4. Организация контрольно-ревизионной работы

4.1 Подготовка и планирование проведения ревизии. Основные этапы и последовательность работ, их документирование

Как уже было отмечено ранее, ревизии могут проводиться органами управления в отношении подведомственных предприятий и организаций, а также различными государственными и негосударственными органами контроля.

Контрольно-ревизионные органы разрабатывают перспективные (на 5 лет) и текущие (на предстоящий календарный год) планы проведения ревизий. Планирование ревизий носит строго конфиденциальный характер для обеспечения внезапности проверок. При составлении планов предусматривается, чтобы предприятие проверялось не менее одного раза в год, и чтобы была обеспечена преемственность проверок (каждая ревизия охватывает период со дня окончания предыдущей проверки по дату составления баланса в проверяемом периоде). В планах ревизии отражаются также используемые методы проверки.

На основании плана ревизии составляется программа ревизии, а каждый член ревизионной группы составляет свой рабочий план.

В течение подготовительного периода, предшествующего реви­зии, участники проведения ревизии должны изу­чить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятель­ность подлежащей ревизии организации.

Руководителем ревизионной группы назначается работник контрольно-ревизионной службы, имеющий специальное образование и практический опыт ревизионной работы. Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее участников с содержанием программы ревизии и распределяет задания и участки работы между его исполнителями.

Во время проведения ревизии группа контролеров должна руко­водствоваться составленной программой ее проведения с перечнем конкретных вопросов, подлежащих выяснению. Программа ревизии может содержать следующие разделы:

- цель ревизии;

- вопросы, подлежащие проверке;

- средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

- сроки и место исполнения;

- состав участников ревизии;

- формы документального оформления ревизии.

Программа должна быть утверждена руководителем контроль­но-ревизионного органа и в ходе проведения ревизии может быть изменена или дополнена в установленном соответствующими нормативными документами порядке, с учетом изучения необходимых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, характеризу­ющих ревизуемую организацию.

В начале проведения ревизии руководитель ревизионной группы должен предъявить руководителю ревизуемой организации удосто­верение на право проведения ревизии, представить участвующих в ревизии работников, ознакомить с программой проведения ревизии и решить организационно-технические вопросы, в частности определить срок ревизии, который не должен превышать 45 календарных дней.

Руководитель ревизуемой организации обязан создавать надлежащие условия для проведения ревизии. Однако в Инструкции отсутствует существовавшая ранее обязанность руководителя проверяемой организации предоставлять ревизорам помещения, оргтехнику, услуги связи и канцелярские принадлежности.

В случае препятствий со стороны руководителя ревизуемой организации руководитель ревизионной группы сообщает об этом руководителю органа, назначившего ревизию. При отсутствии или защищённости бухгалтерского учёта в ревизуемой организации руководителем ревизионной группы составляется акт, который направляется руководителю ревизуемой организации, и докладывается руководителю контрольно-ревизионного органа.

В случае, если ревизоры превысят срок проведения контрольного мероприятия, порядок его проведения или приостановления, руководитель имеет право не допускать ревизионную группу к проверке своей организации.

Для систематизации материалов поверки ревизоры составляют рабочие документы согласно Инструкции и разработанным методическим рекомендациям. В дальнейшем информация из рабочих документов переносится в акт проверки, который составляется согласно разработанной ранее программе.

Непосредственно ревизия финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующе­го субъекта проводится следующим образом:

1. В начале ревизии проверяются учредительные, регистрацион­ные и другие документы по их форме и содержанию с целью установ­ления их законности.

2. Проверяется фактическое соответствие совершенных опера­ций данным первичных документов, в том числе по фактам полу­чения и выдачи указанных в них денежных средств и материаль­ных ценностей, фактически выполненных работ (оказанных услуг) и т.п.

3. Организуется проведение:

- встречных проверок поступления и расходования средств федерального бюджета, использования вне­бюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в феде­ральной собственности;

- сличение имеющихся в ревизуемой органи­зации записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от ко­торых получены или которым выданы денежные средства, матери­альные ценности и документы.

4. Организуется контроль за:

- наличием и движением материаль­ных ценностей и денежных средств;

- правильностью формирования затрат;

- полнотой оприходования продукции;

- достоверностью объ­емов выполненных работ и оказанных услуг, в том числе с привле­чением в установленном порядке специалистов других организа­ций;

- обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей путем организации проведения инвентаризаций, об­следований, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции, контрольных обмеров выполненных объемов работ, экс­пертиз и т.п.

5. Проверяется достоверность отражения произведенных опе­раций в бухгалтерском учете и отчетности, в том числе соблюдения установленного порядка ведения учета, сопоставления записей в регистрах бухгалтерского учета с данными первичных документов, со­поставления показателей отчетности с данными бухгалтерского уче­та, арифметической проверки первичных документов.

6. Проверяется использование и сохранность бюджетных средств, средств государственных внебюджетных фондов и других государственных средств, доходов от имущества, находящегося в го­сударственной собственности.

7. При необходимости проверяется организация и состояние внутреннего (ведомственного) контроля.

8. Выявляется необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности для обеспечения надежной возмож­ности сбора требуемых сведений и доказательств.

9. В случае запущенности бухгалтерского учета в ревизуемой организации составляется соответствующий акт и докладывается руководителю контрольно-ревизионного органа, который затем на­правляет его руководителю ревизуемой организации и (или) в вы­шестоящую организацию либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации. После этого выдается письменное предписание о восстановлении бухгалтерско­го учета в ревизуемой организации. Дальнейшая ревизия проводится после восстановления в ревизу­емой организации бухгалтерского учета.

Как уже было отмечено ранее, ревизия проводится за период деятельности ревизуемого предприятия (структурного подразделения), следующий за тем перио­дом, который был проверен при предыдущей ревизии, до начала месяца, в котором проводится данная ревизия, но не более чем за два предыдущих года.

При проведении ревизий по заданиям правоохранительных орга­нов ревизии могут назначаться повторно в случаях:

— противоречий сведений акта проведенной ревизией другим документам;

— осуществления ревизии в отсутствии должностных лиц, по мнению ревизоров, совершивших незаконные действия;

— установления методов и способов проведения ревизии, кото­рые, по мнению правоохранительных органов, могут выявить незаконные хозяйственные операции;

— отражения в акте ревизии фактов, не подтвержденных доку­ментально;

— наличия существенных замечаний по акту ревизии со стороны должностных лиц, подвергнутых ревизии;

— проведения ревизии выборочно;

— установления неполноты раскрытия ревизией всех вопросов, поставленные перед ней;

— требования эксперта-бухгалтера о проведении повторной ре­визии.

Для аудитора основанием проведения ревизии является момент заключения договора о выполнении контрольных работ. План про­ведения ревизии составляется аудитором и согласовывается с руко­водителем аудиторской фирмы и заказчиком.

Внутрихозяйственные ревизии проводятся по плану, установлен­ному руководством или собственником организации. Как правило, структурные подразделения должны проверяться не реже одного раза в квартал, обязательные инвентаризации имущества и расчетов должны проводиться строго в соответствии с законом, другие — ис­ходя из организации товародвижения и расчетов на предприятии.

Весь ход проведения ревизии (подготовка, проведение и заклю­чение) должен сопровождаться соответствующим документальным оформлением, чтобы подтверждать выявленные ревизией нарушения законодательства и другие несоответствия в деятельности ре­визуемого предприятия; служить подтверждением основания для проведения ревизии; являться документальным оформлением про­деланной контролерами работы, их отчетом.

Примерный перечень рабочей документации контролера:

—приказ или договор о проведении ревизии, планы и програм­мы ревизии, приказ руководителя проверяемого предприятия о проведении ревизии на предприятии;

— копии документов проверяемого предприятия, подтвержда­ющие нарушения, расчеты ущерба, объяснения должностных лиц и другие документы, связанные с выявленными нарушениями;

— документы с анализом финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятия;

— копии переписки с третьими лицами по поводу проведения ревизии;

— акт ревизии с объяснениями и пояснениями должностных лиц;

— приказ руководителя предприятия о принятых мерах по вы­явленным нарушениям, отраженных в акте;

— приказ или другой документ по результатам ревизии, издан­ный вышестоящей организацией.

Документы, входящие в состав рабочей документации ревизора, как правило, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- наименование проверяемой организации;

- период проверки;

- дату контрольного мероприятия;

- содержание документа;

- личную подпись лица, создавшего документ.

Невыполнение перечисленных условий является грубым нарушением, которое может служить основанием для аннулирования результатов работы ревизора и причиной повторных процедур проверки.

Если материалы ревизии передаются в следственные органы, они должны содержать:

— письменное изложение выявленных незаконных хозяйствен­ных операций с указанием нарушенных законов;

— рассчитанный ущерб от этих нарушений, перечень должностных лиц, подписавших и (или) составивших документы, обос­новывающие эти операции;

— подписанный акт ревизии с объяснениями соответствующих должностных лиц;

_ — подлинные документы или копии, подтверждающие незакон­ные факты.

По итогам проведенной ревизии ее рабочие документы долж­ны быть сформированы в установленном порядке и в соответствии с принятой практикой ведения делопроизводства помещены в от­дельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.