4.3 Порядок составления обобщающего документа о состоянии бухгалтерского учёта и достоверности отчётности организации

В ревизионной работе выделяют всего пять этапов:

1) подготовительный;

2) проведение ревизии;

3) оформление результатов ревизии;

4) реализация результатов ревизии;

5) контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Результаты проведенной ревизии оформляются актом, который подписывается руководителями ревизионной группы или контро­лером-ревизором, а также руководителем реви­зуемой организации. Главный бухгалтер ревизуемой организации акт не подписывает.

Один экземпляр оформленного и подписанного акта ревизии вручается руководителю ревизуемой организации или уполномо­ченному им лицу под роспись в получении с указанием даты полу­чения.

По просьбе соответствующих руководителей ревизуемой орга­низации и по согласованию с руководителем ревизионной груп­пы (контролером-ревизором) может быть установлен срок до пяти рабочих дней для их ознакомления с актом ревизии и его подпи­сания. При этом конкретный срок ознакомления с актом для проверяемой организации будет устанавливать руководитель ревизионной группы.

В случае несогласия с актом или при наличии возражений и (или) замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизу­емой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру-ревизору) письменные возражения или замечания, ко­торые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъем­лемой частью.

Руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) в уста­новленные сроки (в течение 30 рабочих дней) обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и сделать по ним письменные заклю­чения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно-ревизионного органа или лицом, им уполномоченным, направляются в ревизуемую организацию и также приобщаются к материалам ревизии.

Руководитель контрольно-ревизионного органа при отсутствии возможности формирования аргументированного заключения на­правляет запрос для разъяснения в соответствующие подразделения Министерства финансов Российской Федерации или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.

Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) в установленном порядке. При от­казе должностных лиц ревизуемой организации подписать или полу­чить акт ревизии руководитель ревизионной группы (контролер-ре­визор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта. В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. Документы, подтверждающие факт отправле­ния или иного способа передачи акта, следует приложить к экземп­ляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе.

Акт ревизии состоит из вводной, описательной и заключительной частей.

Вводная часть акта ревизии в обязательном порядке должна содержать следующую информацию:

— наименование темы ревизии;

— дату и место составления акта ревизии;

— кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер или ссылку на задание);

— проверяемый период и сроки проведения ревизии;

— полное наименование и реквизиты организации;

— ведомственную принадлежность и наименование вышесто­ящей организации;

---- сведения об учредителях

— основные цели и виды деятельности организации;

— имеющиеся у организации лицензии на осуществление от­дельных видов деятельности;

— перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в орга­нах федерального казначейства;

— кто в проверяемый период имел право первой подписи в орга­низации, и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

— описание контрольной среды, под которой понимается со­вокупность всех проверок и ревизий, которые проводились в проверяемый период, какой орган осуществлял проверки, результаты их и устранение выявленных нарушений и недо­статков.

Вводная часть акта ревизии может содержать и другую информа­цию, относящуюся к объекту ревизии, которая в той или иной мере способствует его характеристике, например, сведения о результатах экспертизы организации бухгалтерского (финансового) учета, со­ставления соответствующей отчетности или состояния внутреннего контроля.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов, в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

Заключительная часть содержит информацию о выявленных нарушениях, сгруппированных по видам. При этом в описании каждого нарушения кроме положений законодательных и нормативных актов, которые были нарушены, а также содержания, периода и суммы нарушений в обязательном порядке указывается должностное лицо, его допустившее.

Акт ревизии составляется на русском языке, имеет сквозную нумерацию страниц, в нём не допускаются помарки, подчистки и неоговоренные исправления.

В акте ревизии ревизоры должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и систем­ность изложения. Результаты проверки следует излагать на основе выявленных фак­тов и проверенных данных, вытекающих из имеющихся документов, материалов и результатов проведенных встречных проверок, прове­рок фактического совершения операций, результатов взвешивания и обмера сырья и материалов, проведения контрольных обмеров выполненных работ, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции, результатов проверки качества продукции, соблюдения технических условий и технологических режимов производства, со­ответствия продукции стандартам, а также других данных, вытека­ющих из заключений специалистов и экспертов, объяснений долж­ностных и материально ответственных лиц.

Изложенные в акте материалы должны быть достоверны, объек­тивны и изложены таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования выявленных нарушений и недостатков в рабо­те.

Записи в акте должны быть краткими, ясными, изложены логиче­ски и в хронологической последовательности, со ссылками на соот­ветствующие документы и материалы, их названия, номера и даты, с указанием нарушенных законов и нормативных актов.

В акте ревизии не допускается включение различного рода вы­водов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, а также сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следствен­ным органам.

В акте ревизии не должна содержаться правовая, морально-этическая или иная, в том числе эмоциональная, оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой органи­зации, а также не следует квалифицировать их поступки, намерения и цели.

Каждая запись в акте должна отвечать на вопросы: что нарушено, кто нарушил, когда совершено нарушение, в чем суть нарушения, каковы последствия нарушения и каков прямой и косвенный экономический ущерб, на какую сумму, включая расшифровку общей суммы ущерба. Под экономическим ущербом для данного документа понимается ущерб, измеряемый в стоимостном выражении, который наносится предприятию, государству, отдельному человеку или природе в результате умышленных и неумышленных действий, ошибок и недостатков в хозяйственной деятельности, хозяйствен­ных преступлений.

Все факты, изложенные в аналитической части, должны под­тверждаться письменными доказательствами (с указанием в случай необходимости бухгалтерских проводок по счетам и порядка отра­жения соответствующих операций в регистрах бухгалтерского уче­та) — актами, справками, деловыми письмами, результатами анали­за, зафиксированными высказываниями сотрудников предприятия и третьих лиц, сопоставлением одних документов предприятия с дру­гими, результатами инвентаризации, бухгалтерской отчетностью и иными доказательствами, подтверждающими наличие факта на­рушения.

Нарушения и недостатки, выявленные в процессе проверки, же­лательно сгруппировать в отчете по разделам, пунктам и подпунктам в соответствии с характером нарушений и их видами. Факты однородных массовых нарушений могут быть сгруппированы в ведо­мости, таблице и других материалах, прилагаемых к акту. В акте ревизии не должно быть юридических терминов: «хищение», «при­своение», «растрата», «виновность». Для контролера более приемле­мой является применение экономической терминологии: «недоста­ча», «излишки», «материальный ущерб».

К отчету о проведенной ревизии могут прилагаться:

— документы, обосновывающие проверку, приказы руководите­ля предприятия об аудиторской проверке, инвентаризациях и др. вопросах, связанных с аудитом;

— акты инвентаризаций;

— материалы встречных проверок;

— объяснительные записки;

— промежуточные акты проверок;

— другие документы, подтверждающие факты, изложенные в аудиторском отчете.

Сразу после окончания ревизии следует приступить к составле­нию акта. Один экземпляр акта вручается руководителю пред­приятия, о чем на последней странице экземпляра, остающегося на хранении в контрольно-ревизионном органе, делается запись: «Экземпляр отчета с приложением на __ листах получил» за под­писью руководителя предприятия, получившего отчет, с указанием его фамилии и инициалов, а также даты вручения.

Когда руководитель уклоняется от получения акта, на послед­ней странице его делается запись: «Руководитель такой-то (фамилия, инициалы) от получения настоящего отчета отказался», заверенная подписью проверяющего с указанием даты. Если руководитель от­казывается, в том числе, и от подписания отчета, контролер-ревизор на последней странице акта производит аналогичную запись с соответствующими реквизитами.

Акт о ревизии может быть направлен в правоохранительные органы с нарочным, по почте заказным письмом или передается иным способом, с обязательным свидетельством о дате его получения. В этом случае к экземпляру акта, остающемуся на хранении в проверяющем органе, прилагаются документы, подтверждающие факт почтового отправления или иного способа передачи отчета.

В случае несогласия с фактами, изложенными в акте проверки, а также с выводами и предложениями аудитора, руководитель пред­приятия вправе в момент получения подписанного аудитором акта, представить письменное объяснение мотивов отказа подписать акт или возражения по акту в целом или по его отдельным поло­жениям.

Акт ревизии может иметь различный объем, который норматив­ными документами не ограничивается. Тем не менее, ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязатель­ном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы прог­раммы ревизии.

Когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлече­нию должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный промежуточный акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяс­нения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса програм­мы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации. Факты, изложен­ные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежащим об­разом оформленных приложений к нему, на которые имеются ссыл­ки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.). Материалы ревизии должны быть представлены руководителю ре­визионного органа в установленный срок после их подписания в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руко­водителем контрольно-ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ре­визионного органа должны составлять отдельное дело с соответству­ющим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Руководитель контрольно-ревизионного органа по представлен­ным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.

По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно-ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.

Материалы ревизии по вопросам целевого использования средств федерального бюджета передаются руководителем ревизионного органа в установленном порядке в органы федерального казначейства для организации работы по реализации этих материалов.

Результаты ревизии, проведенной в соответствии с Планом основных вопросов экономической и контрольной работы Министерства финансов Российской Федерации, решениями коллегии и приказами Министерства финансов Российской Федерации, по­ручениями руководства Министерства финансов Российской Федерации обобщаются Департаментом государственного Финансового контроля и аудита и письменно докладываются руководству Министерства финансов Российской Федерации вместе с предложениями по принятию мер, входящих в компетенцию Министерства финансов Российской Федерации и направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение выявленного ущерба.

Результаты ревизии, проведённой по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов либо по обращению органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления, докладываются этим органам руководителем контрольно-ревизионного органа вместе с предложениями по принятию мер, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение ущерба. При необходимости этим органам также направляют материалы ревизии. При этом в делах контрольно-ревизионного органа должны быть оставлены копии акта ревизии, объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях, документов, подтверждающих эти нарушения.

В правоохранительные органы могут быть также направлены материалы ревизий, проведённых без предварительного вынесения ими мотивированных постановлений, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, являющиеся в соответствии с действу­ющим законодательством Российской Федерации основанием для реализации материалов ревизии в установленном порядке.

Результаты ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа в необходимых случаях сообщаются вышестоящей органи­зации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельно­стью ревизуемой организации, для принятия мер.

Контрольно-ревизионный орган обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причи­ненного ущерба.

Контрольно-ревизионный орган систематически изучает и обоб­щает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы государствен­ного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.

Вместе с тем необходимо отметить, что обязательное направление предписания об устранении выявленных нарушений руководителю проверяемой организации, а также информирование о результатах проверки вышестоящих управляющих органов Инструкцией не предусмотрено.