3. Формування особистої справи робітника. Робота з наказами про зарахування і звільнення працівників.

Особиста справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника. Особиста справа працівника формується після видання наказу про його прийом на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

До особистої справи заносять такі документи: додаток до особового листка з обліку кадрів; особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см; автобіографія; копії документів про освіту; різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника; копії наказів про прийняття, переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів; матеріали проведення атестації; опис документів.

Щоб запобігти втраті особової справи, на неї необхідно оформити контрольну картку. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення у контрольній картці ставиться дата повернення. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи.

Зарахування працівників на роботу оформлюється виданням наказу. Проект наказу готують працівники кадрової служби, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства. Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу. З наказом після його підписання керівником підприємства, установи, організації ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги.

Накази про звільнення з роботи готуються за розпорядженням керівника підприємства на підставі заяви працівника, подання керівників відповідних структурних підрозділів. Підготовка й видання наказу про звільнення з роботи правомірне тільки тоді, коли: є підстави, викладені в законі; додержано певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Після підписання наказів керівником вони реєструється в журналі реєстрації наказів, що має такі реквізити: дата видання наказу; номер наказу; вид наказу; короткий зміст; кому надіслано чи оголошено. Журнал реєстрації наказів прошнурований, пронумерований і скріплений печаткою і підписом керівника.

4. Робота з наказами про стимулювання праці. Ведення книги обліку персоналу.

Накази про стимулювання праці оформляються на підставі подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб.

До працівників підприємства застосовують такий стимул як заохочення, які застосовуються власником. Заохочення оголошуються наказом в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників. Наказ готують працівники кадрової служби, і він видається по особовому складу на підставі загальних вимог. Для оперативного контролю за застосуванням заохочень і їх обліку у відділі кадрів ведеться журнал обліку заохочень.

На підприємстві ведеться дві книги обліку персоналу штатно-посадова книга та алфавітна книга.

Штатно посадова книга — це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уком­плектування персоналу підприємства. Її веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за структурними підрозділами. Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами підприємства. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника. Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з’ясувати, де працює особа, з’ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.