8. Організація робочого місця офіс-менеджера. Провести дизайн робочого місця офіс-менеджера.

Організація робочого місця офіс-менеджера—це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку.

В процесі виконання своєї роботи менеджер працює на комп'ютері, користується телефоном, факсом, модемом, технікою для множення документів.

Робоче місце менеджера відповідає таким вимогам:

Площа робочого місця відповідає санітарним нормам. Меблі відповідають антропометричним даним працівника, чим забезпечує оптимальне робоче положення. Меблі в кабінеті розміщуються з урахуванням взаємозв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються. При цьому меблі добираються згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки забезпечує їх зручне використання. Для кабінету використана кімната з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1 :1,3 або 1 :1,5 і гранично 1 :2; висота — 3,25, ширина — 3 м. Для фарбування стін кабінету використовували колір, який сприятливо впливає на нервову систему і поліпшує освітлення — світло-бежевий. Висота робочої поверхні столу при роботі складає 70 см, відповідно висота стільця знаходиться в діапазоні від 40 см.

Проектом передбачено дизайнерське оформлення кабінету офіс-менеджеру у стилі модерн. Меблі тут прості і без зайвих прикрас, обробка, як правило, світла, зате функціональності віддається перше місце. Стіл керівника більш масивний, товщина стільниці в 1,5-2 рази товще звичайною, в основному від 25 мм. Стіл керівника доповнюють всілякі тумби, приставні столи, брифінг-приставки та приставні елементи, необхідні для прийому відвідувачів. Крісла керівника виконуються з натуральної шкіри найвищої якості, рідше зі шкірозамінника і тканини.

9. Провести дизайн зони обслуговування відвідувачів.

Робота персоналу залежить не тільки від професійної кваліфікації та навченості персоналу, але і від обстановки, яка оточує кожного співробітника. У такій ситуації є дуже важливим елементом розташування робочих місць, колір меблів, освітлення, тобто все те, що надає сприятливий вплив на працездатність. Офіс, де люди зайняті інтелектуальною працею, кожен співробітник грає набагато більш динамічну і впливову роль. Досвідчений керівник повинен подбати про наявність хорошого освітлення. Чи не мале значення необхідно приділити вікон, вони повинні бути завжди чистими і доглянутими. Але не варто геть відмовлятися від штор або жалюзі, адже якщо в приміщення буде відкритий широкий доступ світла, це теж не буде виробляти сприятливий ефект.

10. Провести розподіл повноважень структурних підрозділів. Скласти схему делегувань і повноважень.

Делегування — це передавання підлеглому на виконання завдань або діяльності із сфери дій керівника. Делегування необхідне, оскільки адміністратору не вистачає часу для ефективного виконання покладених на нього завдань.

Адміністратор делегує виконавцю повноваження, достатні для виконання завдання, за яке виконавець бере на себе відповідальність. При делегуванні адміністратор наділяє виконавців відповідальністю, формуючи її у них, але ні в якому разі не передає їм свою. За керівником у будь-якому випадку залишається управлінська відповідальність, яка не може бути делегована (принцип фіксованої відповідальності). У свою чергу, особи, яким фделегували повноваження, відповідальні перед своїм безпосереднім керівником.

Схема делегувань повноважень:

Адміністратор при невдачах працівників всю відповідальність бере на себе і захищає їх перед вищестоящим керівництвом, якщо до них є претензії. Делегування повноважень передбачає посилення ролі контролю виконання завдання. Система контролю передбачає постійну та оперативну інформацію адміністратора про хід виконання працівником делегованих йому обов'язків і використання прав.

Організаційна структура може визначатися також як форма розподілу й кооперації управлінської діяльності, в межах якої здійснюється процес управління за відповідними функціями, спрямованими на вирішення поставлених завдань і досягнення намічених цілей.

У ТОВ «Істр» чотири підрозділи:

1. Відділ «Продажу» (Маркетинг) Співробітники відділу забезпечують наявність наших продуктів на прилавках магазинів. Головне завдання відділу продажів компанії полягає не лише в забезпеченні постійного зростання об'ємів продажів нашої продукції, але і в розвитку довготермінових міцних стосунків з клієнтами.

2. Відділ «Купівлі» (Склад) забезпечує компанію товаром продукції, якою ми займаємося. Також відповідальний за належний прийом, якісне зберігання, відбір згідно накладних та відвантаження товару.

3. Відділ «Бухгалтерія» (Архів) забезпечує ведення та облік фінансів компанії.

4. Відділ «Секретаріат» (Канцелярія) – це підрозділ підприємства, що відає діловодством, службовим листуванням, оформленням документації. (Додаток №___)