(Шаг 4 – стандартизовать)

Важно не только стандартизовать, но и сделать это максимально наглядно!

• Способствует приверженности стандартам, установлению правил и норм поведения.

• Определяет место для всего.

• Любой сотрудник одновременно и аудитор.

• Устанавливает базовую норму поведения.

• Поддерживает чистоту, тем самым любое неправильное действие - очевидно.

• Существенно для непрерывного совершенствования.

Стандартизация электронных данных:

• Стандартная структура хранения данных - в любое время любой сотрудник может найти файлы, если создатель их находится вдали от офиса, в отпуске и т.д.

• У каждой папки есть владелец - никакие изменения не произведены в файле, если человек, ответственный за папку не знает о них . Согласование любых изменений на документы.

Стандартизация и система Канбан!

• Использование системы SMART-карт. Если она работает – запасы материалов у отдельных сотрудников резко уменьшаются!

Стандартизация требует постоянного контроля. Но сам стандарт не улучшает работу, это только основа. Любое улучшение всегда требует НОВЫХ ИДЕЙ!

Проверочные пункты данного этапа:

• Вентиляция - воздух чистый, без запахов, нет табачного дыма

• Освещение - направление и сила света правильные

• Рабочая одежда - никто не ходит в грязной рабочей одежде

• Первые 3 шага - общие показатели среду хорошие, включая цвет, качество воздуха, освещение

• Производственная среда - существует систем избавления от ненужных вещей, упорядочения и уборки

(Шаг 5 – поддерживать)

Заключительный и наиболее важный шаг, способствующий достаточности (sustain) и поддержанию LEAN в офисе:

• На каждого сотрудника должна быть возложена ответственность за поддержание стандартов.

• Make sure the area is visually organised.

• Регулярные проверки «check/clean» должны проводиться для оценки слабых мест и выявления возможностей по улучшению.

• Поддержание эргономических принципов на рабочих местах.

• Члены команды должны предлагать предложения и усовершенствования.

• Простые и естественные процедуры становятся привычкой и являются самодостаточными.

• Quality Process Sheets (QPS) should be in evidence.

• Используйте стенды (counter-measures board), где любой член команды может описать проблемные области, чтобы вместе обсудить и решить вопросы.

Инструменты

1) T-Card Kami Shibai

В рамках производственной системы Тойоты kamishibai доска используется в качестве визуального контроля для проведения проверок в рамках производственного процесса. Серии карт находятся на доске (выбранные наугад или в соответствии с графиком со стороны руководителей и менеджеров области). Это обеспечивает безопасность и чистоту на рабочем месте и позволяет сохранить контроль качества

2) Quality Process Sheets (QPS)

• QPS-таблицы должны быть составлены для всех видов оборудования,

• Позволяют легко исправлять простые проблемы в случае их возникновения.

• Новые сотрудники могут использовать оборудование, не спрашивая много информации.

Проверочные пункты данного этапа:

• Правила для одежды: правила всегда соблюдаются

• Правила и установления - общая обстановка приятная, люди обмениваются приветствиями

• Время совещаний и перерывов - все стараются не опаздывать

• Правила ведения телефонных переговоров: люди излагают своё дело четко, вежливо и кратко

• Сотрудничество людей: правила и установления четко соблюдаются

Иллюстрации с тренингов: Доска процесса 5S на заводе ФОРД

Общая оценка процесса 5S в офисе

Что в итоге можно ожидать от внедрения LEAN в офисе:

• Улучшение обмена информацией с помощью четко определенных компетенций, функций и интерфейсов.

• Меньшее время отклика

• Высокопроизводительные - но не перегруженные - сотрудники.

• Повышение качества процесса на выходе

• Конечные результаты достигнуты в установленные сроки.

• Улучшение удовлетворенности клиентов

Корпоративные критерии оценки внедрения LEAN в офисе:

• безопасность, качество, сроки, стоимость, моральный климат и экология

Do’s – What will help you improve

• Регулярно проводите коллективное обсуждение вызывающих озабоченность проблем с выработкой идей на улучшение.

• Помните один рисунок лучше тысячи слов

• Убедитесь, что хорошие идеи реализуются.

• Убедитесь, что улучшения фиксируются и распространяются.

• Постоянно контролируйте правильность всей наглядной информации

• Проводите регулярные проверки.

Dont’s - What will keep you from improving.

• Хорошие идеи не получают признания, понижает энтузиазм.

• Один человек делает всю работу, которая должна быть сделана всей командой.

Офисные работники оказывают услуги персоналу, создающему ценность для клиентов:

• 1) Они нуждаются в быстрых и эффективных откликах, чтобы делать свою работу в срок и качественно.

• 2) Применяя принципы LEAN в офисе, мы должны улучшить время отклика и улучшить качество информации – этого требуют от нас клиенты

• 3) Это наша обязанность предоставлять услуги, в которых они нуждаются.

• 4) Потери существуют в любом виде деятельности – lean-процессы могут применяться во всех подразделениях компании.

Опыт ФОРДа