(Шаг 1 - сортировка)

Пройдите через любой офис – как много рабочих мест имеют неопрятный и захламленный вид?

Требования к этапу сортировки:

• Только правильная (без ошибок и неточностей) и относящаяся к делу информация

• Наличие норм (стандартов) на содержимое поверхности рабочего стола.

• Минимально необходимо количество устройств (предметов) для хранения данных (информации): флэшки, CD-диски, папки и т.д.

• Новые документы, файлы появляются с невероятной скоростью. Необходимо удалить ненужные данные, пересмотреть систему регистрации новых данных

• Упорядочение документов (данных). Отдельно окончательные результаты работы!

• Избегать дублирования. Рассортировать все данные и документы по категориям

• Место для кофе (чистота, порядок)

• Избавиться от ненужной информации!

• Опрятные кабели, не задевать при перемещении по офису!

Основной инструмент реализации: система красных и желтых ярлыков

Проверочные пункты данного этапа:

• 1) Запирающиеся ящики

  • Не должны содержать не относящихся к делу справочных материалов, таких как документы, чертежи, материалы совещаний и т.д.

• 2) Конторские столы

  • Не должно быть ненужных деталей или справочных материалов на столе или в ящиках.

• 3) Осмотр

  • Не относящиеся к делу предметы или документы можно выявить с первого взгляда

• 4) Стенды

  • Обновляются, содержатся в порядке и уравновешены (информация не противоречит друг другу и не дублирует друг друга)

• 5) Стандарт для списания

  • Определены правила списания документов и оборудования.

(Шаг 2 – привести в порядок)

Основные характеристики данного этапа:

• Этот шаг приводит к организованности.

• Все должно быть размещено функционально.

• Продумать расположение необходимых предметов (данных).

• Расположение удобно для всей рабочей группы?

• Часто используемые вещи (данные) легче доступны.

• Определен порядок расположения?

Все вещи (данные) на рабочем месте: Легко применять! Легко увидеть! Легко получить доступ!

Проверочные пункты данного этапа:

• 1) Бирки в хранилищах - снабжение бирками запирающихся ящиков и оборудования позволяет сразу сориентироваться.

• 2) Пол - пол чист

• 3) Простота использования - хранилище должно быть удобно в пользовании

• 4) Упорядоченное хранение - всё хранится в назначенных местах

• 5) Проходы и зоны стендов - разделительные линии и доски объявлений четко обозначены

• 6) Бирки для документов и оборудования - всё чётко обозначено

Использование косой черты на комплектах справочных материалов – сразу виден порядок и наличие всех книг.

Использование цветные папки для различных категорий документов

Иллюстрации с тренингов

(Шаг 3 – навести чистоту)

Основные характеристики данного этапа:

• Уборка часть ежедневной работы.

• Оставлять рабочее место на ночь, так чтобы уборщик мог сделать свою работу должным образом.

• Укрепляет и способствует БЕЗОПАСНОСТИ.

• На людей должна быть возложена ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за выполнение ежедневной, еженедельной и ежемесячной работы

• Quality is enhanced in the eyes of the customer.

• Обеспечивает основу для постоянного совершенствования.

Безопасность:

• Проходы должны всегда быть ясно видны и не загромождены.

• Процедуры эвакуации, информации о здоровье и безопасности должны быть МАКСИМАЛЬНО НАГЛЯДНЫ

• Всегда придерживайтесь требований безопасности – быть бдительным к любым отклонениям.

• Оценивайте степень риска потенциальных опасностей и применяйте контрмеры.

• При передвижении по территории предприятия всегда использовать пешеходные зоны и исправные средства индивидуальные защиты (безопасности)

Экологические стандарты на работу с документами:

• Соблюдение процедур ISO14001 во всех без исключения случаях.

• Не печатать без необходимости.

• Двухсторонняя печать и копирования сохраняют деревья.

• Recycle paper into correct bins.

• Не забывайте возвращать все использованные картриджи принтеров и факсов службам переработки.

• Выключить все компьютерные средства, покидая здание.

Проверочные пункты данного этапа:

• Пол - пол чист

• Пыль и грязь - окна, подоконников и полки чистые

• Ответственность за уборку - для уборки введена система замены персонала или сменная работа

• Повседневные уборки: - подметание и вытирание пыли рассматриваются как повседневная работа

• Корзины для мусора - существует система удаления мусора и ненужных бумаг