3.3 Стадии информационного процесса

В информационном процессе АИС-БУ выделяются четыре этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации (20). На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется «документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы».

Второй этап предполагает обработку учетной информации, ее систематизацию, обобщение и группировку в течение отчетного периода. Здесь немаловажное значение имеет формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров». Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования.

На обеих стадиях учетного процесса реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии – проводится предварительный, текущий и последующий контроль, включая проверку достоверности содержащейся в документах информации и качества учетных данных на основе периодически проводимых инвентаризаций основных средств, материальных и других ценностей, расчетов и обязательств.

На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Отчетность представляет собой совокупность показателей, приведенных в определенную систему и характеризующих производственно-хозяйственную (предпринимательскую) деятельность организации, ее финансовое положение и финансовые результаты этой деятельности за определенный период (квартал, полугодие, год).

Этот этап носит название «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности». Бухгалтерская отчетность, особенно годовая, является важным источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя ее, делают заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности. Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям, помимо работников бухгалтерии, которые анализируют ее и вырабатывают управленческие решения при выполнении своих специфических функций.

Наконец четвертым этапом учетного процесса является анализ учетной и отчетной информации о финансово-хозяйственной деятельности организации.

3.4 Развитие систем автоматизации бухгалтерского учета

Первые попытки автоматизации задач бухгалтерского учета в нашей стране были предприняты примерно в середине 60-х гг. XX в. на основе использования ЭВМ (12). Используемые тогда в СССР ЭВМ второго поколения (типа «Минск-32») были малопроизводительными и обладали очень небольшим объемом памяти. В соответствии с этим разрабатывались и программы.

Для того чтобы реализовать комплексный подход к решению задач бухгалтерского учета, учеными того времени были предложены различные модификации так называемой унифицированной модели бухгалтерской информации. В них в качестве информационной базы АСБУ выступал единый массив бухгалтерских записей, основой которого являлись проводки, дополненные данными аналитического учета и натуральными показателями.

По мере распространения в 70-х гг. XX в. ЭВМ третьего поколения (типа ЕС ЭВМ), имевших уже значительные вычислительные возможности, встал вопрос о комплексной автоматизации системы управления предприятиями. Это требовало интеграции функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учетов на основе единого банка данных.

Интенсивный переход на персональные компьютеры потребовал создания для них программного обеспечения, соответствующего реалиям рыночной экономики. Производители бухгалтерского программного обеспечения сделали акцент на создании относительно простых программ для ведения бухгалтерского учета, которые могли обеспечить их массовое распространение. Они были ориентированы главным образом на задачи финансового учета и составление отчетности.

На сегодняшний день практически все ведущие производители финансово-экономического программного обеспечения активно работают над созданием систем автоматизации корпоративного уровня. Это означает, что производители ориентируются уже не на разработку отдельных компонентов автоматизации си-тем управления, а на создание комплексных информационных систем масштаба предприятия и корпорации.

Далее представлена классификация поколений российских программ автоматизации бухгалтерского учета. Первое поколение (1988 - 1991 гг.). Оно характеризуется небольшим числом автоматизированных операций и сложностью подстройки к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти программы изготавливались в расчете на большой тираж при низкой стоимости копии программы и были предназначены для эксплуатации в виде автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМ) на автономных компьютерах.

Второе поколение систем (1992 - 1994 гг.). Программы этого времени характеризуются увеличением числа автоматизированных операций и большей приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Они уже предполагали работу в локальных сетях или автономно. Среди них впервые появились системы, сочетающие ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. На этом этапе преобладали универсальные бухгалтерские программы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995 - 1998 гг.). Программы данного класса отличают комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы являются интегрированными и предназначены для полной автоматизации деятельности предприятий.

Многие из них уже имеют Windows-версии, и практически все они могут работать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (торговой или страховой фирмы, промышленного предприятия, банка).

Четвертое (современное) поколение. Это программы, которые распространяются в настоящее время, — бухгалтерские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), характеризующиеся интегрированными технологическими решениями.

Они предполагают поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг. Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от программ, рассчитанных на широкий круг потребителей к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. На российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские программы всех четырех поколений.

Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятием дают возможность оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.