8.2 Работа с журналами операций и проводок

Отражение движений средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением в бухгалтерском учете хозяйственной операции, происшедшей на предприятии. Операция может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Операция, в свою очередь, всегда принадлежит документу, причем у документа может быть только одна операция. Сама операция может записываться при записи документа или в момент проведения, но проводки по документу формируются только при его проведении. Порядок отражения проводок в бухгалтерском учете определяется последовательностью документов, которым принадлежат операции.

Чтобы открыть журнал операций, выполните команду меню Операции => Журнал операций. В верхней части журнала операций расположен список операций, а в нижней части выводятся проводки, соответствующие выбранной операции. Операции, по которым были сделаны проводки, отмечены значком галочки, расположенным слева от строки с операцией. Отсутствие галочки указывает на отсутствие проводок для данной операции.

Нажатие в панели инструментов кнопки Новая строка откроет диалог добавления операции, как при работе с любым списком. Этот диалог также вызывается нажатием кнопки Ввести операцию вручную, расположенной под списком документов журнала.

Поиск в журнале. Для быстрого поиска установите курсор в ту графу журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск, и начните набирать на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в этой графе журнала. Поиск производится вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

При поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем без разделительной точки месяц и последним – день, например 071127(27 ноября 2007 г.). При поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала, – с разделителями часов и минут. При поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.

Для поиска документа по номеру выберите в меню Действия главного меню программы пункт Поиск => Найти по номеру. На экране будет открыто диалоговое окно Поиск документа по номеру. Для поиска документа по любому критерию выберите в меню Действия главного меню программы пункт Поиск.

8.3 Регламентные работы

Помимо ввода документов и ведения журнала операций, технология работы с программой «1С: Бухгалтерия» подразумевает проведение некоторых периодических регламентных работ, например начисление заработной платы, начисление амортизации, определение незавершенного производства, переоценку валюты и некоторые другие операции. Все они объединяются в журнале, который можно открыть, выбрав команду Журналы => Регламентные документы. Любой из регламентных документов можно создать командой Документы => Регламентные.

Для начисления зарплаты следует выбрать команду меню Документы => Зарплата => Начисление зарплаты, при этом появится форма для создания расчетной ведомости. Выбрав нужное подразделение и нажав кнопку Заполнить, можно распечатать созданную расчетную ведомость и провести этот документ. Создание платежной ведомости производится командой Документы => Зарплата => Выплата зарплаты из кассы.

В комплексной конфигурации программы «1С: Предприятие» или в конфигурации, предназначенной для расчета зарплаты и учета кадров, можно автоматически выполнять более сложные операции, например начисления за счет фондов социального страхования или удержание алиментов, но в конфигурации бухгалтерского учета такие действия придется выполнять вручную.

Операция Закрытие месяца выполняется для определения финансового результата месяца, а также для автоматического расчета полной фактической себестоимости реализованных товаров. Командой меню Документы => Регламентные => Закрытие месяца открывается окно настройки данной операции.

С помощью установки и снятия флажков (в виде галочек) в данном окне можно выбрать счета, для которых необходимо выполнить операцию закрытия. Нажатие кнопки ОК запускает операцию на исполнение. Следует помнить, что после закрытия месяца некоторые документы редактировать нельзя.

Удаление объектов. В различных журналах и справочниках документы не удаляются, а только помечаются на удаление. Для удаления всех помеченных документов следует закрыть все открытые окна справочников, документов и журналов и выбрать команду Операции => Удаление помеченных объектов. После нажатия в появившемся диалоге кнопки Да программа начинает поиск помеченных на удаление объектов. В результате будет предложен список таких объектов.

Флажками отмечаются объекты, которые помечены для удаления. При нажатии кнопки Контроль программа проверит, можно ли удалить данные объекты. Нажав кнопку Удалить и подтвердив операцию удаления, можно удалить из базы данных программы разрешенные к удалению объекты. Возможно, некоторые объекты не удастся удалить, так как их удаление нарушит некоторые выполненные действия.

Архивирование данных. Рекомендуется периодически сохранять информационные базы в архиве, чтобы при возможном сбое компьютера не потерять важную информацию. Для сохранения и восстановления информации следует при запуске программы в первом появляющемся диалоге выбрать режим работы Конфигуратор. В режиме Конфигуратора в меню будут находиться совсем другие команды, чем при работе в обычном режиме. При выборе команды меню Администрирование => Сохранить данные, и на экране появится диалог выбора файлов для сохранения.

Для архивирования по умолчанию предлагаются все нужные файлы, но можно изменить список, нажимая соответствующие кнопки в диалоге. Также можно изменить название и расположение файла архива. Нажатие кнопки Сохранить, запускает процесс архивирования данных, отображающийся в появившемся диалоге. По его окончании на экране появится окно с сообщением об успешном завершении операции. Нажав кнопку ОК можно закрыть его.

Восстановление из архива. Для восстановления информации из архива следует в режиме Конфигуратор выбрать команду меню Администрирование => Восстановить данные. В появившемся окне следует указать файл архива и нажать кнопку Восстановить. На экране появится диалог, в котором будет предложено подтвердить восстановление. Далее следует нажать кнопку Да для подтверждения и после восстановления нажать кнопку Завершить. Необходимо обратить особое внимание, что при восстановлении информации из старого архива все документы и операции, выполненные после создания этого архива, будут утеряны и восстановлению не подлежат.