1.2. Организация учета денежных средств

Для хранения наличных денежных средств и выполнения расчетов или на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях касса может иметь филиалы в подразделениях. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в учреждение банка и несут ответственность в тех случаях, когда по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Кассы предприятий при необходимости могут быть застрахованы страховой организацией.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицом, не имеющим отношения к ее работе, запрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся на предприятиях, как правило, в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от этих шкафов и печати хранятся у кассиров.

Дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителей предприятий. Их комиссионная проверка проводится не реже одного раза в квартал.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников полиции.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом, и несет полную материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или неодобрительного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под подпись руководитель предприятия должен также ознакомить его с порядком ведения кассовых операций.

Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица, которые под роспись получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег, и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приход­ных и расходных кассовых документов. (Приложение 5)

В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам (Приложение 6). Денежные чековые книжки предприятия получают в отделении банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например, от рабочих и служащих за отпущенную им спецодежду, за топливо, материалы, готовую продукцию, квартирная плата от квартиросъемщиков, возврат подотчетными лицами неиспользованных ими авансов, частичная плата родителей за содержание своих детей в детских садах и т. д. (Приложение 7)

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий пособий и т. д. (Приложение 8).

К концу рабочего дня данные приходных и расходных доку­ментов записываются кассиром в кассовую книгу (Приложение 9). Каждое предприятие имеет одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опе­чатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кас­совой книге заверяется главным бухгалтером и руководителем дан­ного предприятия. Кассовая книга заполняется в двух экземплярах под копирку. Первый экземпляр остается в кассовой книге, второй отрывной служит в качестве отчета кассира. Подчистки и не огово­ренные исправления в кассовой книге не допускаются, а допустимые исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. При этом поступление денежных средств в течение дня отражается согласно приходным кассовым документам и определяется общая сумма поступления за день. Расход денежных средств за день отражается на основании расходных кассовых документов и определяется общая сумма выбытия денежных средств. Ежедневно в конце рабо­чего дня кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и пере­дается в бухгалтерию под расписку в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги с приходными и расходными кас­совыми документами.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в национальной и иностранной валютах в кассах предприятия предназначен активный счет 241 «Касса».

По дебету этого счета отражается поступление денежных средств в кассу предприятия в национальной и иностранной валютах. По кредиту – расход денежных средств из кассы на основании оформленных оправдательных документов.

Сальдо этого счета дебетовое и представляет собой наличие денежных средств в кассе предприятия на конец отчетного периода.

К счету 241 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

241.1 «Касса в национальной валюте»;

241.2 «Касса в иностранной валюте».

241.3 «Связанные наличные денежные средства». Открывается в случаях ареста наличности кассы предприятия, заблокирования, сдачи денег под залог и др.

На территории РМ не разрешаются расчеты в иностранной валюте. Валютная касса чаще всего используется для выдачи аванса под отчет в валюте при командировках за пределы РМ (Приложение 9). Для строгого отражения движения наличности в иностранной валюте на предприятии кассовый регистр и первичные документы ведутся обособленно по каждому виду валюты.

Операции по Дебету счета и Кредиту счета 241 «Касса» отражаются в аналитических и синтетических регистрах, которые разрабатываются каждым предприятием самостоятельно и ведутся по видам его деятельности для облегчения сбора информации при составлении Отчета о движении денежных средств.

Все организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать в любом отделении банка текущий счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка: заявление об открытии расчетного счета, документы о регистрации организации, копии учредительных документов, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати (Приложение 11), документы о поставке на налоговый учет и о регистрации в качестве плательщика страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

Для оформления движения денег на расчетном счету используют объявления о взносе денег, денежные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения (Приложение 12).

Для открытия валютных счетов в банках на территории РМ организация представляет в учреждение банка такие же документы, как и для открытия расчетного счета. Каждый валютный счет ведется в одной свободно конвертируемой валюте. Выбор валюты зависит от желания организации.

На валютный счет могут поступать средства:

• переведенные из-за границы через уполномоченный банк в оплату экспортных товаров (работ, услуг);

• купленные владельцем счета на внутреннем валютном рынке;

• другие суммы с разрешения уполномоченного банка, НБМР или Министерства финансов РМ.

С валютного счета средства могут быть:

• перечислены на валютные счета других организаций в оплату товаров, работ или услуг, производимых этими организациями;

• использованы на другие цели с разрешения уполномоченного банка, НБ или Минфина РМ.

Специальные счета предназначены для ведения расчетов в национальной и иностранной валютах, находящихся на территории страны и за рубежом в аккредитивах, лимитированных чековых книжках, кредитных и магнитных картах. С банком заключается договор на открытие текущего счета (Приложение 13).

Предприятие самостоятельно распоряжается средствами, хра­нящимися на текущем счете. Без согласия предприятия осущест­вляются выплаты по инкассо.

Банковский счет (в дальнейшем - счет) - это аналитический счет, открытый банком юридическим и физическим лицам на основании договора или в другом порядке, согласованном между сторонами, посредством которого владелец счета осуществляет плату или хранение в банке денежных средств с правом получения и составления безналичных платежных документов с/на свой счет.

Текущий счет - банковский счет, открытый банком юри­дическим и физическим лицам, который служит для регистрации в хронологическом порядке, по дебету или по кредиту всех операций по сделкам, осуществленным владельцем счета.

Для открытия текущего счета юридические лица-резиденты представляют следующие документы:

- заявление об открытии счета, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером владельца счета;

- копию свидетельства о регистрации предприятия, выданного Государственной регистрационной палатой при Министерстве юстиции Республики Молдова, или другие документы, подтвер­ждающие государственную регистрацию в соответствии с действу­ющим законодательством, нотариально заверенные;

- копию учредительного документа (устав, регламент, учредите­льный договор и др.), нотариально заверенные;

- копию сертификата о присвоении фискального кода; (Приложение 1)

- карточку с образцами подписей и оттиском печати (в двух экземплярах); (Приложение 11)

- выписку из Государственного коммерческого регистра, подтверждающая лицо, уполномоченное руководить предприятием, выданную Государственной регистрационной палатой.

Безналичные расчеты осуществляют посредством безналичных перечислений по расчетным, валютным и специальным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов, между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Безналичные расчеты осуществляют по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, готовой продукции и т. п. Такие операции осуществляют с использованием следующих форм безналичных расчетов: платежными поручениями-требованиями, платежными поручениями, аккредитивами, чеками, с использованием векселей, основанных на зачете взаимных требований.

К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, научно-исследовательскими организациями, учебными заведениями и т. п.

Типовые хозяйственные операции:

1. Поступление денежных средств в кассу:

Дебет счета 241 «Касса»

Кредит счета 242 «Расчетный счет»

Кредит счета 221 «Краткосрочная дебиторская задолженность по торговым счетам»

Кредит счета 227 «Краткосрочная дебиторская задолженность персонала»

Кредит 611 «Доходы от продаж»

Кредит 612 «Другие операционные доходы»

Кредит 621 «Доходы от инвестиционной деятельности»

Кредит 622 «Доходы от финансовой деятельности»

Кредит 623 «Чрезвычайные доходы»

Кредит 534 «Обязательства по расчетам с бюджетом»

Кредит 134 «Долгосрочная дебиторская задолженность»

Кредит 223 «Краткосрочная дебиторская задолженность связанных сторон»

Кредит 228 «Краткосрочная задолженность по начисленным доходам»

Кредит 229 «Прочая дебиторская задолженность»

Кредит 245 «Денежные переводы в пути»

Кредит 424 «Долгосрочные авансы полученные» или

Кредит 523 «Краткосрочные авансы полученные»

Кредит 313 «Неоплаченный капитал»

2. Выбытие денежных средств из кассы:

Дебет счета 242 «Расчетный счет»

Дебет 243 «Валютный счет»

Дебет 244 «Специальные счета в банках»

Дебет 245 «Денежные переводы в пути»

Дебет счета 227 «Краткосрочная дебиторская задолженность персонала»

Дебет счета 531 «Обязательства персоналу по оплате труда»

Дебет 532 «Обязательства персоналу по прочим операциям»

Дебет 534 «Обязательства по расчетам с бюджетом»

Дебет 537 «Обязательства учредителям и другим участникам»

Дебет 539 «Прочие краткосрочные обязательства»

Дебет 511 «Краткосрочные кредиты банков»

Дебет 512 «Краткосрочные кредиты банков для работников»

Дебет 513 «Краткосрочные займы»

Дебет 521 «Краткосрочные обязательства по торговым счетам»

Дебет 522 «Краткосрочные обязательства связанным сторонам»

Дебет 424 «Долгосрочные авансы полученные» или

Дебет 523 «Краткосрочные авансы полученные»

Дебет 722 «Расходы финансовой деятельности»

Кредит счета 241 «Касса»

3. Поступление денежных средств на расчетный счет:

Дебет счета 242 «Расчетный счет»

Кредит счета 241 «Касса»

Кредит счета 221 «Краткосрочная дебиторская задолженность по торговым счетам»

Кредит счета 227 «Краткосрочная дебиторская задолженность персонала»

Кредит 611 «Доходы от продаж»

Кредит 612 «Другие операционные доходы»

Кредит 621 «Доходы от инвестиционной деятельности»

Кредит 622 «Доходы от финансовой деятельности»

Кредит 623 «Чрезвычайные доходы»

Кредит 534 «Обязательства по расчетам с бюджетом»

Кредит 134 «Долгосрочная дебиторская задолженность»

Кредит 223 «Краткосрочная дебиторская задолженность связанных сторон»

Кредит 228 «Краткосрочная задолженность по начисленным доходам»

Кредит 229 «Прочая дебиторская задолженность»

Кредит 424 «Долгосрочные авансы полученные» или

Кредит 523 «Краткосрочные авансы полученные»

Кредит счета 511 «Краткосрочные кредит банков»

Кредит 411 «Долгосрочные кредиты банков»

Кредит 412 «Долгосрочные кредиты банков для работников»

Кредит 512 «Краткосрочные кредиты банков для работников»

Кредит 413 «Долгосрочные займы»

Кредит 513 «Краткосрочные займы»

4. Выбытие денежных средств с расчетного счета:

Дебет 411 «Долгосрочные кредиты банков»

Дебет 412 «Долгосрочные кредиты банков для работников»

Дебет счета 531 «Обязательства персоналу по оплате труда»

Дебет 532 «Обязательства персоналу по прочим операциям»

Дебет 534 «Обязательства по расчетам с бюджетом»

Дебет 537 «Обязательства учредителям и другим участникам»

Дебет 539 «Прочие краткосрочные обязательства»

Дебет 511 «Краткосрочные кредиты банков»

Дебет 512 «Краткосрочные кредиты банков для работников»

Дебет 413 «Долгосрочные займы»

Дебет 513 «Краткосрочные займы»

Дебет 521 «Краткосрочные обязательства по торговым счетам»

Дебет 522 «Краткосрочные обязательства связанным сторонам»

Дебет счета 533 «Обязательства по страхованию»

Дебет счета 241 «Касса»

Дебет 131 «Долгосрочные инвестиции в несвязанные стороны»

Дебет 132 «Долгосрочные инвестиции в связанные стороны»

Дебет 231 «Краткосрочные инвестиции в несвязанные стороны»

Дебет 232 «Краткосрочные инвестиции в связанные стороны»

Кредит счета 242 «Расчетный счет»