2. Средства форматирования электронных таблиц

1. Ввод последовательностей чисел и дат

Для создания упорядоченных последовательностей чисел, дат, датированных заголовков определено 2 метода: с использованием мыши для перетаскивания маркера заполнения и с использованием диалогового окна Прогрессия, которое открывается командой: вкладка Главная, группа Редактирование, список Заполнить, пункт Прогрессия.

Задание 2.2. Создайте несколько последовательностей чисел и дат, выполнив следующие операции.

1. Создайте в вашем документе новую страницу Форматы.

2. Создайте числовую последовательность в столбце A:

• Ввести первое число последовательности в нужную ячейку и выделите весь столбец A.

• Откройте диалоговое окно Прогрессия и выберите нужный переключатель Расположение (по столбцам или по строкам).

• Если выделенная область должна быть заполнена значениями линейной или экспоненциальной аппроксимаций, то установите флажок Автоматическое определение шага. Если нужна арифметическая или геометрическая прогрессия, то выберите в диалоговом окне соответствующий переключатель в группе тип прогрессии.

• Ввести Шаг. Это постоянная величина, посредством которой изменяются значения последовательности от ячейки к ячейке. Шаг может быть положительным или отрицательным.

• Можно задать Предельное значение, если выделен слишком большой диапазон для заполнения.

3. Самостоятельно введите в соседние столбцы несколько числовых последовательностей различного характера: числовую последовательность с фиксированным шагом, арифметическую прогрессию, геометрическую прогрессию и т.д.

4. Ввести последовательность дат, длиной в два месяца. Для выполнения этого задания необходимо сначала выбрать ячейку для записи первой даты, отформатировать ее как дату и ввести первую дату. Затем воспользоваться диалоговым окном Прогрессия.

2. Копирование формата с помощью кнопки Формат по образцу

Эту команду целесообразно использовать, если форматирование какой-либо ячейки нужно повторить в других ячейках. Для этого нужно:

1. Выделить ячейку, из которой нужно скопировать формат (ячейка-источник).

2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите команду Формат по образцу. К указателю мыши добавится значок кисти.

3. Выделить ячейки, в которые нужно внести формат (ячейки-адресаты). Выделенные ячейки автоматически будут отформатированы так же, как и ячейка-источник.

Задание 2.3. Самостоятельно исследуйте эту технологию, предварительно создав ячейки – источник и ячейки – адресат.

3. Форматирование чисел

Не использованные ранее или очищенные ячейки имеют числовой формат Общий. Это означает, что Excel отображает число с максимально возможной точностью. Если число слишком велико или мало, оно отображается в степенном представлении (например, 5,376Е+05). Если длина числа или даты все еще превышает ширину ячейки, то в ней отображаются символы #.

Числа, даты и время могут храниться в ячейках неформатированными, либо в форматах, выбранных пользователем. Поэтому форматы, выбранные пользователем для хранения чисел, могут отличаться от форматов, используемых программой при вычислениях. Эта проблема может быть решена как для всего рабочего листа, так и для отдельных ячеек. Обычно устанавливается точность вычислений, чтобы обеспечить согласованность вычислений на всем рабочем листе.

Для настройки листа на совпадение между отображенными и используемыми в вычислениях числами необходимо установить флажок Задать точность как на экране. Для этого подайте команду: Office, Параметры Excel, Дополнительно, область При пересчете этой книги, флажок Задать точность как на экране.

Точность в выделенных ячейках можно установить, используя функцию ОКРУГЛ(формула; число знаков после запятой).

Кроме форматов, предлагаемых системой по умолчанию, пользователь может использовать любой формат из библиотеки форматов, которую можно видеть в диалоговом окне Формат ячеек (рис.2.2). Это окно открывается командой: вкладка Главная, группа Ячейки, список Формат, пункт Формат ячеек. На основе библиотечных форматов пользователь может создать свои форматы. Пользовательские форматы создаются с помощью специальных символов, которые вводятся в текстовое поле Тип на вкладке Число.

Пользовательские форматы состоят из четырех секций, разделенных точкой с запятой: положительный формат; отрицательный формат; нулевой формат; формат текста. Некоторые секции могут быть опущены.

Используемые символы, действующие как заполнители или спецификаторы (описатели) формата, приведены в таблице 2.

Рисунок 2.19. Диалоговое окно Формат ячеек

Таблица 2. Описание символов форматирования

Символ форматирования	Функция
#	Отображение значащей цифры. Формат ##/# отобразит две значащие цифры до десятичной запятой, и одну – после.
0	Отображение цифры 0, если не введена какая-либо другая цифра. Формат 00000 соответствует выводу пятизначного числа независимо от количества ведущих нулей. Введя 4, получим в ячейке 00004
?	Отображение дроби. Формат #????/???? соответствует числу и четырехзначной дроби, например 4 1234/4321
%	Отображение знака %. Формат #% выведет в ячейку набранное число, умноженное на 100, и знак %. Так, набрав 2, вы получите 200%
/	Служит разделителем в простых дробях. Чтобы получить отображение дроби в простом виде, ее нужно вводить сразу с таким разделителем, в этом случае ячейка по умолчанию будет иметь формат простой дроби. Любое число с десятичным разделителем будет в данной ячейке отображаться в виде простой дроби.
,	Отображение запятой. Формат ##,## отобразит по две значащие цифры с каждой стороны десятичного разделителя
Пробел	Разделитель группы разрядов. Формат $# ### отобразит знак $ и любое число значащих цифр с пробелом между тысячами, миллионами и т.д.
$ - =+/(){}^!:&’’~<> Пробе	Отображает эти символы в том же месте форматируемого числа
"текст"	Отображает текст, заданный в кавычках
*	Заполняет остаток ширины ячейки символом, следующим за звездочкой (одна звездочка на формат)
@	Связывает указанные строки символами, введенными пользователем.
[цвет]	Форматирует содержимое ячейки заданным цветом. Цвет можно назначить, выбрав один из параметров: [Черный], [Белый], [Красный], [Зеленый], [Синий], [Желтый], [Розовый], [Голубой], [Цвет #] (где решетка # означает номер цвета от 1 до 56 на цветовой палитре).
[значение условия]	Задает внутри числового формата условие, при котором будет применяться данный формат. Условными операторами могут быть <, >, =, <=, >=, <>. Значением может быть любое число.
_(символ подчеркивания)	Делает пропуск шириной, равной символу, изображенному справа от него.
Разделитель групп разрядов	Символ задается в диалоговом окне Язык и стандарты, обычно задан пробел.