-
Функциональная схема процессного подхода
Каждый бизнес-процесс имеет свои границы и роли.
В процессном подходе используются следующие ключевые роли:
Владелец процесса – человек, отвечающий за ход и результаты процесса в целом. Он должен знать бизнес-процесс, следить за его выполнением и совершенствовать его эффективность. Владельцу бизнес-процесса необходимо обладать коммуникативностью, энтузиазмом, способностью влиять на людей и производить изменения.
Координатор процесса – работник, отвечающий за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами. Координатор должен обладать административными способностями и пониманием стратегических целей предприятия.
Участники процесса – специалисты различных уровней иерархии, задействованные для выполнения данного бизнес-процесса [3].
Функциональная схема процессного подхода представлена на рис. 3.6.
Владелец бизнес-процесса несет ответственность за:
-
Доведение до всех участников процесса важности удовлетворения требований регламентирующих документов;
-
Анализ показателей бизнес-процесса;
-
Оперативное регулирование бизнес-процесса для достижения целевых (нормативных) значений показателей.
Владелец процесса производит планирование на период 1 месяц на основании планов работ и подает проект плана к 1 числу каждого месяца Директору. Директор утверждает план и передает Владельцу процесса. Оперативное управление бизнес-процессом осуществляется посредством мониторинга фактических значений показателей бизнес-процесса.
Процессное подразделение включает в себя координатора и исполнителей операций из различных функциональных областей (не более 2-3 исполнителей на каждый этап процесса), сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса. При этом координатор процесса отвечает за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами. Роль координатора требует хороших административных способностей, понимания организации и ее целей. Все это нужно, чтобы определить, какую именно информацию передавать от одной команды к другой.
Рис. 3.6. Функциональная схема процессного подхода
Функциональная схема отражает следующие особенности системы:
-
Участникам бизнес-процессов автоматически ставятся задачи с определенными параметрами их выполнения. В задаче указывается описание требуемых действий, возможна ссылка на первичные документы или внешние файлы, с которыми необходимо провести определенные действия.
-
Автоматический контроль срока выполнения задач. Автоматическое предупреждение о приближении срока выполнения задач. Пользователь получает сообщение, напоминающее о еще не выполненных задачах, срок которых вскоре истекает. В свою очередь, владелец процесса автоматически получает информацию в том случае, если задача все-таки была просрочена.
-
Контроль исполнения процессов. Каждый начатый процесс автоматически отображается в отчетах по исполнению задач пользователями. Можно контролировать, кто, что, когда и как должен был выполнить, сравнивая нормативные параметры с фактическими.
-
Полная статистическая отчетная информация о протекающих и уже завершенных бизнес-процессах.
-
Программа автоматически фиксирует все параметры постановки и исполнения задач. Результаты исполнения бизнес-процессов подвергаются тщательному анализу
-
В отчетах выводятся нормативы исполнения задач, в сравнении с фактическими данными.
-
Возможность анализа загруженности персонала, его исполнительность, сроки выполнения отдельных задач и процессов, "узкие места" в организационной структуре и схемах бизнес-процессов, а также среднее время исполнения задач и процессов.
Таким образом, применение процессного подхода при разработке КИС обеспечивает ряд преимуществ, основываясь на следующих положениях:
-
широкого делегирования полномочий и ответственности исполнителям;
-
сокращения уровней принятия решений;
-
сочетания принципа целевого управления с групповой организацией труда;
-
повышенного внимание к вопросам обеспечения качества;
-
автоматизации технологий выполнения бизнес-процессов.
Внедрение процессного подхода приводит к сокращению издержек, снижению рисков и увеличению эффективности управления персоналом. При процессном подходе сотрудники компании мотивированы точно исполнять процессы, так как несут ответственность за то, чтобы процесс вовремя перешел с этапа на этап. Появляется возможность собирать статистику об исполнении регламентов процессов. А анализ статистики позволяет выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение процессов. Сокращается время принятия управленческих решений.
В основе процессного подхода - взгляд на предприятие как на совокупность ключевых бизнес-процессов, а не функциональных подразделений, что позволяет:
-
повысить эффективность деятельности и взаимодействия подразделений и сотрудников;
-
мотивировать сотрудников точно исполнять процессы;
-
собирать и анализировать статистику исполнения регламентов процессов, что сокращает время принятия управленческих решений;
-
сократить издержки;
-
снизить риски.