Часть 4. Создание и редактирование сводных таблиц

Возможность табличного процессора создавать сводные таблицы используется, если необходимо таблицу часто повторяющихся данных преобразовать так, чтобы в новой таблице эти данные сводились воедино. Сводные таблицы обеспечивают различные способы агрегирования (объединения) информации.

Построение сводных таблиц осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц (Данные=>Сводная таблица) в несколько этапов:

Э т а п 1. Указания вида источника информации, где находятся данные для консолидации (обобщения) в сводную таблицу:

• использование списка (базы данных Excel);

• использование внешнего источника данных;

• использование нескольких диапазонов консолидации;

• использование данных из другой сводной таблицы.

В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы. Рассмотрим наиболее распространенный случай использования сводных таблиц, когда исходная информация находится в Excel.

Э т а п 2. Указание диапазона ячеек, содержащего исходные данные. Поле Имя диапазона ячеек записывается в виде

[Имя_книги]имя_листа!диапазон ячеек.

Если диапазон выделен перед запуском Мастера сводных таблиц или курсор находится в любой ячейке диапазона исходных данных, то имя диапазона уже указано в Поле Имя диапазона автоматически.

Э т а п 3.Построение макета сводной таблицы. Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, определяемых в макете (рис.5):

Рис.8. Схема макета сводной таблицы.

страница – на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне; на странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи – сверху вниз; страницу определять необязательно;

столбец – поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;

строка – поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей; при условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

данные – поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции; область определять обязательно.

Размещение полей выполняется путем перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета.

Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую (добавление новых, удаление существующих полей, изменение местонахождения поля). Для сводных таблиц существенен порядок следования полей (слева направо или сверху вниз), изменяется порядок следования полей также путем их перемещения.

В макете сводной таблицы можно выполнить настройку параметров полей, размещенных в области данных с помощью диалогового окна «Вычисление поля сводной таблицы». Для вызова этого окна необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на настраиваемое поле, в появившемся окне можно переименовать поле, изменить операцию производимую с данными (суммирование, нахождение среднего, минимального, максимального значения…), изменить формат представления числа.

Кнопка «Дополнительно» вызывает панель «Дополнительные вычисления» для выбора функций.

Э т а п 4. Выбор места расположения и параметров сводной таблицы. В этом окне можно выбрать место расположение таблицы, установив переключатель новый лист или существующий лист, для которого необходимо задать диапазон размещения. Кнопка «Параметры» позволяет установить вариант вывода информации в сводной таблице: сумма по столбцам, сумма по строкам. После нажатия кнопки «Готово» будет сформирована сводная таблица.

Для изменения структуры уже построенной сводной таблицы курсор устанавливается в область сводной таблицы, затем повторно выполняется Данные => Сводная таблица, при этом появляется окно Мастера сводных таблиц, шаг 3.

Рис.9

Таблица исходных данных

Объем продаж по складу №5 ООО "Заря"
Период	продукт	город	объём продаж	Период	продукт	город	объём продаж
янв.-02	чипсы картофельные	Тирасполь	2365	фев.-02	вафли лимонные	Бендеры	64712
янв.-02	крекер с маком	Тирасполь	3298	фев.-02	круасан с шоколадом	Бендеры	91753
янв.-02	вафли лимонные	Тирасполь	14563	фев.-02	чипсы картофельные	Дубоссары	97536
янв.-02	круасан с шоколадом	Тирасполь	36987	фев.-02	крекер с маком	Дубоссары	45823
янв.-02	чипсы картофельные	Бендеры	65982	фев.-02	вафли лимонные	Дубоссары	6492
янв.-02	крекер с маком	Бендеры	45632	фев.-02	круасан с шоколадом	Дубоссары	1368
янв.-02	вафли лимонные	Бендеры	98412	фев.-02	чипсы картофельные	Тирасполь	6548
янв.-02	круасан с шоколадом	Бендеры	9843	мар.-02	крекер с маком	Тирасполь	9572
янв.-02	чипсы картофельные	Дубоссары	3214	мар.-02	вафли лимонные	Тирасполь	1648
янв.-02	крекер с маком	Дубоссары	26541	мар.-02	круасан с шоколадом	Тирасполь	85456
янв.-02	вафли лимонные	Дубоссары	36987	мар.-02	чипсы картофельные	Бендеры	11544
янв.-02	круасан с шоколадом	Дубоссары	45698	мар.-02	крекер с маком	Бендеры	6950
фев.-02	чипсы картофельные	Тирасполь	21456	мар.-02	вафли лимонные	Бендеры	12900
фев.-02	крекер с маком	Тирасполь	74569	мар.-02	круасан с шоколадом	Бендеры	7598
фев.-02	вафли лимонные	Тирасполь	8520	мар.-02	чипсы картофельные	Дубоссары	5882
фев.-02	круасан с шоколадом	Тирасполь	32148	мар.-02	крекер с маком	Дубоссары	25490
фев.-02	чипсы картофельные	Бендеры	65479	мар.-02	вафли лимонные	Дубоссары	68003
фев.-02	крекер с маком	Бендеры	52367	мар.-02	круасан с шоколадом	Дубоссары	50554

Примеры сводных таблиц, построенных на основе одних и тех же исходных данных (Рис.10).

Рис.10а

Итоги по городам

продукт	Бендеры	Дубоссары	Тирасполь	Общий итог
вафли лимонные	176024	111482	24731	312237
крекер с маком	104949	97854	87439	290242
круасан с шоколадом	109194	97620	154591	361405
чипсы картофельные	143005	106632	30369	280006
Общий итог	533172	413588	297130	1243890

Рис.10б