Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Ответы_на_вопросы.doc
Скачиваний:
96
Добавлен:
27.11.2018
Размер:
6.08 Mб
Скачать

Информационный процесс в организации

В системах управления информационный процесс может быть представлен схемой .

Среди наиболее важных источников информации выделяют:

  • источники внутри самой организации:

    • специализированные группы сотрудников,

    • деятельность специализированных групп сотрудников,

    • периодические отчеты,

    • всевозможные информационные связи;

  • публикуемые источники:

    • отчеты правительственных агентств,

    • отчеты торговых организаций,

    • научные публикации,

    • торговые журналы,

    • справочники и списки,

    • общие публикации;

  • другие организации:

    • поставщики,

    • рекламные агентства и средства массовой информации,

    • заказчики (включая дилеров и оптовиков),

    • конкуренты;

  • информационная индустрия:

    • фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,

    • другие специализированные агентства, такие, как служба проверки рекламы, служба кредита и д.р.

Рис. Схема информационного процесса

Большую часть используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. При этом специализированная группа работников в составе оргструктуры управления занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие направления, как:

    • маркетинговые исследования,

    • анализ продаж,

    • планирование,

    • экономический анализ,

    • исследование операций,

    • системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, практикуются регулярные отчеты линейных руководителей и служащих.

Хранение информации – важнейшая составная часть информационного процесса, которая обеспечивает надежную сохранность информации, которая поступила в информационную систему, для ее дальнейшего использования.

Выдача информации осуществляется при помощи разнообразных средств вывода, наиболее известными и распространенными из которых являются мониторы и принтеры различных типов и конструкций и проекторы.

Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Понятие и сущность коммуникации

Элементы структуры управления организацией связаны между собой каналами связи, по которым осуществляется передача информации.

Коммуникации – это обмен сообщениями и информацией между двумя или более лицами.

Функции организационных коммуникаций

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом:

Контроль – с помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции;

Мотивация – организационная коммуникация усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.;

Эмоциональное выражение – для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности;

И, наконец, собственно функция передачи информации – эта функция связана с ролью коммуникативности в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей перед руководителями стоят серьезные проблемы формирования информационного пространства, связанные, в частности, с увеличением количества информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Типы коммуникаций:

  • организация − окружающая среда;

  • вертикальные (межуровневые);

  • горизонтальные (одноуровневые);

  • руководитель − рабочая группа;

  • руководитель – подчиненный;

  • неформальные.

Слухи - информация, передаваемая по неформальным каналам

В зависимости от способа обмена информацией различают:

  • межличностные коммуникации (или организационные) на основе устного общения;

  • коммуникации на основе письменного обмена информацией,

Межличностные коммуникации делятся на формальные, неформальные.

  • Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

  • Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации. Они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Формальные коммуникации делятся на вертикальные и горизонтальные:

  • вертикальные − информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

  • горизонтальные − информация между различными подразделениями, которая предназначается для координации деятельности этих подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

  • восходящие, когда информация передается снизу вверх (от нижних уровней управления к высшим). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

  • нисходящие − когда информация передаётся сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с управлением.

Межличностные коммуникации делятся на:

  • вербальные (словесные);

  • невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Этапы и элементы коммуникационного процесса

Базовые сегменты процесса обмена информацией:

  • отправитель − лицо, генерирующее или собирающее информацию и отправляющее ее;

  • сообщение − информация, закодированная с помощью сигналов;

  • канал − способ передачи информации;

  • получатель − лицо, которому предназначена информация, и которое интерпретирует ее.

Процесс коммуникаций

Процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

  • зарождение идеи,

  • кодирование и выбор канала,

  • передача,

  • декодирование,

  • обратная связь.

Характеристика коммуникаций

Тип коммуникаций

Этапы процесса коммуникаций

Каналы коммуникаций

Межличностные

Зарождение идеи или отбор информации

Устная передача

На основе письменного общения

Выбор канала передачи информации

Совещания

Формальные

Передача сообщения

Телефонные переговоры

Неформальные

Интерпретация сообщения получателем

Письменная передача

Вертикальные

Реализация сообщения

Служебные записки

Горизонтальные

Отчеты

Вербальные

Электронная почта

Невербальные

Компьютерные сети