9.4. Управление запасами

Материальные запасы – это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления.

Выделяют следующие основные мотивы создания материальных запасов:

• вероятность нарушения установленного графика поставок;

• возможность колебания спроса, а следовательно, спекуляции;

• сезонные колебания производства некоторых видов товаров;

• скидки за покупку крупной партии товаров;

• сокращение издержек, связанных с оформлением заказа;

• возможность немедленного обслуживания покупателей;

• упрощение процесса управления производством и другие причины.

Эти причины свидетельствуют о том, что в любой сфере необходимо создавать запасы, но размер запаса не должен превышать оптимальной величины.

Управление запасами заключается в решении двух основных задач.

1. Определение размера необходимого запаса, т.е. нормы запаса.

2. Создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.

Норма запаса – это расчетное минимальное количество предметов труда, которое должно находиться у производственных (торговых) предприятий для обеспечения бесперебойного снабжения производства продукции или реализации товаров.

Контроль за состоянием запасов – это изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Применяются разные методы контроля. Рассмотрим две наиболее распространенных системы контроля запасов.

1. Система с фиксированной периодичностью заказа, то есть система, при которой период, через который предприятие направляет заказ поставщику, не изменяется.

2. Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа. В этой системе размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные.

Величина запасов формируется в результате движения (поступления, переработки, выбытия) материально-вещественных оборотных средств, и от того, насколько эффективно поступают материально-вещественные оборотные элементы в производственную систему предприятия, зависит эффективность производственных процессов. Следовательно, величина запасов зависит:

1) от количества заготовленного сырья и материалов;

2) от переходящих остатков сырья и материалов;

3) от сверхплановых отходов из-за низкого качества сырья, замены материалов и других факторов;

4) от удельного расхода сырья на единицу продукции.

Поступление материально-вещественных оборотных средств связано с функционированием отдела снабжения (службы закупок). Для принятия рациональных решений в области закупок необходимым условием является наличие своевременного и достоверного информационного обеспечения.

Формирование материальных запасов связано с работой поставщиков и менеджеров отдела службы снабжения, именно от них зависит обеспеченность предприятия материально-вещественными оборотными элементами экономического потенциала.

Для анализа обеспеченности предприятия материально-вещественными оборотными элементами экономического потенциала Г.В. Савицкая предлагает использовать ряд коэффициентов:

1. Коэффициент обеспеченности договорами (К_об.дог) рассчитывается по формуле

К_об.дог = (И_вн + ЗД) / Р_пл · 100%, (9.19)

где И_вн – внутренние источники обеспечения потребности, нат. ед.; ЗД – планируемое количество поставок материала по условию заключенных договоров, нат. ед.; Р_пл – плановый расход, или плановая потребность в материале, нат. ед. [2].

Данный коэффициент, с одной стороны, отражает эффективность работы персонала службы снабжения, с другой стороны – является основой для оценки работы поставщиков.

2. Коэффициент выполнения договорных обязательств (К_в/д) отражает эффективность работы поставщиков и рассчитывается по следующей формуле:

К_в/д = П / ЗД ·100%, (9.20)

где П – объем поставок материала.

3. Коэффициент обеспечения фактический отражает итоговый результат работы поставщиков:

К _об.ф = (И_вн + П)/ Р_пл · 100%. (9.21)

С нашей точки зрения, данный ряд коэффициентов должен быть дополнен показателем обеспеченности фактической потребности в материале, который должен рассчитываться, исходя из следующего выражения:

= (И_вн + П)/ Р_ф · 100%, (9.22)

где Р_ф – фактический расход, или фактическая потребность в материале, нат. ед.

Например, проанализировать обеспеченность предприятия материалом А, если плановая потребность составила 1000 нат. ед., по договорам, остаток запасов с прошлого года составляет 200 нат. ед., заключено договоров на поставку на 810 нат. ед. По результатам отчетного периода можно сделать следующие выводы из 400 единиц материала А, фирма «S» поставила 390 нат. ед., а фирма «G» – из запланированных по договору поставок 410 нат. ед. поставила 300 нат.ед. Однако фактическая потребность не совпала с плановой и составила 900 нат. ед.

Рассчитаем все возможные показатели обеспеченности предприятия материалом А.

3. Коэффициент обеспеченности договорами

К_об.дог = (200 + 810) / 1 000 · 100% = 101%.

Таким образом, служба снабжения заключила достаточное количество договоров на поставку материала А, в соответствии с плановой потребностью и, даже, несколько перестраховалась.

4. Коэффициент выполнения договорных обязательств будет следующий:

К_в/д = 690 / 810 ·100% = 85,2%.

К_в/д («S») = 390 / 400 ·100% = 97,5%.

К_в/д («G») = 300 / 410 ·100% = 73,1%.

Таким образом, можно сделать вывод, что по тем или иным причинам поставщики не выполнили своих договорных обязательств, тем самым, создав угрозу обеспеченности предприятия материалом А.

3. Коэффициент обеспечения фактический отражает итоговый результат работы поставщиков

К _об.ф = (200 + 690) / 1000 · 100% = 89%.

Из-за нерадивости поставщиков обеспеченность плановой потребности составила 89%. Следовательно, необходимо выяснить причины недопоставок, взыскать штрафы, в соответствии с договорами.

4. Коэффициент обеспечения фактической потребности

= (200 + 690)/ 900 · 100% = 99%.

Таким образом, учитывая тот факт, что фактическая потребность была ниже планового уровня можно судить об удовлетворительной работе службы снабжения и поставщиков.

Кроме этого, используя формулу (9.9), но приняв в ней норму расхода конкретного вида сырья и материалов, выраженную в натуральных единицах можно проанализировать текущее состояние запасов, путем сравнения фактических и нормативных показателей.

Приведем пример расчета в табл. 13.

Таблица 13

Пример анализа текущего состояния запасов материала А

Материал	Норма запаса в днях, дн.	Среднесуточный расход, тн	Норма запаса в натуральных единицах, тн, гр. 2×гр. 3	Фактический запас в днях, дн, гр. 6 / гр. 3	Фактический запас в натуральных единицах, тн	Отклонение в днях, гр. 6 – гр. 4	Отклонение в натуральных единицах, гр. 5 – гр. 2
1	2	3	4	5	6	7	8
А	20	4	80	17	68	–3	–12

Таким образом, вывод о состоянии запасов следующий. На складе на текущий момент наблюдается нехватка 12 тн запасов материала А, что соответствует 3-ех дневному простою, необходимо в ближайшие сроки решить вопрос о пополнении запаса.