Тема 7. Организация и ведение делового совещания

7.1. Сущность и специфика делового совещания

Различные формы делового совещания (съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары) являются по существу схожими. Их назначение – выявить круг основных идей и предложений для решения какой-либо сложной проблемы. Планируя совещание, представители администрации должны знать и понимать, что оно призвано содействовать развитию инициативы как у отдельных сотрудников организации, так и в производственных коллективах. (К сожалению, в ряде российских государственных и негосударственных организаций руководители рассматривают данную форму лишь как формальную необходимость, рутину или же как мероприятие-бенефис, на котором представители администрации ставят в известность персонал о кардинальных изменениях в стратегии и/или тактике поведения в рыночных условиях.)

Как правило, проводимые в рамках одного предприятия или учреждения совещания, затрагивают интересы нескольких структурных подразделений, что требует объективного учета различных мнений. По этой причине демократический (дипломатический) стиль его ведения, предполагающий согласование позиций и поиск компромиссного решения, является более предпочтительным, нежели авторитарный. Первый уместен в случаях, когда:

– имеется достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;

– решение может быть успешно реализовано при условии его признания всеми участниками обсуждения;

– участвующие в совещании понимают проблему и предлагают реалистичные варианты ее разрешения;

– на определенном этапе делового общения между субъектами возникли серьезные разногласия и необходимо переубедить несогласных в правильности предполагаемого решения.

Основные этапы делового совещания: подготовительный, собственно дискуссионный, принятия решения (утверждения программы действий).

Подготовка делового совещания предполагает определение его темы, времени и места проведения, заблаговременное оповещение участников, сбор и обработку необходимого эмпирического материала и (по необходимости) ознакомление с ним участников.

7.2. Организационно-методическая культура руководителя делового совещания

Руководитель (председатель) – главная фигура совещания. От его умения привлечь оптимальное количество фактов, позволяющих детально уяснить проблему, а также способности вовлечь присутствующих в процесс поиска или выбора решения зависит исход мероприятия в целом.

Синтезируя современные взгляды на место и роль руководителя делового совещания, в качестве слагаемых высокой культуры его поведения видятся следующие:

а) приверженность стратегической установке «оставаться на нейтральной позиции», но не безмолвствовать;

б) «удержание» дискуссии в рамках основной темы, умение адекватно реагировать на различия в манере изложения позиций ее участников;

в) подчеркивание значимости конструктивных предложений, подкрепленных фактами, и отклонение деструктивных, поверхностных;

г) последовательное предоставление права на выступление, исключение полемики вокруг позиции какого-либо участника;

д) уточнение расплывчатых суждений конструкциями типа: «Я правильно вас понял?» или «Вы хотите сказать, что...?»;

е) подведение промежуточных итогов с четким формулированием обобщенной позиции или наиболее типичных суждений, прозвучавших в выступлениях;

ж) краткое итоговое обсуждение приемлемого варианта в качестве базового и уточнение деталей принимаемого решения.

Как организатор дискуссии, руководитель должен уметь задать рациональную структуру обсуждения проблемы, т.е. четко сформулировать её сущность, показать актуальность и значение в кратком вступительном слове (в течение 5-7 минут), предоставить возможность высказаться всем желающим, обсудить в общих чертах «идеальный» вариант решения проблемы и выбрать по крайней мере три «реальных» варианта, из которых затем выкристаллизовать единственный – оптимальный, наиболее подходящий для конкретных условий.

На заключительном этапе особенно важно четко распределить обязанности по выполнению принятого решения. Каждое задание должно быть предельно ясным, указывать на исполнителя и время выполнения. Руководитель организует контроль за точным и своевременным исполнением отдельных поручений и решения, принятого на совещании, в целом.

Протокол делового совещания является официальным документом, на основании которого представители администрации вправе требовать от подчиненных сотрудников исполнения постановления. С этой целью копии такого постановления (решения) или полный текст (стенограмма) совещания вручаются ответственным исполнителям.

Протокольными реквизитами являются: наименование ведомства, учреждения, название документа, дата и место заседания, указание фамилий председателя и секретаря, состав (количество) участников, повестка дня, текст по форме – слушали, выступили, постановили; подписи председателя и секретаря. В зависимости от полноты фиксации хода совещания протоколы бывают краткими и полными (составляют с помощью стенографической или магнитофонной записи) [см. подробнее: 4, с.1-225; 10, с.400-436; 19, с.126-134].