Тема 6. Организация и проведение переговоров

Искусству ведения переговоров специально обучают во всем мире. Между тем некоторые российские бизнесмены до сих пор испытывают значительные трудности, так как не имеют целостного представления о переговорном процессе и тех национальных особенностях, которые необходимо учитывать, заключая сделки с иностранными партнерами. Для менеджера, функциональной обязанностью которого является подготовка и проведение коммерческих переговоров, учиться «на ходу» не только недопустимо, но и крайне опасно. Вот почему данная тема представляется особенно актуальной.

6.1. Понятие и структура переговорного процесса

Переговоры – форма устного делового общения, имеющая целью обсуждение и заключение контракта между участниками (сторонами).

Переговорный процесс включает три этапа: подготовительный, основной, заключительный.

Первый этап начинается с момента принятия предложения о переговорах и соответствующего уведомления об этом стороны, инициировавшей его. Непосредственная подготовка к переговорам предполагает решение организационных вопросов и проработку их содержания. Обычная продолжительность переговоров 1,5-2 часа, начало в 9.30 или 10.00. Местом проведения может быть территория одного из участников, каждого (поочередно) или нейтральная. Особые требования предъявляются к оформлению помещения для ведения переговоров. Как правило, на столы кладут блокноты, ручки (карандаши), ставят фужеры и воду. Встречает прибывших на переговоры не руководитель фирмы, а один из представителей администрации. Он обязан проводить гостей в офис, предложить снять верхнюю одежду и помочь удобно расположиться.

Проработка содержания предстоящих переговоров включает:

– анализ проблемы с целью уяснения основных подходов к ее решению;

– формулирование общей концепции переговоров (целей, задач, собственной позиции на них);

– конкретизацию наиболее вероятных вариантов решения;

– подготовку предложений и их детальную аргументацию;

– получение необходимых справочно-информационных материалов (о фирме-партнере, ее руководителях, в т.ч. их карьере, семейном положении, хобби) и составление требуемых документов.

Второй этап (собственно переговорный) охватывает две стадии: а) взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и б) их обсуждение (выдвижение аргументов и контраргументов), т.е. ведение дискуссии. Основным результатом дискуссии должно стать определение рамок возможной договоренности.

Третий этап – согласование позиций и выработка договоренностей. В зависимости от специфики и характера обсуждения проблем под согласованием имеется в виду и общая концепция, и просто круг вопросов из числа поднимавшихся в ходе переговоров, которые могут войти в итоговый документ.

Модель завершающего этапа: от общей формулы или принципа, взятых в качестве отправных пунктов, – к уточнению деталей.

6.2. Основы тактики и техники ведения переговоров

Достижение целей в ходе коммерческих переговоров возможно на основе диалектического сочетания тактики и техники их ведения.

Тактическим слагаемым здесь выступает свободное владение двумя базовыми методами – позиционного торга (конфронтационный подход) и принципиальных переговоров, или переговоров по существу (конструктивный подход). Цель первого – реализовать свою исходную, обычно завышенную позицию с наименьшими уступками. Это своеобразная игра, основанная на манипулировании поведением партнера, оказании давления на него. Данный метод чаще всего приводит к «серединному решению», которое не вполне удовлетворяет стороны, гораздо реже осуществляется по формуле «все или ничего». Второй метод более предпочтителен, так как партнеры исходят из сути дела, стремясь найти взаимную выгоду в совпадающем сегменте интересов и добиваясь обоснованного, справедливого результата в противоположном, независимо от воли каждой из сторон. Главное здесь – принятие удовлетворяющего все стороны решения, основанного на равноправном партнерстве. Атрибутом таких переговоров является участие посредников, наблюдателей, независимых экспертов.

Метод принципиальных переговоров требует соблюдения нескольких условий: во-первых, разграничения участников переговоров и предмета обсуждения; во-вторых, концентрации внимания на глубинных интересах – движущих силах, а не позициях сторон; в-третьих, выработки взаимовыгодных вариантов, способных примирить антагонистические интересы; в-четвертых, стремления к достижению результата, основанного на непредвзятой оценке или использовании объективных критериев (устоявшихся рыночных цен, экспертных оценок, таможенных правил и тарифов).

Наиболее распространенные типы решения: а) компромисс (идя на взаимные уступки, стороны реализуют принцип «соединенного решения»); б) новое решение (возникает в связи с включением конкретной проблемы в более широкий контекст, иную систему ценностей); в) асимметричное решение (уступки одной из сторон значительно превышают уступки другой).

Техническими слагаемыми на переговорах выступают специальные приемы, позволяющие реализовать избранную тактику. К универсальным приемам, используемым на любой стадии обмена мнениями, относят: «уход» или «уклонение от борьбы» (при обсуждении нежелательных вопросов), «затягивание», «выжидание», «салями» (медленное, поэтапное формулирование собственной позиции с целью получения максимальной информации от партнера), выражение согласия или несогласия, «пакетирование», завышение требований, расстановку «ложных акцентов» в собственной позиции, выдвижение требований «в последнюю минуту», постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов.

На стадии уточнения позиций в ходе переговоров приемлемы следующие приемы: «прямое открытие позиции», «принятие первого предложения партнера», «возражение партнеру», «упреждающая аргументация», «констатация существенных различий», вынесение спорных вопросов «за скобки». На этапе согласования позиций – «поиск общей зоны решения», «сюрприз» (принятие предложения, которое, по расчетам партнера, не должно быть принято Вами), «ультиматум, или последнее слово», «двойное толкование» (неконкретность формулировок для последующего использования «слабостей» документа в собственных интересах).

К некорректным приемам ведения переговоров следует отнести:

– умышленный обман;

– сомнительность намерений;

– неясность полномочий;

– преднамеренный выбор неподходящего места для проведения переговоров.