1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные/Форма.

2. Найдите требуемую запись с помощью кнопок Назад и Далее.

3. Отредактируйте запись.

4. Нажмите кнопку Закрыть.

Удаление записей с помощью формы

Для удаления записи:

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные/Форма.

2. Найдите требуемую запись и нажмите кнопку Удалить.

3. Подтвердите удаление нажав ОК.

4. Нажмите кнопку Закрыть.

Добавление записей

При использовании диалогового окна команды Форма вновь создаваемые записи заносятся в конец списка. Для добавления записи внутрь списка:

1. Установите курсор в строку, перед которой будет вставлена новая строка.

2. Выберите команду Вставка/Строка и введите в нее соответствующие значения.

Функции для работы со списками

Библиотека Excel содержит тринадцать встроенных функций списков (баз данных), позволяющих получить информацию из списка или произвести в нем необходимые вычисления. При этом некоторые из этих функций соответствуют уже известным Excel-функциям таблицы (например, БДСУММ(Список; Поле; Критерий поиска), БСЧЕТ( Список; Поле; Критерий поиски), ДМАКС(Список; Поле; Критерий поиска) и др.), но являются более гибкими, так как в них можно указывать определенные критерии.

Во всех функциях обслуживания баз данных первый параметр представляет собой ссылку на диапазон списка, второй параметр — ссылку на адрес, имя или содержимое ячейки с названием столбца в списке, к данным которого применяется данная функция, последний параметр представляет собой ссылку на критерии поиска.

Excel вычисляет результат функции для значений из обозначенного столбца списка, перебирая при этом только те записи, которые отвечают критерию поиска. Если область критериев состоит из заглавной строки и пустой строки критериев поиска, т.е. не имеет элементов и поэтому не представляет никаких ограничений, то обрабатываются все записи списка.

Для удобства работы с функциями баз данных следует заранее присвоить имена диапазонам ячеек, содержащим данные списка (включая заглавную строку) и область критериев.

Расчетные формулы, содержащие функции баз данных, целесообразнее вводить в ячейки из той области рабочего листа, которая не будет в дальнейшем мешать дополнению и расширению списка.

Таблицы автоматической подстановки данных

Таблицы подстановки данных при работе со списками используются для автоматической подстановки в область критериев определенных значений списка.

Для этого формируется специальная таблица данных (в любом свободном месте рабочего листа, книги и т.д.), в которую включаются те значения списка, по которым нужно произвести расчеты с помощью функций баз данных.

1. Либо в отдельный столбец, либо в отдельную строку введите список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода из области критериев.

2. Если значения расположены в столбце, то введите формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения. Правее первой формулы введите другие формулы (табл.1). Если значения расположены в строке, то введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. В том же столбце, но ниже наберите другие формулы (табл.2).

Таблица 1

	Формула 1	Формула 2	...
Значение 1	Область результатов подстановки
Значение 2
...
Значение N

Таблица2

	Значение 1	Значение 2	...
Формула 1	Область результатов подстановки
Формула 2
...

3. Выделите диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки.

4. Выберите команду Данные/Таблица подстановки.

5. Если таблица подстановки данных ориентирована по столбцам (значения подстановки расположены в строке), то в поле Подставлять значения по столбцам в введите ссылку на ячейку ввода из области критериев. Если же таблица подстановки данных ориентирована по строкам (значения подстановки расположены в столбце), то ссылка на ячейку ввода вводится в поле Подставлять значения по строкам в.

Результат выполнения команды подстановки будет помещен в ячейки, расположенные либо правее ячеек с формулами, либо под ячейками с формулами.

В некоторых случаях таблица подстановки может содержать сразу две таблицы данных, и в строке, и в столбце. При этом формула в таблице подстановки может быть записана только одна — выше столбца со значениями и левее строки со значениями. При выполнении команды Таблица подстановки следует указать сразу две ячейки ввода из области критериев для подстановки значений по строкам и для подстановки значений по столбцам.

Сводные таблицы

Сводные таблицы предоставляют еще один способ обработки больших списков данных. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информацию, благодаря ее возможности одновременно выполнять различные операции (подведение итогов, сортировку и фильтрацию).

Создание сводных таблиц осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц.

Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и наложенные фильтры.

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные/Сводная таблица.

2. В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц отметьте опцию в списке или базе данных Microsoft Excel.

3. Далее определите диапазон, с которым будет работать Мастер сводных таблиц. Щелкните на кнопке Далее.

4. В следующем окне определите, значения каких полей списка будут использоваться в качестве заголовков строк (зона Строка), каких — в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и каких — в качестве данных (зона Данные), по которым следует подвести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просуммировать значения выбранного поля. Для того чтобы изменить способ обработки данных по этому полю необходимо дважды щелкнуть по образовавшемуся в зоне Данные полю и выбрать нужную операцию). В зону Страница помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные. В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того, чтобы в новой таблице получить только итоговые значения следует все зоны, кроме зоны Данные оставить пустыми.

5. Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.

6. После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В левом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещенным в зону Страница. По умолчанию в таблице отображается вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля (в соседней справа ячейке) можно указать значение для фильтрации.

Используя панель инструментов Сводные таблицы можно изменять вид сводной таблицы.

Вставка информации в список Excel из другой программы

Для того, чтобы применить к спискам, подготовленным, например, с помощью текстового редактора (обширным прайс-листом, полученным по сети Интернет, или адресной книгой, списанной с компакт-диска) все средства Excel, предназначенные для обработки баз данных, необходимо эти списки преобразовать в списки формата Excel.

Такие преобразования существенно облегчает Мастер текста Excel:

1. Используя буфер обмена скопируйте из документа Word нужный текст и вставьте его на рабочий лист Excel.

2. После вставки все данные будут размещены в один столбец. Выделите весь занятый столбец.

3. Выберите команду Данные/Текст по столбцам.

4. После выбора формата данных в появившемся окне Мастер текстов (например, опции С разделителями) щелкните на кнопке Далее и задайте вид разделителя (например, <3апятая> и <Пробел>).

5. На следующем шаге лучше всего установить опцию Общий(в этом случае числа будут отображаться как числа, даты как даты, а текст как текст).

6. Щелкните на кнопке Готово.

7. Добавьте заглавную строку и выполните необходимые операции форматирования.