Лабораторная работа №9 работа со списками (базами данных)

Список — определенным образом сформированный на рабочем листе Excel массив данных со столбцами и строками. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи — одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки.

Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполнения, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в Excel используются формы (маски данных), в которых отображаются значения только одной записи.

Создание списка (базы данных)

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

В списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

Для создания списка с помощью формы (маски ввода):

1. Сформируйте заглавную строку списка. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.

2. Щелкните на любой из ячеек заглавной строки и выберите команду Данные/Форма.

3. В открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов, введите данные в каждое поле. Ширина полей соответствует самому широкому столбцу заголовка. Для перехода между полями можно пользоваться указателем мыши, либо клавишами <Тab> — для перехода вниз и <Shift><Tab> — для перехода вверх.

4. Нажмите кнопку Добавить для помещения значений данной записи в список и введите следующую запись. Для завершения процесса ввода данных нажмите кнопку Закрыть.

Поиск записей в списке

Для того чтобы в большой таблице найти записи, удовлетворяющие некоторому условию:

1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные/Форма.

2. Нажмите кнопку Критерии.

3. Введите критерии поиска в одно или несколько полей записи. Так, для поиска всех фамилий, начинающихся на букву А, достаточно в поле фамилии набрать А. Для поиска записей с величиной оклада, большей 500000, в поле оклада следует ввести >500000.

4. Нажимайте кнопки Назад и Далее, либо кнопки полосы прокрутки для поиска записей, отвечающих установленному критерию.

Для задания нового критерия поиска нажмите кнопку Очистить.

Редактирование записей с помощью формы

Для исправления значений (но не формул) в любом поле записи: