Лабораторная работа №7 работа с листами

Ярлыки листов

Ярлыки листов располагаются внизу слева в области рабочей книги. Имя каждого рабочего листа появляется на соответствующем ярлыке. Однако любому ярлыку может быть дано другое имя, длиной не более 31 символа.

Это имя может быть использовано при адресации листа в формулах.

Адресация листа

Для использования в формуле данных, расположенных на определенных листах, необходимо после названия листа поставить восклицательный знак, затем адрес ячейки. Диапазон листов задается через двоеточие.

Примеры адресации листов:

Лист1!А1; Sheet12!G23; Квартал1!В4:Е7; Лист1!:Лист3!А2

Во вновь создаваемую книгу по умолчанию Excel вставляет три листа.

Операции, выполняемые с рабочими листами, доступны при вызове контекстного меню (рис. 1). Щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку рабочего листа, можно выбрать нужную операцию из меню.

Рис. 1. Контекстное меню

Имя рабочего листа можно ввести не используя контекстное меню, для этого:

1. Щелкните дважды по ярлыку рабочего листа.

2. Введите имя листа в область ярлыка и нажмите Enter.

Для перемещения между листами щелкните ярлык необходимого листа. Имя текущего листа выделится жирным шрифтом.

Кнопки прокрутки ярлыков листов могут быть использованы для перехода к другим листам. Для перемещения по списку листов щелкните кнопки прокрутки ярлыков.

Для изменения количества выводимых ярлыков перетащите разделитель поля ярлыков вправо (рис. 2).

Рис. 2. Ярлыки листов

Операции удаления, перемещения и переименования листа отменить нельзя.

Добавление нового листа

Существует несколько способов добавления новых листов в рабочую книгу.

Команда Вставка, Лист (Insert, Worksheet) используется для добавления нового листа в текущую рабочую книгу. Новый лист будет вставлен перед текущим листом.

Любые формулы, использующие ссылки на листы, будут автоматически обновляться при добавлении нового листа.

Процедура, показанная ниже, также может быть использована для добавления нового листа.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку текущего рабочего листа для открытия контекстного меню.

2. Выберите Добавить (Insert). Появится диалоговое окно Вставка.

3. Выберите Лист (Worksheet) из диалогового окна и нажмите ОК.

Удаление листов

Для удаления листов из рабочей книги можно воспользоваться командой Правка, Удалить лист (Edit, Delete Sheet) или выбрать соответствующую команду из контекстного меню.

Копирование и перемещение листов

В процессе обработки электронных таблиц часто бывает необходимо перемещать и копировать листы как в пределах рабочей книги, так и в другую книгу.

1. Выделите лист для перемещения или копирования.

2. Выберите Правка (Edit), Переместить или скопировать лист (Move or Copy Sheet) или вызовите контекстное меню и выберите Переместить или скопировать (Move or Сору) (рис. 3).

Появится диалоговое окно Переместить или скопировать (Move or Copy).

3. В поле В книгу (То Book) выберите книгу, в которую листы будут скопированы или перемещены. Книга должна быть открыта, чтобы ее можно было выбрать,

4. Выберите лист, перед которым лист(ы) будет вставлен в поле Перед листом (Before Sheet).

5. Включите опцию Создавать копию (Create a Copy) для копирования. В противном случае данные будут перемещены.

6. Нажмите ОК после завершения.

Рис. 3. Диалоговое окно Переместить или скопировать

Как и ячейки таблицы, листы также могут быть перемещены или скопированы с помощью перетаскивания (Drag and Drop). Этот метод может быть использован для перемещения или копирования листов в пределах одной рабочей книги или для открытых книг из одной в другую.

Для перемещения листа перетащите ярлык выделенного листа на новую позицию. Указатель (треугольник) отмечает положение, куда будут помещены листы, когда кнопка мыши будет отпущена.

Для копирования листов перетащите выделенные листы на новую позицию при нажатой клавише Ctrl. Появление символа плюс (+) на указателе при копировании показывает, что выделенные листы будут скопированы.

Каждая ячейка в Excel имеет две координаты - номер строки и номер столбца. Поскольку рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов (по умолчанию из трех), то ячейке можно присвоить третью координату - номер листа, которая представляет собой третье измерение, что позволяет говорить об объемных таблицах.

Использование рабочих книг с несколькими листами обеспечивает следующие преимущества:

• гибкость в оформлении рабочих листов;

• возможность консолидации (объединения) данных.

В рабочей книге с несколькими листами с помощью группировки листов можно изменять формат одного листа таким образом, что одновременно изменяются и другие листы. Книга с несколькими листами может быть использована для размещения каждого сегмента данных на разных листах, позволяя выполнять операции вычислений независимо или объединять и связывать данные.

Например, если однотипная информация по кварталам размещается последовательно на четырех рабочих листах, то пятый лист может содержать итоговые данные за год. Для суммирования значений по кварталам создается формула связывания данных с использованием ссылок с именами листов.

Трехмерные ссылки

Excel использует ярлыки листов для определения адреса листа. Имя каждого листа последовательно увеличивается на единицу, начиная с Лист! (Sheetl). Трехмерные формулы включают области, которые охватывают более одного листа, т. е. определяют диапазон листов, содержащих данные.

Лист1: Лист2!В11; Квартал1: Квартал4!А1:А10

Объединение листов

Для выполнения общего форматирования ячеек таблицы, ввода заголовков и однотипных данных используется группировка или объединение листов.

Для объединения смежных листов:

1. Выделите ярлык первого листа.

2. Нажмите Shift и щелкните ярлык последнего листа.

Ярлыки объединенных листов станут выделенными.

Для объединения несмежных листов:

1. Выделите ярлык первого листа.

2. Нажмите Ctrl и щелкайте ярлыки тех листов, которые должны быть включены.

Ярлыки объединенных листов станут выделенными.

Для отмены объединения щелкните правой кнопкой ярлык любого листа из объединенных и в контекстном меню выберите Разгруппировать листы или щелкните ярлык любого листа, не принадлежащего к группе.

Создание ссылки на другую ячейку, книгу или программу

Создание связи между ячейками в одной или разных книгах

1. Щелкните ячейку, содержащую данные, с которыми требуется связать другую ячейку, а затем нажмите кнопку Копировать на панели инструментов Стандартная.

2. Щелкните ячейку, которую требуется связать, а затем нажмите кнопку Вставить.

3. Нажмите кнопку Параметры вставки, а затем выберите вариант Ссылки на ячейки.

Создание ссылки на ячейки в другой книге

1. Откройте книгу, содержащую ссылку, (называемую конечной книгой) и книгу, содержащую данные, на которые требуется сослаться, (называемую исходной книгой).

2. В конечной книге нажмите кнопку Сохранить.

3. Выделите одну или несколько ячеек, на которые требуется сослаться.

4. Если создается новая формула, введите знак равенства (=).

Если где-либо в формуле будет использоваться ссылка, она должна стоять после оператора или функции.

5. В меню Окно выберите имя исходной книги, а затем откройте лист, содержащий ячейки, на которые требуется сослаться.

6. Выделите ячейки, на которые требуется сослаться.

7. Допишите формулу. Для завершения ввода формулы нажмите клавишу ENTER.

Связывание и внедрение содержимого другой из программы через интерфейс OLE

Интерфейс OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) поддерживается множеством различных программ и используется для помещения документа, созданного в одной программе, в другую программу. Например, можно вставить документ Microsoft Word в Microsoft Excel. Чтобы просмотреть, содержимое какого типа можно вставить, выберите в меню Вставка команду Объект. В поле Тип объекта отображаются только объекты программ, установленных на данном компьютере и поддерживающих интерфейс OLE.

Главным различием между связанными и внедренными объектами являются место хранения объекта и способ его обновления после помещения в конечный файл.

Внедренные объекты хранятся в книге, в которую они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты остаются в отдельных файлах и их можно обновлять.

Связанные и внедренные объекты в документе

Создание связи с существующим файлом

1. Выберите лист, на который необходимо поместить связанный объект.

2. В меню Вставка выберите команду Объект.

3. Откройте вкладку Из файла.

4. В поле Имя файла введите имя файла или нажмите кнопку Обзор для выбора файла из списка.

5. Установите флажок Связь с файлом.

6. Чтобы просмотреть содержимое, снимите флажок В виде значка.

Чтобы внедренный объект отображался в виде значка, установите флажок В виде значка.

Примечание. Для вставки графических объектов и определенных типов файлов использовать команду Объект в меню Вставка нельзя. Для вставки графических объектов в меню Вставка выберите команду Рисунок, а затем — Из файла.

Внедрение документа

1. Выберите лист, на который необходимо поместить внедренный объект.

2. В меню Вставка выберите команду Объект.

3. Если документ еще не существует, откройте вкладку Новый. В списке Тип объекта выберите необходимый тип.

Если этот документ уже существует, откройте вкладку Из файла. В поле Имя файла введите имя файла или нажмите кнопку Обзор для выбора файла из списка.

4. Снимите флажок Связь с файлом.

5. Чтобы просмотреть содержимое, снимите флажок В виде значка.

Чтобы объект отображался в виде значка, установите флажок В виде значка.

Вставка части имеющегося документа в качестве связанного или внедренного объекта

1. В используемой программе выделите данные, которые требуется скопировать в качестве связанного или внедренного объекта.

2. Нажмите кнопку Копировать.

3. Выберите лист, на который необходимо поместить данные, а затем выберите позицию, в которой данные должны находиться.

4. В меню Правка выберите команду Специальная вставка.

5. Для вставки данных в качестве связанного объекта выберите команду Связать.

Для вставки данных в качестве внедренного объекта выберите команду Вставить. В поле Как выберите элемент, содержащий в своем имени слово «объект». Например, если данные были скопированы из документа Microsoft Word, выберите параметр Документ Microsoft Word.

Примечание. Вставить ячейки или диаграмму в качестве связанного или внедренного объекта в книгу Microsoft Excel невозможно. Однако для создания связи с ячейками или другим листом книги можно использовать команду Копировать рисунок (для этого откройте меню Правка при нажатой клавише SHIFT).

Создание ссылки на ячейки в этой же или другой книге

Приведенные ниже формулы содержат относительные ссылки на другие ячейки и их имена. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой, если ее значение зависит от значений в других ячейках. Например, ячейка B2 является зависимой, если она содержит формулу =C2.

Пример формулы	Описание
=C2	Использует значение в ячейке C2
=Лист2!B2	Использует значение в ячейке B2 на Лист2
=Ответственность-Актив	Вычитает ячейку Актив из ячейки Ответственность

1. Щелкните ячейку, в которую требуется ввести формулу.

2. В строку формул введите = (знак равенства).

3. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы создать ссылку, выделите ячейку, диапазон ячеек, место в другом листе или место в другой книге. Можно переместить границу выделения, перетащив границу ячейки, или перетащить угол границы, чтобы расширить выделение.

Чтобы создать ссылку на именованный диапазон, нажмите клавишу F3, выберите имя в поле Вставка имени и нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите клавишу ENTER.

Ссылка на имя в другой книге

Для представления ячейки или диапазона ячеек в другой книге можно создавать описательные имена.

Ссылка на определенное имя в другой книге

1. Откройте книгу, содержащую ссылку, (называемую конечной книгой) и книгу, содержащую данные, на которые требуется сослаться, (называемую исходной книгой).

2. В конечной книге нажмите кнопку Сохранить.

3. Выделите одну или несколько ячеек, на которые требуется сослаться. Если создается новая формула, введите знак равенства (=).

Если где-либо в формуле будет использоваться ссылка, она должна стоять после оператора или функции.

4. В меню Окно выберите имя исходной книги, а затем откройте лист, содержащий ячейки, на которые требуется сослаться.

5. Нажмите клавишу F3 и выберите имя, на которое требуется сослаться.

Определение имени, ссылающегося на ячейки в другой книге:

1. Откройте книгу, содержащую ссылку, (называемую конечной книгой) и книгу, содержащую данные, на которые требуется сослаться, (называемую исходной книгой).

2. В конечной книге откройте меню Вставка, укажите на пункт Имя и выберите команду Присвоить.

3. Введите имя ссылки в поле Имя.

4. Удалите содержимое поля Формула и оставьте курсор в этом поле.

Если имя является формулой, введите ее и поместите курсор в позицию, куда требуется вставить ссылку. Например, введите =СУММ() и поместите курсор между скобками.

5. В меню Окно выберите имя исходной книги, а затем откройте лист, содержащий ячейки, на которые требуется сослаться.

6. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, на которые необходимо сослаться.

7. В диалоговом окне Присвоение имени нажмите кнопку Добавить.

Установки для просмотра

Существует несколько опций для предварительных установок просмотра таблиц в Excel, которые доступны при выборе соответствующих закладок в окне диалога команды Параметры из меню Сервис (Tools, Options).

Для установки правил отображения элементов окна Excel выберите закладку Вид (View) и установите требуемые параметры (рис. 4.

Для проверки правильности вычислений в таблице следует включить опцию Формулы в поле Параметры окна, при этом в ячейках, содержащих формулы, можно их увидеть.

Для таблиц, содержащих рисунки и текстовые блоки, можно отключить сетку.

Для остальных параметров можно рекомендовать те опции, которые установлены на представленном экране.

Рис. 4. Закладка Вид команды Параметры

Фиксация панелей

Строки и столбцы, содержащие заголовки, могут быть зафиксированы на месте, подобно именам строк и столбцов. Заголовки остаются на месте, в то время как пользователь может просматривать содержимое рабочего листа. Фиксация заголовков особенно эффективна для улучшения читаемости больших таблиц, строки или столбцы которых находятся за пределами видимого экрана.

Позиция активной ячейки будет определять, какие строки и/или столбцы станут заголовками в результате прокрутки окна:

• выделение строки фиксирует верхнюю строку в качестве заголовка;

• выделение столбца фиксирует левый столбец в качестве заголовка;

• выделение ячейки фиксирует верхнюю строку и левый столбец в качестве заголовка.

1. Выделите подходящую ячейку, строку или столбец.

2. Выберите Окно, Закрепить области (Window, Freeze Panes).

Переместите бегунок и просмотрите таблицу при зафиксированных строках заголовка.

Если заголовок уже зафиксирован, команда Закрепить области изменится на команду Снять закрепление областей (Unfreeze Panes). Используйте эту команду для того, чтобы отменить фиксацию областей.

Разделение окон

Окно текущего рабочего листа может быть разделено на две или четыре части. Каждая панель показывает один и тот же рабочий лист, но любая из панелей может использоваться независимо для просмотра различных частей рабочего листа. Эта возможность полезна при создании формул для выбора ячеек, находящихся далеко друг от друга.

Позиция активной ячейки, строки или столбца определяет тип разделения (при выделении строки - вдоль листа, столбца - поперек, ячейки - на четыре части).

1. Выделите подходящую ячейку, строку или столбец.

2. Выберите Окно, Разделить (Window, Split).

Рабочий лист разделится, и появятся полосы разделения поперек или вдоль рабочего листа. Например, верхнее левое окно может использоваться для просмотра данных, в то время как нижнее правое для просмотра результатов вычислений.

Как только окно будет разделено, команда Разделить изменится на команду Снять разделение (Remove Split). Для удаления разделения окна нужно выбрать эту команду.

Просмотр макета

После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

Выберите Файл, Предварительный просмотр (File, Preview) или щелкните кнопку на панели инструментов Стандартная.

Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (рис. 5). Для управления масштабом просмотра нажмите кнопку Масштаб.

Рис. 5. Кнопки управления предварительным просмотром

Верхний колонтитул (Header) - это текст, который повторяется наверху каждой печатаемой страницы (типа заголовка и текущей даты). Нижний колонтитул (Footer) - это текст, повторяющийся внизу каждой печатаемой страницы (типа номера страницы). Колонтитулы видны в окне предварительного просмотра.

Окно диалога для пользовательской настройки Верхнего колонтитула или Нижнего колонтитула станет доступным, если выбрать Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул в закладке Колонтитулы.

Закладка Колонтитулы окна диалога Параметры страницы (Page Setup) имеет область для ввода верхнего и нижнего колонтитулов (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно Верхний колонтитул

Окна диалога содержат кнопки (табл. 1), которые могут использоваться для автоматической вставки некоторых данных в поля верхнего и нижнего колонтитулов.

Таблица 1