8.2. Обобщенная технология работы в электронной таблице

Работа в каждой электронной таблице имеет свои особенности, но можно говорить о типовой последовательности работы, представленной на рис. 8.1.

Установка параметров страницы. Настройки с помощью меню Вид: масштаб изображения, панели инструментов. Если таблица создается в новой книге, то сохранение файла: Файл/Сохранить как...
Проведение границ в пределах будущей таблицы, изменение ширины столбцов и высоты строк, объединение ячеек. Форматирование и ввод шапки таблицы
Форматирование столбцов таблицы. Ввод в ячейки исходных данных и формул, копирование формул
Графическое изображение результатов: построение диаграмм и графиков. Печать результатов

Рис.8.1. Типовая последовательность работы с электронной таблицей

В приведенной последовательности выделены 4 основных этапа.

Этап 1 можно назвать подготовительным. На этом этапе выполняются почти те же действия, что в начале создания каждого документа Word (см. подраздел 7.2).

На этапе 2 формируется структура таблицы. Шапка обычно выделяется и форматируется целиком (см. Форматирование данных в подразделе 8.1).

На этапе 3 форматируются столбцы таблицы – в основном те, что должны содержать действительные числа. В столбцы вводят исходные данные, но не результаты вычислений, даже если эти результаты очевидны, как в случае, когда складываются нули. Вместо результатов вычислений в соответствующие ячейки вводят формулы, по которым должны выполняться вычисления. Тогда при изменении исходных данных автоматически изменятся результаты вычислений по формулам, все итоговые суммы и даже графические зависимости, построенные по данным таблицы. Для копирования формул применяют автозаполнение (см. подраздел 8.1). Многие виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице, проводят с использованием встроенных функций и процедур (меню Вставка/Функция…). Иногда при работе с большими электронными таблицами также требуется сортировать строки по возрастанию или убыванию значений в определенных столбцах (меню Данные/Сортировка…).

Этап 4 позволяет в графическом виде представить результаты, полученные на предыдущем этапе. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде, в форме графиков и диаграмм.

Далее некоторые аспекты реализации приведенной схемы создания и использования электронных таблиц рассматриваются подробнее.

8.3. Ввод, редактирование, форматирование данных

Рабочая область электронной таблицы (лист книги) состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и практически не ограничивается (до 65 536 строк на листе). Имена столбцов – это буквы латинского алфавита: сначала от A до Z, затем от AA до AZ, от BA до BZ и т.д.

Все вводимые в электронную таблицу данные располагаются в ячейках и запоминаются с адресом ячейки. Чтобы ввести в таблицу данные, необходимо выделить ячейку. В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы.

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственным исключением является десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки – возможно, результат вычислений, произведенных по хранимой в ячейке, но невидимой формуле. Формула может содержать запись ряда арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными, хранимыми в других ячейках. Если ячейка с формулой выделена, то формулу можно видеть и редактировать в строке формул.

Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Функции подразделяются на математические, статистические, логические, финансовые и другие.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. К этому типу данных применимы такие операции, как добавление к дате числа (пересчет вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода).

Перед выполнением операций форматирования и редактирования требуется выделить фрагмент данных. Вокруг выделенных ячеек появляется черная рамка, а сами выделенные ячейки, кроме первой, выглядят как фотонегатив. Выделение можно выполнить с помощью клавиатуры или мыши теми же способами, которые описаны в подразделе 7.5 применительно к выделению фрагмента в Word. Содержимое выделенной ячейки появляется в строке формул и редактирования. В Excel можно выделить целую строку или столбец. Чтобы выделить строку (столбец) надо щелкнуть по заголовку строки у левой границы окна (по заголовку столбца в верхней части таблицы). Содержание ранее заполненной ячейки можно изменить следующими способами:

• выделить ячейку и внести исправления в строке формул, установив курсор в требуемую позицию,

• дважды щелкнуть ячейку и исправить текст прямо в ней.

Копирование и перемещение ячеек выполняется с помощью меню Правка, или с использованием кнопок панели инструментов Стандартная, или с помощью контекстного меню. Можно также скопировать или переместить лист, используя контекстное меню, появляющееся, как обычно, при щелчке правой кнопкой мыши по ярлыку листа, либо с помощью команд Копировать лист, Переместить лист в меню Правка. Содержимое ячеек можно очистить и удалить. Если выбрать команду Удалить, то удаляется строка (столбец) или ячейки со сдвигом влево или вправо. Если выбрать команду очистить, удаляется только содержимое ячеек. Это же самое можно выполнить, нажав клавишу <Delete>. Иногда требуется скопировать формат ячеек. Для этого используется кнопка Формат по образцу панели инструментов Стандартная. Надо выделить ячейки, формат которых копируется. Нажать кнопку Формат по образцу (указатель принимает вид знака плюс, рядом с которым расположена кисть) и выделить ячейки, в которые копируется формат. Кроме того, в Excel имеется возможность автозаполнения. Автозаполнение – быстрое заполнение нескольких ячеек одинаковым начальным значением или разными значениями из заранее созданных (существующих) рядов данных. Для уяснения процесса автозаполнения надо выполнить следующую последовательность действий:

• Ввести нужное значение в ячейку, например: Понедельник.

• Поместить указатель мыши в правый нижний угол ячейки. Указатель примет форму крестика.

• Перетащить указатель мыши через заполняемые ячейки вправо или вниз. В этом случае ячейки будут заполнены значениями: Понедельник, Вторник, Среда ... Воскресенье.

Если ввести число, выделить ячейку и выполнить автозаполнение, то ячейки заполнятся одним и тем же числом. Если нажать клавишу <Ctrl> и выполнить автозаполнение, то ячейки заполнятся рядом чисел с шагом единица. Если ввести два разных числа, выделить их, выполнить автозаполнение, то ячейки заполнятся числами с шагом равным разности между вторым и первым числом. Автозаполнение можно выполнить с использованием меню Правка. Для этого требуется ввести нужное значение в ячейку, выделить ее вместе с ячейками, которые надо заполнить, и в пункте меню Правка/Заполнение/Прогрессия выбрать тип заполнения.

Автозаполнение также применяется для копирования формул (см. подраздел 8.4).

Форматирование среди прочих операций (см. подраздел 8.2) предусматривает изменение высоты строк и ширины столбцов. Для этого надо выделить заголовки строк (столбцов) и с помощью меню Формат/Высота строки (Ширина столбца) изменить высоту строки или ширину столбца. Высоту строки и ширину столбца, можно изменять мышью, установив курсор на нижнюю линию сетки в поле заголовков строк или на границу между столбцами. Курсор примет вид перекрестья со стрелками, направленными в противоположные стороны. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно передвинуть линию сетки.

Для форматирования ячеек их надо выделить и с помощью меню Формат/ Ячейки выбрать вкладки Число, Выравнивание, Шрифт, Граница (рис. 8.2, 8.3). С помощью вкладки Число устанавливают формат выделенных ячеек.

Рис.8.2. Задание числового формата

Вкладка Выравнивание, кроме горизонтального и вертикального выравнивания символов в ячейках, дает возможность изменить ориентацию надписи и указать для нее отступ от края ячейки. Флажок Переносить по словам позволяет разместить текст в ячейке в нескольких строках. Флажок Объединение ячеек используется, в основном, при конструировании шапки таблицы и для заголовков. Для объединения ячеек (по горизонтали и вертикали) также очень удобна кнопка Объединить и поместить в центре. Она находится на панели инструментов Форматирование. Если ячейки объединили, а затем решили отказаться от объединения, то надо выделить объединенную ячейку и изменить ее формат: во вкладке Выравнивание удалить флажок Объединение ячеек.

Тип шрифта, размер, начертание, а также границы и заливку можно выбрать, используя меню Формат/Ячейки/Шрифт (Граница, Вид), или же соответствующие кнопки панели инструментов Форматирование.

Рис. 8.3. Использование вкладки Выравнивание при форматировании ячеек