2.5.2. Создание таблицы в режиме "Конструктора"

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц (Рис. 12) можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется "бланком структуры таблицы" или просто "бланком таблицы". В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Рис. 12

"Бланк таблицы" имеет три столбца и очень напоминает рабочий лист приложения Excel. Значит, также как и в Excel, можно менять ширину столбцов и высоту строк.

В столбце "Имя поля" заносятся имена атрибутов таблицы базы данных. В столбце "Тип данных" выбираются типы атрибутов. В столбце "Описание" можно занести любой текст, который является по своей сути комментарием.

Необходимые данные и параметры атрибутов для заполнения таблицы "Студенты" из учебной базы данных "Успеваемость студентов МГТУ "Станкин"" приведены в идентификационной таблице (Рис. 12).

2.5.2.1. Типы данных

При выборе типа данных в поле появляется кнопка выбора, щелкнув по которой открывается список типов (Рис. 13).

В каждое поле допускается ввод данных только одного типа.

Рис. 13

Типы данных, используемых в Access:

• Текстовый – тип данных для текстовой информации. Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов. Число символов, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства "Размер поля". Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля.

• Поле МЕМО – тип данных, создающий текстовый файл, содержащий информацию по содержимому атрибута; Длинный текст или комбинация текста и чисел - до 65535 символов. (Если поле MEMO обрабатывается через объекты доступа к данным и содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).

• Числовой – для ввода чисел, используемых для проведения расчетов, формат числа задается в свойствах поля "Размер поля".

• Дата/время – для типа календарных дат и времени; относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

• Денежный – Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

• Счетчик – числовое поле, числа – натуральные; уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Автоматическая нумерация записей выполняется в том случае, если таблица включает поле с типом данных "Счетчик".

• Логический – для логических значений ("Да", "Нет").

• Поле объекта OLE – тип данных для вставки различных объектов по OLE-технологии. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

• Гиперссылка – данные для работы по сети. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст - текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес - путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL), дополнительный адрес - смещение внутри файла или страницы. Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду "Гиперссылка" из меню "Вставка".

• Мастер подстановок… - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Внимание: Поля MEMO, гиперссылки и объекта OLE не допускают индексирования.

Советы:

• Денежный тип данных рекомендуется использовать для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним-четырьмя знаками в дробной части. При обработке значений полей типа "С плавающей точкой (4 байт)" и "С плавающей точкой (8 байт)" выполняются вычисления с плавающей точкой. Для значений денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.

• Если для полей с номерами телефонов и факсов задать тип данных "Числовой", то Access проигнорирует первые цифры 0 (например, в коде города), поэтому надлежит устанавливать для таких полей текстовый тип данных.

Осторожно! Изменение типа поля после ввода данных в таблицу вызовет занимающее достаточно долгое время преобразование данных при сохранении таблицы. Несовместимость существующих данных с новым значением свойства "Тип данных" может привести к потере данных.