2.8. Разработка форм

Вводить информацию в базу данных можно двумя способами: в таблицу и форму. Выбор способа ввода данных зависит от частоты их изменения.

Если предполагается, что вводимые данные будут изменяться редко, то для работы с данными используйте таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать и тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных.

Но если данные будут изменяться часто, помещайте их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например на информации, касающейся конкретного студента.

Любая форма строится на основе таблицы или запроса и позволяет создавать пользовательский интерфейс. На основе одной таблицы можно построить несколько форм. Например, для учебной базы данных "Успеваемость студентов" на основе таблицы "Студенты" можно построить формы для декана, или для преподавателей, или для бухгалтерии.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовых полей для ввода и редактирования данных, кнопок, флажков, переключателей, списков, меток полей, рамок объектов для отображения графики и объектов OLE.

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы.

Форму можно создать тремя способами (Рис. 1):

• с помощью "Конструктора форм";

• с помощью "Мастера форм";

• с помощью "Автоформы".

Рис. 1

• Конструктор. Отображает совершенно пустую форму в окне конструирования формы.

• Мастер форм. Создает форму в одном из трех принятых по умолчанию форматов (в столбец, ленточная или табличная) на основании ответов пользователя на заданные мастером вопросы.

• Автоформа: в столбец. Автоматически создает форму с полями в один или несколько столбцов.

• Автоформа: ленточная. Автоматически создает ленточную форму.

• Автоформа: табличная. Автоматически создает табличную форму.

• Диаграмма. Создает форму с диаграммой.

• Свободная таблица. Создает свободную таблицу для Excel.

Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

2.8.1. Создание формы с помощью "Мастера"

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно (С помощью "Конструктора") или воспользоваться "Мастером". Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим "Конструктора".

Использование "Мастера форм" — это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. "Мастер форм" ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу.

С помощью "Мастера" можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Примером обычной является форма, содержащая сведения из одной таблицы. Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».

Рассмотрим использование "Мастера форм" на примере учебной базы данных "Успеваемость студентов".