2.5.2.3. Подстановка

Мастер подстановок позволяет создать поле, в котором выводится список значений одного из следующих двух видов, что облегчает ввод данных:

• список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

• список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы.

При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи, совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице. При этом создается объединение со связанной таблицей, позволяющее отображать (но не сохранять) значения поля. Внешний ключ сохраняется, но не отображается. Это приводит к тому, что любое обновление данных в таблице, из которой данные выбираются, будет отражаться как в самой таблице, так и в подстановочном списке. Поле списка подстановок необходимо определять из таблицы, содержащей внешний ключ и отображающей список подстановок.

Так, можно создать таблицу "Города" с ключевым полем "Город", занести в нее данные (Рис. 21).

Рис. 21

Тогда, в таблице "Пример1", в поле "Город" можно установить подстановку значений. Для этого во вкладке "Подстановка" свойства поля устанавливается "Тип элемента управления" как "Поле со списком".

В поле "Тип источника строк" нужно указать откуда будут браться данные - "Таблица/запрос". В поле "Источник строк" выбирается таблица с данными – "Города" (Рис. 22).

Рис. 22

Теперь при заполнении таблицы "Пример1" в ячейках столбца "Город" будет использоваться список значений (Рис. 23), из которого можно выбирать названия городов.

Рис. 23

Тоже действие можно сделать и для учебной базы данных "Успеваемость студентов". Заполнив таблицу "Группы", можно в отношении "Студенты" поле "Группа" сделать полем со списком, указав в режиме "Конструктора таблиц" во вкладке "Подстановка" свойств поля в качестве "Источника строк" поле "Группа" из отношения "Группы". Тогда при вводе группы в отношении "Студенты" в поле "Группа" будет отражаться список групп из отношения "Группы" (Рис. 24).

Рис. 24

2.5.2.4. Ключевое поле

Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются.

В режиме "Конструктора таблицы" выделите поле или поля, которые следует назначить ключевыми, а затем нажмите кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов.

Microsoft Access автоматически создает индекс для ключа таблицы и использует его для поиска записей и объединения таблиц. Ключ не может содержать пустых и повторяющихся значений. Порядок полей определяет используемый в таблице по умолчанию порядок сортировки.

Если в новой таблице не определен ключ, то при сохранении таблицы Microsoft Access открывает диалоговое окно с приглашением создать ключ автоматически (Рис. 25). При нажатии кнопки "Да" в таблицу добавляется поле счетчика (со значением "Последовательные" свойства "Новые значения" во вкладке "Общие"), которое определяется как ключевое. При нажатии кнопки "Нет" таблица сохраняется без определения ключа.

Таблицу, в которой не определен ключ, нельзя использовать при установлении межтабличных связей; кроме того, поиск и сортировка в такой таблице выполняются медленнее.

Рис. 25