9.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Структура счета 71

Сн – задолженность подотчетного лица предприятию на начало отчетного периода	Сн - задолженность предприятия подотчетному лицу на начало отчетного периода
Выдача денежных средств под отчет Возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств	Использование подотчетных сумм согласно авансовому отчету Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Ск - задолженность подотчетного лица предприятию на конец отчетного периода	Ск - задолженность предприятия подотчетному лицу на конец отчетного периода

Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого работника. При журнально-ордерной форме учета используется журнал-ордер №7. Это комбинированный регистр, в котором совмещаются данные синтетического и аналитического учета.

Типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дт	Кт
1.	Выданы денежные средства под отчет на хозяйственные и командировочные расходы	71	50
2.	Использованы подотчетные суммы согласно авансовому отчету: на приобретение материалов на приобретение основных средств на командировочные расходы	10,19 08,19 26,19	71
3.	Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы	50	71
4.	Выдан из кассы перерасход подотчетных сумм	71	50

9.3. Учет командировочных расходов

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Общий порядок направления работника в командировку определен нормами статей 166-168 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки».

В соответствии с ТК РФ максимальный срок служебных командировок может быть установлен коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением руководителя организации).

За весь период нахождения работника в командировке за ним сохраняется средний заработок.

Направление работника в командировку оформляется унифицированными формами первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1. К ним относятся:

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9 или ф. № Т-9а).

• Командировочное удостоверение (ф. № Т-10).

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т – 10а).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс, для определения размеров которого в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. Работнику возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с командировками, к которым относятся:

• расходы по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного проживания (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации

Порядок и размеры возмещения данных расходов определяются коллективным договором организации или локальным нормативным актом. В бухгалтерском учете расходы, связанные со служебными командировками, в полном объеме отражаются в составе расходов организации.

В отношении некоторых расходов, связанных с командировками, существуют особенности учета для целей налогообложения (см. таблицу 1).

Таблица 1