Бухгалтерские проводки:

1. Выдано под отчет на командировочные расходы (42 руб. х 1 000 евро):

Дт сч. 71 - Кт сч. 50 42 000 руб.

2. Представлен авансовый отчет (40 руб. х 1000 евро):

Дт сч. 26 - Кт сч. 71 40 000 руб.

3. Отражается отрицательная курсовая разница по счету 71:

(42 руб. – 40 руб.) х 1 000 евро = - 2 000 руб.):

Дт сч. 91/2 Кт сч. 71 1 000 руб.

9.4. Учет хозяйственных расходов

Из кассы предприятия подотчетным лицам могут выдаваться наличные денежные средства на следующие хозяйственные расходы: приобретение товарно-материальных ценностей и оплата расходов, связанных с текущей деятельностью организации (канцелярские, почтово-телеграфные, оплата транспортных услуг, покупка горюче-смазочных материалов и др.). Подотчетное лицо оформляет заявление на выдачу денежных средств на определенные цели, на котором руководитель организации ставит разрешительную надпись. Деньги выдаются под отчет по РКО, где по строке «Приложение» указывается «Заявление на выдачу денежных средств».

При этом необходимо соблюдать следующие условия:

1. к авансовому отчету следует приложить все документы, подтверждающие фактические расходы: товарные чеки, кассовые чеки, счета-фактуры, торгово-закупочные акты, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ, оказанных услуг;

2. приобретенные товарно-материальные ценности должны быть оприходованы на склад по приходному ордеру склада или приходной накладной или непосредственно переданы в подразделения по требованию с распиской получателя. Копии этих документов прилагаются к авансовому отчету, или прямо в авансовом отчете делается ссылка на них. Прямое отнесение стоимости горюче-смазочных материалов на счета расходов должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях розничной торговли подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету кассовый чек и товарный чек со штампом «Оплачено». Делается бухгалтерская запись:

Дт сч.10 - Кт сч.71

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях оптовой торговли или на предприятиях-изготовителях подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету накладную, счет-фактуру, квитанцию к ПКО. Во всех этих документах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой. Делается бухгалтерская запись:

Дт сч.10, 19 - Кт сч. 71

Оплата подотчетным лицом производственных расходов, связанных с текущей деятельностью организации, отражается:

Дт сч. 25, 26, 19 - Кт сч. 71

Оплата подотчетным лицом непроизводственных расходов, связанных с текущей деятельностью организации, отражается:

Дт сч. 91/2 - Кт сч.71

9.5. Учет представительских расходов

Представительские расходы – это расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) организации и ревизионной комиссии. К ним относятся:

• проведение официального приема (завтрак, обед, ужин или другое аналогичное мероприятие) представителей других организаций;

• транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с их доставкой до места проведения встречи;

• буфетное обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.