§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що від­повідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів⁴:

Набір реквізитів відповідає видові організаційно-розпорядчих документів.

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класи­фікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлін­ської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце укладання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, що містить тільки ті реквізи­ти, які відповідають змісту документа і фіксують постійну інформа­цію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо). Вони мають трафаретний текст - дослівне відтворення постійної ін­формації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого запов­нення (змінні реквізити).

Встановлено два види бланків: І) загальний (для виготовлення на­казів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для служ­бових листів.

5 Докладніше про вимоги до виготовлення бланків організаційно-розпорядчих до­кументів див.: Діденко а.Н. Зазнач, праця. - с. 16-23.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210x297 мм) або формату А5 (148x210 мм)⁵. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, під­вищує культуру ділового спілкування.

Для бланків документів установлено два варіанти можливого роз­ташування реквізитів - кутовий і поздовжній. Поздовжнє розташу­вання реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній дер­жавним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва орга­нізації разом із назвою вищої інстанції.

Загальні правила оформлення реквізитів такі:

1. Державний герб України - Тризуб.

Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою ряд­ка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства.

Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна вико­ристовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород.

Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа.

Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємст­ва, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.

7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.

Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

8. Назва структурного підрозділу.

Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім рек­візитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі рекві­зити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідов­ності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у назив­ному відмінку, напр.:

Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет