Тема3 Методология организации системы управления персоналом.

Вопросы:

3.1. Цели, задачи, Функции системы управления персоналом.

3.2. Организационные структуры управления персоналом.

3.3. Принципы и методы построения системы управления персоналом.

Исходя из необходимости познания и последующего использования методологических средств в теории и практике управления персоналом в теме определяется цель: изучить методологические основы организации систем управления персоналом. Рассматриваются вопросы, характеризующие методологические особенности разработки систем управления персоналом.

Методология – учение о структуре, логической организации, методах и средствах деятельности [1]. В праксеологическом аспекте под методологией понимается система определенных теорий, которые используют роль руководящего принципа, орудия научного анализа, средства реализации этого анализа. Назначение методологии – давать четкое, системное, развивающееся знание о законах, категориях, при помощи которых действительность может получать адекватное отражение в сознании людей. Есть и другое понимание методологии, где методология – не просто учение о средствах, методах мышления и деятельности, а и о форме организации жизнедеятельности людей. Перечисляя различные определения, мы преследуем цель не констатации отсутствия сложившегося понятия, а влияние методологии на решение проблем разработки систем управления персоналом

Л.С. Выгодский (один из основателей современной отечественной психологии) отмечал необходимость в целенаправленном руководстве со стороны методологии, называя ее философией специальных дисциплин. По его мнению функциональное место и значение методологии в «организме» науки то же, что и место и значение скелета в организме живого существа. Этот «принципиально-методологический скелет» обеспечивает единство и целостность научных систем. Под скелетом понимается система основных понятий какой-либо области знания, ее концептуальный каркас Итак, методология важна и в управлении, в науке, в жизни и деятельности человека и общества.Что такое методология сегодня? В самом начале мы уже отвечали – учение о методах, методах познания каких-либо объектов.

. В любой организации можно выделить несколько общих признаков:

--- Наличие целей деятельности;

---Существующие устойчивые связи между членами организации и правила, определяющие порядок этих взаимоотношений (организационная структура и культура);

---Постоянные взаимодействия во внешней и внутренней среде;

---Использование различных ресурсов для достижения поставленных целей.

3.1. Цели, задачи, Функции системы управления персоналом.

3.1.1 Цели организации

Организации люди создают для достижения целей.

Цель – очень сложная категория теории управления, имеющая многие определения. Цель в кибернетике – характеристика поведения системы, направленного на достижение определенного конечного состояния. Цели организации в системе менеджмента – «прогнозируемые, пла­нируемые и желаемые результаты, которые должны быть достигнуты организацией и на дости­жение которых направлена ее деятельность».

Сложность организации обуславливает ее многоцелевой характер, иерархию целей, их при­оритетность. При этом гомеостатичность и целостность системы требуют установления опреде­ленного равновесия между целями. Все цели (дерево целей) определяются миссией организа­ции, выражающей ее общественное предназначение, сложившейся системой разделения труда.

Миссия, в свою очередь, способствует сплочению организации, ее единению, формирова­нию организационной культуры, определяет принципиальные положения для разработки стра­тегии.

Характеристики целей расписаны во многочисленных учебниках, но мы подчеркиваем сле­дующее:

цель определяет организационную структуру организации, систему управления, меха­низм управления;

цель является системообразующим, системоорганизующим фактором.

Еще А.А.Богданов обосновывал, что организационные системы развиваются, если они открыты и имеют цель/. В процессе развития организаций с ростом её масштабов, изменением внешней и внутренней среды, изменением культуры общества или смены собственности может происходить изменение целей.

В экономических организациях непосредственне влияние на цели оказывают:

-клиенты на рынке производства товаров и услуг;

-собственники (люди, вложившие средства в организацию);

-сотрудники (люди, работающие в организации).

Влияние каждой группы изменяетсяво времени. Достижение баланса в соглосовании интересов всех груп достаточно затруднено, но ,в тоже время, является условием для эффективного функционирования и развития организации. Цели организации определяют функции и задачи её персоналу в том числе и кадровым службам.

Основными функциями системы управления персоналом организаций в странах с рыночной экономикой являются:

- Формализация методов и процедур отбора кадров;

- разработка научных подходов к определению потребностей в кадрах и к оценке их деловых качеств;

- выдвижение молодых и перспективных работников.

В любой организации действие системы управления направлено на поддержание или улучшение работы трудового коллектива. При этом она играет роль координирующего центра, который мобилизует и приводит в движение людские ресурсы отганизации для достижения поставленных целей.

На сегодня небольшие предприятия обычно не имеют специальной системы управления персоналом, и все функции по управлению человеческими ресурсами выполняет сам руководитель или его заместитель. Однако по мере роста и расширения предприятия начинают появляться простые, а затем и более сложные организационные структуры управления персоналом и деятельность, связанная с кадрами, переходит в руки кадровых служб.

Работа системы управления персоналом направлена на:

-формирование необходимых кадровых ресурсов;

- установление между людьми соответствующих деловых отношений, на созидательный процесс совместной трудовой деятельности;

- способстввование развитию кадров, их обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, отличаются друг от друга по полу, возрасту, образова национальности, семейному положению и т.д. Это заметно влияют как на качество работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение всех членов организа В связи с этим кадровые службы должны стимулировать положительные результаты работы и поведения каждого сотрудника. Это выдвигает перед кадровиками ряд очень сложных задач, от решения которых в большей степе ни зависит успешное функционирование организации.

3.1.2 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

До последнего времени само понятие управление персоналом в нашей управленческой практике отсутствовало. Система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но в основном работу по управлению кадрами выполняли линейные руководители.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции:

- приема и увольнения кадров;

-обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров.

Для выполнения задач переподготовки часто создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. В настоящее время отделы кадров украинских организаций во многих случаях еще являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделениями, выполняющими функции управления кадрами. Для решения социальных проблем в организациях создаются службы социального исследования и обслуживания. Схема сложившейся на сегодня организационной структуры системы управления персоналом организации приведена на рис. 2.1.

Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении. В силу этого они не выполняют всей полноты задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы. Особенно слабо решаются задачи:

-социально-психологической диагностики, анализа и регулирования групповых и личностных взаимоотношений, отношений руководства;

-управление производственными и социальньными конфликтами и стрессами;

- информационное обеспечение системы кадрового управления;

-уп­равление занятостью;

-оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

-анализ кадрового потенциала и потребности в персонале;

-маркетинг кадров;

-планирование и контроль деловой карьеры;

- профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

-управление трудовой мотивацией; правовые вопросы трудовых отношений;

- психофизиология, эргономика и эстетика труда.

В условиях рынка эти задачи выдвинулись на первый план, и в их решении заинтересована каждая организация.

Основу концепции построения системы управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных устано­вок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед органи­зацией.

Изменения в экономической и политической системах в нашей стране одновременно не­сут как большие возможности, так и серьезные угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь практически каж­дого человека. Управление персоналом в такой ситуации приобретает особую значимость, поскольку позволяет обобщить и реализовать целый спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личного фактора в построении системы управления персоналом компании.

Можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в организации.

1) Иерархическая структура организации, где основное средство воздействия — это отношения власти: подчинения, давление на человека сверху посредством принуждения, конт­роля над распределением материальных благ.

2) Культура, т.е. вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совмест­ные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

3) Рынок — совокупность равноправных отношений, основанных на купле—продаже

продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Эти факторы воздействия достаточно сложные и взаимосвязанные, они на

практике редко реализуются в отдельности. Какому из них отдается приоритет, таков и облик

экономической ситуации на предприятии.

При переходе к рынку на макроэкономическом уровне происходит постепенный отход от иерархического управления, жесткой системы административного воздействия исполнитель­ной власти на рыночные отношения, отношения собственности и возникает необходимость принципиального пересмотра иерархии и приоритетов социально-экономических ценностей.

Главное внутри организации — работники, а за его пределами — потребители продукции. Необходимо повернуться к потребителю, к прибы­ли, к социальным нормам, основанным на здравом экономическом смысле и нрав­ственности.

Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб — отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и коорди­нации деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижени­ем, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.

Безусловно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организа­циях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные ру­ководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реали­зации функций.В ряде организаций формируются структуры управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами. В зависимости от размеров организации состав подразделений будет меняться:

- в мелких организациях одно под­разделение может выполнять функции нескольких подсистем;

-в крупных - функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение.

Опыт показывает, что в настоящее время в состав службы управления персоналом многих организаций входят следующие подразделения: отдел кадров, отдел обучения, отдел оценки персонала и оплаты труда, отдел социальной защиты и другие отделы социальной инфраструктуры,; отдел охраны труда и техники безопасности, лаборатория социологии, отдел охраны окружающей среды, юридический отдел, отдел организации труда, производства и управления, отдел научно-технической информации, патентно-лицензионный отдел, бюро рационализации и изобретательства.

3.1.3 Раскроем цели и функции основных подразделений службы управления персоналом.

Цель отдела кадров: обеспечение кадрами производственной программы (наем, расстанов­ка, увольнение); кадровое делопроизводство; анализ текучести кадров и дисциплины труда; учет военнообязанных; подготовка кадровых приказов.

Цель отдела обучения: обучение руководителей, специалистов, рабочих..

Функции отдела обучения:

обучение руководителей, специалистов, рабочих основам рыночной экономики по отдель­ным программам;

проведение обучения и аттестации руководителей, специалистов, рабочих на знание правил безопасности и охраны труда;

повышение квалификации руководителей и специалистов через обучение в высших и сред­них учебных заведениях;

подготовка преподавателей из числа руководителей и специалистов организации;

организация и учебно-методическое руководство производственно-экономическим обуче­ нием рабочих через подготовку и переподготовку;

изучение и обобщение опыта работы лучших рабочих;

организация производственной практики студентов и учащихся.

Цель отдела оценки персонала и оплаты труда: объективно оценивать результаты деятельно­сти каждого работника для поддерживания эффективной мотивации его труда.

Функции отдела оценки персонала и оплаты труда:

совершенствование организационных структур управления;

организация работы по составлению должностных инструкций персонала; разработка штат­ного расписания и изменений к нему на основе утвержденной структуры, согласование штат­ных расписаний структурных подразделений;

систематическое отслеживание численности по структурным подразделениям;

внедрение современной системы оплаты труда, ориентированной на конечный результат; разработка и совершенствование системы оценки труда персонала; формирование и внедрение системы премирования как фактора мотивации труда;

внедрение контрактной работы по аттестации рабочих мест;

разработка графиков работы предприятия (одно-, двух- и трехсменный режим) и согласова­ние графиков работы структурных подразделений;

анализ технико-экономических показателей структурных подразделений по труду;

составление статистической отчетности по трудовым показателям.

Цель отдела социальной защиты: осуществление прав и гарантий социальной защиты для каждого работника.

Функции отдела социальной защиты:

разработка форм социальной защиты работающих;

планирование и использование средств социального страхования; организация фонда материальной помощи;

оформление пенсионных дел и работа с ветеранами труда;

медицинское и другие виды страхования работающих;

организация выплаты ссуд, всех видов пособий и обеспечение санаторно-курортными путевками;

организация социальной защиты молодежи;

организация общественных мероприятий для работников и ветеранов организации.

Цель отдела охраны труда и техники безопасности: обеспечение безопасности и условий труда на каждом рабочем месте.

Функции отдела охраны труда и техники безопасности:

организация и координация работы по охране труда в организации;

контроль за соблюдением законодательных и иных нормативно-правовых актов труда работников;

совершенствование профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и улучшение условий труда;

консультирование работодателей и работников по вопросам охраны труда;

проведение анализа производственного травматизма и профессиональных заболеваний;

согласование разрабатываемой в организации проектной документации в части соблюдения в ней требований по охране труда;

анализ и обобщение предложений по расходованию средств фонда охраны труда;

составление отчетности по охране труда.

Цель социологической лаборатории: формирование корпоративной культуры и здорового морально-психологического климата в каждом структурном подразделении.

Функции социологической лаборатории:

изучение социологических и психологических проблем организации труда, быта работников, разработка путей и методов их решения;

повышение стабильности трудового коллектива, его активности ; повышение активности системы социального управления; пропаганда социологических и психологических знаний;

разработка системы положительных взаимоотношений на предприятии, основ корпоративной культуры; разработка и внедрение мероприятий по повышению удовлетворенности трудом.

Функции заместителя директора по управлению персоналом организации..

Заместитель директора по управлению персоналом утверждает:

штатные расписания служб и структурных подразделений; положения по оплате труда;

графики работы подразделений предприятия;

заявки на выпускников вузов, техникумов и средних учебных заведений;

заявки на обучение, составленные отделом обучения кадров с учетом предложений структурных подразделений предприятия; учебные программы по обучению кадров; графики проведения обучения;

графики проверки знаний руководителей и специалистов; экзаменационные билеты для проверки знаний руководителей и специалистов;

положение по оценке деятельности сотрудников;

инструкции по технике безопасности, разработанные отделом охраны труда и техники безопасности;

акты о расследовании несчастных случаев;

сметы расходов отделов службы;

графики очередности отпусков работников службы.

Заместитель директора по управлению персоналом подписывает:

приказы о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, директоров филиалов и заместителей директоров предприятия;

приказы об увольнении за нарушение трудовой и производственной дисциплины по статьям, предусмотренным КЗоТ Украины;

приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до 16 лет;

приказы о материальном поощрении юбиляров в пределах утвержденных смет;

приказы о предоставлении отпусков с сохранением (и без сохранения) заработной платы;

поручения и документацию при оформлении пенсий; приказы о выделении единовременно­го вознаграждения при выходе на пенсию;

приказы об обучении работников предприятия, подготовленные отделом обучения; прика­зы об организации практического обучения студентов вузов, учащихся техникумов и ПТУ, подготовленные отделом обучения; договоры с институтами повышения квалификации, учеб­ными комбинатами, высшими и средними учебными заведениями и другими обучающими организациями в пределах утвержденных смет;

приказы о присвоении квалификационных разрядов, подготовленные отделом обучения на основании протоколов квалификационных комиссий;

договоры с научно-исследовательскими институтами и организациями на проведение НИР своей службы;

приказы о сокращении штатов, согласованные с соответствующими службами и подразде­лениями;

положение об оплате труда руководителей, специалистов и служащих службы управления персоналом; расчетные ведомости социального страхования, справки, относящиеся к заработ­ной плате и социальному страхованию;

исходящую служебную корреспонденцию и телеграммы; статистические отчеты и различ­ные справки, исходящие из службы; заявки на приобретение наглядных пособий, методичес­кой, информационной литературы, технических средств по охране труда и санитарно-оздоро­вительных мероприятий;

другие приказы, подготовленные отделами службы управления персоналом, относящиеся к их компетенции;

Заместитель директора по управлению персоналом согласовывает:

с директором: назначение директоров филиалов и заместителей директоров предприятия; организацию обучения и стажировки работников предприятия за границей; сроки и програм­мы обучения руководителей высшего уровня;

с заместителем директора по экономическим вопросам: сметы доходов и расходов; использо­вание средств фонда потребления; заключение договоров с использованием денежных средств;

с заместителем директора по коммерческим вопросам: обеспечение службы управления пер­соналом оргтехникой;

с директорами филиалов: мероприятия по коллективному договору; штатные расписания; планы перспективного развития численности и уровня оплаты труда; структурные изменения.

Обобщение опыта отечественных и зарубежных организаций позволяет сформировать главную цель системы управления персоналом: обеспечение кадрами, организация их эффективного исполь­зования, профессионального и социального развития. В соответствии с этими целями формируется система управления персоналом предприятия. В качестве базы для ее построения используются принципы (т.е. правила) и методы, разработанные наукой и апробированные практикой.

3.2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

3.2.1 Особенности пректирования организационных структур.

Оргнизационная структура управления персоналом организации отражает сложившееся внутри нее разделение ролей и видов деятельности, объединение их в рамках различных под­разделений, интеграцию этих подразделений в единое целое. Исходной точкой построения такой структуры является проектирование работы. В организации может использоваться систе­ма автономных работ, вахтовая форма труда, различные модульные или бригадная формы орга­низации труда.

1) Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того:

- какая квалифика­ция требуется для выполнения работы;

- какую часть работы выполняет отдельный сотрудник;

-в какой мере содержание работы воздействует на работника;

- требуется ли наличие обратной связи от конечного результата;

- должна ли работа предполагать развитие и обучение работника.

Таким образом, внутренняя жизнь предприятия во многом зависит от проектирования работы, обусловливающей необходимость её регулярного проведения.

2) Следующим этапом в формировании организационной структуры управления персоналом организации является выделение ее структурных подразделений, иерархически связанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии. При этом определяются организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, система взаимоде ствия и информационной связи с другими подразделениями. Для каждого подразделения формулируется задача, оговариваются необходимые полномочия и ресурсы.

Обычно любая система «сопротивляется» изменениям, особенно тем, которые касают принципов ее построения. Поэтому проектирование организационной структуры управления персоналом должно предусматривать ее способность и «желание» модифицировать себя, как это диктуется потребностями бизнеса.

3.4.2 Общая характеристика организационных структур.

Специалисты выделяют несколько типов организационных структур управления персона лом, каждая из которых отражает определенный подход. Чаще всего упоминаются элементар ная, линейная и функциональная структуры.

Элементарная организационная структура управления персоналом отражает двухуровневое разделение, которое может существовать в небольших организациях или в различных отделениях и филиалах крупных организаций. При такой структуре управления персоналом выделяют верхний уровень (руководитель) и нижний уровень (исполнитель) (рис.3.1).