3.8. Створення й редагування звітів

Можна форматувати й виводити на друк таблиці й набори записів запитів у режимі таблиці. Форми можна використовувати не тільки для перегляду й уведення даних, але також для виведення інформації на друк. Однак звіти являють собою найкращий засіб для подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документа. Їхня перевага в наступному:

- звіти надають широкі можливості для угруповання й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

- вони можуть бути використані для одержання красиво оформлених рахунків, замовлень, поштових наклейок, матеріалів для презентацій і інших документів.

У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть бути представлені окремо.

При цьому є наступні можливості:

- для ієрархічного подання даних можна визначити до 10 умов угруповання;

- для кожної із груп можна задати окремі заголовки й примітки;

- можна проводити складні обчислення не тільки усередині груп, але й по декількох групах одночасно.

Створення звіту в режимі конструктора. Щоб почати створення звіту, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Отчеты й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу Новый отчет, представлене на рис.3.12.

3.12 - Вікно діалогу Новый отчет

У нижній частині вибирається запит або таблиця, на основі яких створюється звіт. У верхній частині вікна - Конструктор і ОК. Відкривається вікно нового звіту в режимі конструктора, аналогічне вікну, представленому на рис.3.13.

У верхній частині вікна можна побачити панель інструментів конструктора звітів і панелі форматування. Крім того, конструктор звітів надає такі засоби, як вікно властивостей, список полів і панель елементів, які виводяться на екран у міру необхідності за допомогою меню Вид.

Для створення звіту потрібно виконати наступні дії:

- задати заголовок звіту в розділі Заголовок отчета;

- розмістити вільний напис у розділі верхнього колонтитула, увести інформацію, задати розмір і шрифт;

-перетягнути поле зі списку полів для заголовка й тут же розмістити написи з назвами стовпців;

- розмістити поля під відповідними заголовками стовпців і вирівняти їх;

- додати звіту зручний для сприйняття вигляд, використовуючи для цього різні шрифти, вирівнювання по лівому або правому краях і ін.

Створення звіту за допомогою майстра. Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з варіантів.

Мастер отчетов - запускає основний майстр по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови угрупування, підсумкові функції.

Автоотчет: в столбец - створюється звіт, у якому кожний запис базового запиту або таблиці представлен у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.

Автоотчет: ленточный - у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.

Диаграмма - цей майстер допомагає побудувати діаграму й створює у звіті вільну рамку об'єкта OLE із впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

Почтовые наклейки - цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, отформатувати їх і створити звіт для друкування поштових наклейок.

Рис. 3.13 - Вікно нового звіту в режимі конструктора

Після вибору у вікні (рис.3.12) пункту Мастер отчетов послідовність дій така:

- вибрати таблицю або запит як джерело даних;

- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;

- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;

- вибрати додаткові поля для угрупування записів;

- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;

- нажати кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;

- вибрати вид макета звіту й орієнтацію друкованої сторінки;

- вибрати один із шести убудованих стилів оформлення звіту: чорно-білий, простий, строгий і ін;

- задати ім'я звіту, яке майстер використовує для створення напису в заголовку звіту й Готово.

Розробку багатотабличного звіту проводять точно також, але на основі базового запиту, складеного з декількох таблиць. Крім того, можна обійтися й без запиту й такий звіт розробити Мастером безпосередньо на основі декількох таблиць.

Використання полів, що обчислюються

Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконувати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки убудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.

Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільше часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього Access надає убудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й установити властивості Данные в значення =Now(), а властивість Формат поля - у значення Длинный формат даты.

Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто - це проведення різних обчислень на основі таблиць. Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные будуть використані вираження, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).

Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg і ін.).

Обчислення загальних підсумків. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по всіх записах кожного поля або вираз. При цьому можна використовувати будь-які підсумкові функції.

Рис.3.14 - Однотабличний звіт Списки студентов у режимі Конструктор

Рис. 3.15 - Однотабличний звіт Списки студентов у режимі Просмотр

Приклад 1. У режимі Конструктор створити звіт СПИСКИ СТУДЕНТОВ на основі таблиці СТУДЕНТ. Для цього виконуються команди Отчеты  Создать  Конструктор  Вибрати таблицю й ОК. На екрані буде порожній звіт (рис.3.13). Відкрити список полів, клацнувши на кнопку Список полей на панелі інструментів, і перетягнути звідти поля, як показане на рис. 3.14. Після цього закрити звіт і відкрити його в режимі Просмотр. На екрані повинно бути приблизно так, як на рис 3.15.

Приклад 2. За допомогою Мастера отчетов створити звіт ИЗУЧЕНИК ПРЕДМЕТОВ В ГРУППЕ на основі трьох таблиць: ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ і ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Таблиця ИЗУЧЕНИК - основна. Порядок створення звіту наступний.

Після виконання команд Отчеты  Создать  Мастер отчетов вибрати таблицю й ОК. У вікні вибрати поля: з таблиці ИЗУЧЕНИЕ – Номер группы, Вид занятий, Часы; з таблиці ПРЕДМЕТ – Название; з таблиці ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО.

У наступному вікні задати рівень угруповання, виділивши поле Номер группы й нажавши на кнопку > . У черговому вікні зі списку вибрати поле Название й порядок сортування - По возрастанию. Щоб зробити підрахунок підсумкових значень потрібно нажати кнопку Итоги й вибрати функцію Sum для поля Часы. Далі у вікні вибрати макет звіту – Ступенчатый. Після цього вибрати стиль звіту Сжатый, потім задати ім'я звіту Изучение предмета в группе, установити перемикач Просмотреть отчет і Готово. На екрані буде звіт (рис. 3.16)

Рис.3.16 - Фрагмент звіту, створений Мастером отчетов.