Визначення типів даних

Після створення таблиці починається визначення її полів. Для цього курсор установлюється в першому рядку стовпця Поле й вводиться ім'я першого поля. Натискається клавіша Tab і здійснюється перехід у стовпець Тип данных. Відкривається список типів даних і вибирається потрібний. Після вибору типу даних Access у нижній частині вікна виводить властивості поля, набір яких залежить від обраного типу даних.

Access підтримує вісім основних типів даних (табл. 3.1)

Рис.3.3 - Вікно таблиці в режимі конструктора

Табл. 3.1 - Типи даних в Access

Типи даних	Використання
Текстовой, Поле МЕМО	В Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження тексту або тексту й чисел: «Текстовой» і «Поле MEMO». Текстові поля призначені для збереження імен, адрес і будь-яких числових даних, які не потребують проведення обчислень, таких як телефонні номери, інвентарні номери або поштові індекси. У текстові поля можна поміщати до 255 символів, за замовчуванням для текстових полів задається розмір 50 символів. Для того, щоб указати розмір конкретного текстового поля, варто задати значення властивості «Размер поля». Поля MEMO використовують для збереження текстових значень, довжина яких перевищує 255 символів. У поле MEMO можна записати до 64 000 символів. Однак для полів типу MEMO не допускається індексування або сортування.
Числовой, Денежный	В Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження числових значень: «Числовой» і «Денежный». Числовий тип даних використовують для збереження числових значень, які використовуються у математичних розрахунках, за винятком розрахунків, що проводяться над грошовими значеннями, а також розрахунків, що вимагають особливо високої точності. Конкретний вид і розмір числових значень, що зберігаються в поле з типом даних «Числовой», визначається значенням властивості «Размер поля». Поля типу «Денежный» використовують для виконання розрахунків без небажаного округлення. Для полів типу «Денежный» підтримується максимальна точність 15 знаків ліворуч від десяткової коми й 4 знаки праворуч. Грошове поле займає на диску 8 байт. Для типів «Числовой» і «Денежный» визначений ряд убудованих форматів відображення. Для вибору формату варто вибрати значення властивості «Формат поля».
Дата/Время	Збереження значень дат і часу в полях типу «Дата/время» забезпечує правильне сортування таких значень. Крім того, це дозволяє автоматично враховувати в базі дані настроювання форматів дати й часу, що задаються в панелі управління Windows. Для полів типу «Дата/время» визначений ряд убудованих форматів відображення. Для вибору формату варто вибрати значення властивості «Формат поля».
Счетчик	Основна властивість поля типу «Счетчик» - автоматична ідентифікація записів таблиці. «Счетчик» - це число, нарощування значень якого відбувається автоматично. В Microsoft Access існує два варіанти зміни лічильника: послідовний і випадковий. Перший дозволяє нумерувати записи, другий можна використовувати для створення системи кодування записів у таблиці. Змінювати дані в поле лічильник оператор не зможе.
Логический	Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можуть приймати одне із двох можливих значень. Формати логічних полів: Істина, Так, Вкл. еквівалентні True, а Неправда, Ні, Викл. еквівалентні False. Незалежно від вибору формату логічного поля в таблиці поле буде представлено у вигляді набору прапорців.
Поле объекта OLE	Поля объекта OLE в Microsoft Access містять посилання на об'єкти, які можуть бути включені в базу даних з використанням OLE протоколу обміну даними. Такими об'єктами можуть бути графічні файли, електронна таблиця MS Excel, документ Word і інші. Обсяг даних, які можна ввести в це поле, обмежуються пам'яттю комп'ютера.
Мастер подстано вок	Мастер подстановок не є назвою типу даних, а служить для запуску майстра, що здійснює зв'язок між таблицями. Він створює поля, у яких виводиться список обраних полів підстановки з даної таблиці або список полів підстановки, де використовуються дані з іншої таблиці. У майстеру також можна змінити ширину стовпчиків і змінити ім'я стовпця підстановки.

Властивості полів

Для кожного поля можна задавати певні властивості, що залежать від обраного типу даних.

Размер поля. Ця властивість задає максимальний розмір даних, для яких призначене це поле.

Формат поля. Можна задати формат подання даних при виведенні на екран або друк. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/94 або Понеділок, Лютий 21, 1994.

Число десятичных знаков Установлює число знаків після крапки. Наприклад, 2.99.

Маска ввода. Задається для типів даних Текстовой і Дата/Время. Маску можна побачити на екрані при уведенні даних у поле.

Подпись поля. Напис, використовуваний у формах і звітах замість імені поля.

Условие на значение. Можна задати вираження, який при введенні або редагуванні значення поля завжди повинен бути істинним. Наприклад, <100 означає, що значення поля повинно бути менше 100.

Сообщение об ошибке. Можна визначити текст повідомлення, що буде виводиться у випадках, значення, що вводиться, коли не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле. Установлюється для даних, які повинні бути уведені в поле обов'язково.

Індексоване поле. Установлюється додатковий індекс.

Первинний ключ

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця в реляціонної базі даних повинна мати первинний ключ. Для вибору першого ключового поля таблиці у вікні конструктора необхідно виділити це поле й нажати кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. На підтвердження того, що ключ заданий, ліворуч від поля з'явиться символ ключа (рис.3.3). Для видалення первинного ключа потрібно виділити ключове поле й нажати кнопку Ключевое поле.

Перевага використання первинного ключа:

- швидкість. Використовуючи первинний ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів і інших функцій;

- упорядкування. Access автоматично сортує записи в порядку зростання або убування первинного ключа таблиці;

- відсутність збігів. Access не дозволяє користувачеві вводити дані з таким же первинним ключем, як і в існуючого запису;

- зв'язку. Access організує зв'язки між таблицями, використовуючи загальний первинний ключ.

Визначення зв'язків між таблицями

Після створення в базі даних Microsoft Access окремих таблиць за кожною темою необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде знову поєднувати відомості таблиць. Першою справою варто визначити зв'язки між таблицями. Після цього можна створити запити, форми й звіти для одночасного відображення відомостей з декількох таблиць.

Зв'язок між таблицями установлює стосунки між значеннями, які збігаються в ключових полях, звичайно між полями, що мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.

Відношення «один-ко-многим» є часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. У відношенні «один-ко-многим» кожного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більше одного відповідного йому запису в таблиці A.

При відношенні «многие-ко-многим» одного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одного запису в таблиці B кілька записів у таблиці A. Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається із двох полів, які є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «многие-ко-многим» по суті справи являє собою два відношення «один-ко-многим» із третьою таблицею.

При відношенні «один-к-одному» запис у таблиці A може мати не більше одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки. Відношення цього типу використовуються не дуже часто, оскільки більша частина відомостей, зв'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю.

Реляційні бази даних, як правило, складаються з декількох таблиць, зв'язки між якими потрібно визначити. Визначення зв'язків необхідне при використанні таблиць у запитах, формах і звітах.

Установлення зв'язків між таблицями

Щоб установити зв'язки, потрібно відкрити вікно бази даних і вибрати команду Сервис  Схема данных. Якщо зв'язки для бази даних установлюються вперше, то Access виведе на екран порожнє вікно Схема данных, потім вікно діалогу Добавление таблицы. У цьому вікні потрібно виділити всі таблиці, між якими будуть установлені зв'язки й нажати кнопки Добавить й Закрыть. Після цього у вікні Схема данных зв'язки між таблицями установлюються шляхом перетягування мишею поля однієї таблиці на поле, по якому установлюється зв'язок, іншої таблиці. При відпусканні кнопки миші на екран виводиться вікно діалогу Связь, у якому виводяться зв'язані поля. Необхідно установити прапорці: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновлениесвязанных полей, Каскадное удаление связанных записей. Після цього потрібно нажати кнопку Создать.

Установлення зв'язків між таблицями по декількох ключах, наприклад, зв'язок між таблицями Успеваемостьь і Изучение здійснюється так: при натиснутій клавіші <Ctrl> виділяються всі ключі й потім перетягуються. Щоб видалити зв'язок, потрібно клацнути на її лінії й нажати клавішу Del.

Рис. 3.4 - Схема даних БД Навчальний процес

Імена полів, по яких здійснюється зв'язок між таблицями:

ГРУППА  СТУДЕНТ ( Номер группы)

КАФЕДРА  ПРЕПОДОВАТЕЛЬ ( Код кафедры)

ПРЕДМЕТ  ИЗУЧЕНИЕ ( Код предмета)

ПРЕПОДОВАТЕЛЬ  ИЗУЧЕНИЕ ( Таб номер)

ГРУПА  ИЗУЧЕНИЕ ( Номер группы)

СТУДЕНТ  УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер студента, Номер Группы)

ИЗУЧЕНИЕ  УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер Группы, Код предмета, Таб номер, Вид занятия)

Примітка. Якщо зв'язок між таблицями не установлюється, можливі наступні причини: а) імена полів, по яких установлюється зв'язок - різні; б) типи полів, що зв'язуються - не однакові й ін. Необхідно перевірити всі таблиці.