3.5. Зміна проекту бази даних

Видалення таблиць

Для того, щоб видалити таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і нажати клавішу Del. Якщо видаляється зв’язана таблиця, Access відкриє додаткове вікно з повідомленням, що необхідно також видалити всі зв'язки таблиці. Після натискання на кнопку Да Access видалить всі зв'язки й саму таблицю.

Перейменування таблиць

Щоб перейменувати таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і виконати команди Правка  Переименовать. Внести нове ім'я таблиці й нажати клавішу Enter.

Перейменування полів

Щоб перейменувати поле, необхідно відкрити таблицю бази даних у режимі конструктора, мишею клацнути на імені відповідного поля, виділивши його, і набрати нове ім'я.

Вставка полів

Щоб вставити нове поле, необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити рядок, перед якою потрібно вставити поле й виконати команди Вставка Строки.

Копіювання полів

Необхідно відкрити таблицю бази даних у режимі конструктора, виділити поле, яке копіюється й вибрати команди Правка  Копировать. Установити курсор на новий рядок і виконати команди Правка  Вставить.

Видалення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле, що видаляється. Після цього нажати клавішу Del.

Переміщення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити переміщуване поле, потім перетягнути його мишею в потрібне місце.

Перегляд даних

Найпростіший спосіб перегляду бази даних - це відкрити її в режимі таблиці. Для того, щоб переглянути дані однієї з таблиць, необхідно виконати наступне:

- відкрити базу даних;

- установити покажчик на імені потрібної таблиці й двічі клацнути кнопкою миші. Використовуючи горизонтальну й вертикальну смуги прокручування, можна виводити у вікні всі поля й записи таблиці. Для переходу до першого, останнього, попереднього або нового запису можна використовувати команду Правка  Перейти. Щоб запис став поточним, досить клацнути в будь-якому місці цього запису.

Для переміщення по таблиці замість миші іноді зручніше використовувати клавіатуру, особливо при введенні даних.

Зміна макета таблиці

Можна міняти подання таблиці на екрані: змінювати висоту рядків або ширину стовпців, переставляти або забирати з екрана стовпці, застосовувати інший шрифт і т.д.

Зміна висоти рядків або ширини стовпців. Швидше всього встановити потрібну ширину будь-якого стовпця можна в такий спосіб: установити покажчик миші на його праву межу в області заголовків стовпців (при цьому покажчик прийме вигляд двонаправленої горизонтальної стрілки) і перетягнути його межу. Також можна установити висоту рядків.

Зміна порядку розташування стовпців. За замовчуванням порядок проходження полів у таблиці такий, як при описі полів під час її створення. Щоб перемістити стовпець, потрібно його виділити й мишею перетягнути в інше місце таблиці.

Приховання стовпців. За замовчуванням Access виводить на екран всі стовпці. Якщо необхідно на екран або друк виводити тільки певні стовпці, частину з них можна сховати. Для приховання стовпців або виведення схованих стовпців на екран їх потрібно виділити й вибрати команду Формат  Скрыть столбцы або Формат  Показать столбцы.

Закріплення стовпців. Іноді під час перегляду даних необхідно один зі стовпців увесь час тримати на екрані при прокручуванні інших уліво або вправо. Щоб закріпити один або кілька стовпців, їх потрібно виділити й вибрати команду Формат  Закрепить столбцы. Access пересуне виділені стовпці в лівий кінець екрана й зафіксує в цьому положенні. Щоб зняти закріплення стовпців, потрібно вибрати команду Формат  Освободить все столбцы.

Виведення сітки. У режимі таблиці між рядками й стовпцями звичайно відображається лінія сітки. Вона виводиться й при друкуванні таблиці. Змінити зовнішній вигляд комірок таблиці можна за допомогою команди Формат  Ячейки. У вікні діалогу Вид сетки можна сховати горизонтальні або вертикальні лінії сітки, змінити колір ліній і ін.

Вибір шрифту. Вибрати необхідний шрифт можна командою Формат  Шрифт.

Збереження макета таблиці. Після форматування таблиці у відповідності зі своїми потребами необхідно зберегти зміни в макеті командою Файл  Сохранить макет.

Маркери запису. У самій лівій позиції кожного рядка з'являються деякі символи - маркери запису. Наведемо їхнє призначення:

Вказує, що даний запис є поточним.

Відзначає порожній рядок наприкінці таблиці.

Показує, що внесено зміни в одне або кілька полів.

Додавання нового запису. Якщо в таблиці є дані, то порожній рядок перебуває відразу за останнім записом. Щоб перейти до порожнього рядка, потрібно вибрати команду Правка  Перейти  Новая запись.

Виділення й зміна даних. Дані в таблиці можна легко редагувати. Перед зміною дані потрібно виділити (двічі клацнувши по слову в комірці) і внести зміни.

Заміна даних. Якщо потрібно зробити заміну даних у декількох записах, потрібно виділити комірку у стовпці, у якому потрібно змінити значення й вибрати команду Правка  Заменить. У вікні, що з'явилося, у поле Образец увести ім'я поля, що змінюється, а в поле Заменить на нове ім'я поля й нажати кнопку Заменить все.

Копіювання (переміщення) і вставка даних. Щоб скопіювати (перемістити) дані, потрібно виділити потрібну комірку і помістити її вміст у буфер Правка  Копировать (Вырезать). Щоб вставити вміст буфера обміну, потрібно виділити дані, які будуть замінені й вибрати команду Правка  Вставить.

Видалення рядків. Щоб видалити один або кілька рядків, потрібно їх виділити й нажати клавішу Del.

Сортування, фільтрація й пошук даних

Коли відкривається таблиця, Access виводить рядки в послідовності, обумовленої значеннями первинного ключа. Якщо первинний ключ не визначений, то рядки виводяться в тій послідовності, у якій вони були внесені в таблицю. Якщо потрібно змінити їхній порядок, то Access надає необхідні засоби.

Для сортування даних у режимі таблиці існують кнопки на панелі інструментів, що дозволяють виконати швидке сортування рядків таблиці в порядку зростання або убування значень якого-небудь стовпця. Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно виконати наступні дії:

- вибрати команду Записи  Фильтр  Расширенный фильтр. Відкриється вікно фільтра зі списком полів таблиці;

- відкрити список полів (маленька кнопка зі стрілкою униз і вибрати поле;

- клацнути по кнопці Сортировка в цьому ж стовпці бланка й вибрати порядок сортування (По возрастанию або По убыванию);

- такі ж дії проводяться з іншими полями, по яких буде здійснюватися сортування;

- щоб побачити відсортовану таблицю, потрібно нажати кнопку Применить фильтр.

Щоб виконати пошук по одному полю, його потрібно виділити. Потім вибрати команду Правка  Найти. У вікні діалогу в поле уведення Образец указати значення, яке потрібно знайти. Далі в цьому ж вікні установити інші умови пошуку: з урахуванням регістра, з урахуванням формату полів, тільки в поточному полі й ін. Після цього нажати кнопку Найти, якщо пошук здійснюється з початку таблиці, або Найти далее, якщо пошук здійснюється від поточного запису.

Припустимо, що потрібно відібрати в таблиці всі записи, у яких є присутнім певне слово. У кожному із записів це слово потрібно виділити й нажати кнопку Фильтр по выделенному. Після закінчення Access виведе всі записи, що містять це слово.