30. С чего начинать руководителю

Управление персоналом является сложной и трудоемкой функцией управления организацией, в которой занято значительное количество работников:

• на крупных предприятиях с общей численностью персонала от 5 до 200 тыс. чел. число работников службы персонала составляет от 50 до 1000 человек;

• на средних предприятиях с численностью персонала от 500 до 5000 работников в службе персонала занято от 5 до 50 чел. 2;

• на малых предприятиях, организациях и учреждениях, где численность работников не превышает 500 чел., в службе персонала редко занято более 5 чел. Эти организации составляют значительную часть общего числа зарегистрированных в государственном реестре юридических лиц.

Известный норматив, когда на каждые 100-150 работников приходится 1 специалист по персоналу, вполне пригоден для средних и крупных организаций.

Для того чтобы помочь руководителю организации или заместителю по персоналу в решении этих задач, мы подготовили небольшой материал на базе «Справочника кадровика» и систематизировали информацию по наиболее распространенным автоматизированным системам управления персоналом.

1. Зарплата. Управление персоналом. На основе «1С: Предприятие 8.0» для предприятий разных форм собственности. Задачи управления: 1. Кадровый учет 2. Реализация кадровой политики 3. Денежные расчеты персонала 4. Психодиагностика персонала 5. Автоматизация работы HR-менеджмента

2. Система автоматизированного кадрового делопроизводства. Задачи управления: 1. Ведение личных карточек 2. Штатное расписание 3. Отпуска и командировки 4. Больничные листы 5. Табельный учет 6. Расчет зарплаты 7. Кадровый резерв («кандидаты»)

3. Система электронного документооборота и поддержки бизнес-проектов . Задачи управления: 1. Office-media — для малого и среднего бизнеса 2. Company Media — для средних и крупных предприятий 3. Locker — защита информации для LotusNotes

4. СМ-Управление персоналом. Для средних и крупных предприятий. Задачи управления: 1. Учет персонала (карточка Т2) 2. Хранение личных дел 3. Подбор персонала 4. Учет рабочего времени 5. Приказы по личному составу 6. Оценка и аттестация персонала 7. Ведение штатного расписания 8. Справки и отчеты (РКС, ФНС, ПФ)

5. КОМПАС: Управление персоналом. Для крупных и средних предприятий промышленности. Задачи управления: Планирование трудовых ресурсов; Систематизация мотивации персонала;  Планирование обучения;  Аттестация персонала; Подбор персонала; Расчет заработной платы; Составление стат. отчетов (РКС, ФНС, ПФ); Маршрутизация документов; Обмен информацией в рамках холдинга

6. АиТ: Управление персоналом. Задачи управления: 1. Модуль «Кадры» 2. Кадровый учет 3. Должностные инструкции 4. Штатное расписание 5. Модуль «Зарплата» 6. Любые системы расчета зарплаты 7. Начисления по большому числу коэффициентов 8. Модуль «Пенсионный учет» 9. Начисление пенсии 10. Налоговые формы отчетности

31. Как выбрать систему автоматизации кадрового учёта (саку)

Одни системы для автоматизации служб персонала за минимальные деньги позволяют решить неотложные проблемы организации кадрового учета. Другие автоматизируют весь спектр работы с персоналом и могут даже привнести новые технологии в работу кадровой службы. Подобные программные продукты могут быть полностью самостоятельными или являться частью более мощной системы — бухгалтерской или предназначенной для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.

С помощью автоматизации службы управления персоналом (АСУП) кадровики хотят

* проводить аттестацию персонала,

* отслеживать уровень профподготовки,

* планировать обучение сотрудников,

* автоматизировать рутинную работу, связанную с поиском нового персонала,

+ в идеале пакет программного обеспечения должен позволять разрабатывать нестандартную систему мотивации персонала.

I. Начинать АСУП необходимо с кадрового учета. Причины:

- львиная доля рабочего времени спе­циалистов-кадровиков приходится именно на него,

- при неправильном ведении кадрового учета неизбежны штрафные санкции контролирующих органов.

Модули кадрового учета, как правило, есть в составе любой бухгалтерской программы. Зачастую они обладают минимальной необходимой функциональностью, однако их объема хватает для выполнения базовых функций.

1. Самой распространенной на се­годня является конфигурация «Зарплата и управление персоналом» на основе «1С: Предприятие 8.0». Это и руко­водство предприятия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники.

2. «Психодиагностика» является дополнительным модулем к программам «1С: Управление персоналом 8.0» и «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Он дает возможность менеджеру по персоналу оценить фундаментальные характеристики человека, составить психологический профиль личности. Это поможет принять решение в пользу того или иного кандидата на должность — с учетом характера человека, его склонностей, мотиваций, т.е. тех моментов, которые невозможно выявить, основываясь на анкетах или собеседовании. Результаты тестов заносятся и хранятся в единой базе данных, обеспечивая взвешенность решений о приеме на работу, грамотное проведение аттестаций, целесообразность кадровых назначений и перемещений.

При выборе АСУП, и в том числе САКУ, важно:

- насколько удобной окажется подключаемая программа,

- готова ли организация-разработчик из­менять ее в соответствии с ожиданиями заказчика и осуществлять техническую поддержку.

На рынке сегодня присутствуют самые разнообразные по цене решения.

1. Для некрупных организаций: лицензия на «Менеджер по персоналу Mini» стоит чуть более 5 тыс. руб., «АиТ: Управление персоналом» — 12 тыс. руб. (включая годовую техническую под­держку). Подобные версии обладают всей необходимой функци­ональностью для организации кадрового делопроизводства и рассчитаны на 1—5 рабочих мест. «Радость кадровика» от компа­нии «Легпромсофт», рассчитанная на одно рабочее место, обой­дется примерно в 6 тыс. руб. с годовым обслуживанием — до 15 тыс. руб.

2. Если число сотрудников организации достигает 200—300 чел. или предприятие объединяет несколько независимых или тер­риториально разделенных подразделений, необходимо приобретать про­дукт с сетевой версией, позволяющий распределить обязанности по кадровому учету между разными сотрудниками: «Информ Контакт» (Alfa-HRM, входящий в состав комплекса по управлению предприятием Система Alfa), «Электронные офис­ные системы» («Кадры-Предприятие») и СКБ «Контур» («Контур- Персонал»).

Различия в функциональности программ, как правило, незначительны, но могут обратить на себя внимание заинтересованных предприятий. Например,

1. «ОАЗИС: Менеджер по пер­соналу» содержит функцию «Мастер кадровых операций», которая предлагает начинающему кадровику пошаговую инструкцию для выполнения таких операций, как увольнение, прием на работу, оформление отпуска и т.д. При этом каждая операция снабжена ссылкой на соответствующий законодательный акт и документы, которые необходимо оформить.

2. В компании «АиТ Софт» одно из преимуществ системы - возможность хранить любое количество информации о сотруднике.

• Кроме стандартной «Кадровой карточки», куда запи­сываются все необходимые данные для кадрового учета и создания разнообразных отчетов по кадровому составу предприятия, здесь предусмотрены и другие средства хранения.

• Некоторые записи можно занести в «Блокнот» или создать дополнительные таблицы для архива нестандартной информации.

• «Личное дело» позволяет сохранять имеющие отношение к данному сотруднику файлы из других программ.

• При расчете среднесписочной численности пер­сонала в «АиТ: Управление персоналом» учитываются все возмож­ные случаи частичной занятости сотрудников, а также сведения об арендованном персонале.

3. «Радость кадровика» организации «Легпромсофт», напротив, поддерживает жесткую технологию работы с кадрами: все записи ведутся в соответствии со штатным расписанием, изменение в лю­бом из документов приведет к необходимому изменению данных во всех связанных документах. В системе есть функция «Генератор произвольных отчетов» (позволяет кадровику пользоваться не только стандартными формами отчетов, заложенными в программу, но и самостоятельно, без помощи программистов или сотрудников техподдержки сформировать любой отчет в зависимости от стоящей перед ним задачи).

4. Система «Компас: Управление персоналом» поддерживает ие­рархическую информационную модель структуры предприятия из нескольких подразделений, каждое из которых состоит, в свою очередь, еще из нескольких, и позволяет быстро описывать новые подразделения, их ликвидацию и переподчинение. Автоматически можно изменить штатное расписание предприятия и перерассчи­тать оклады.

5. Для холдингов актуальна возможность анализа затрат на персонал. Система Alfa объединяет данные из разных модулей, где учитываются затраты. Например, в рамках производственного предприятия можно составить отчет, где зарплата одного сотрудника будет разбита по видам продукции, подразделениям, затратным статьям (виды начислений: оплата обучения, премии, бонусы и т.п.), и т.п.

6. Для предприятия с территориально распределенной структурой в целях сокращения бюрократической процедуры согласования управленческих вопросов необходимы системы, включающие

• ведение электронного документооборота,

• включение кадрового делопро­изводства в общую систему предприятия,

• организация электрон­ного визирования приказов,

• рассылка по электронной почте,

• на­стройка действий по приказу,

• автоматически изменяющих данные по сотруднику после прохождения визирования.

7. Система «Контур-Персонал» может хранить историю состояния штатного расписания и расстановки сотрудников на любую дату. Кроме того, при формировании и утверждении приказа авто­матически изменяются все данные с учетом тех изменений, кото­рые оговариваются в приказе.

8. В программе «ЭОС» преимущество - то, что она не является надстройкой над АСУП, а создана как полнофункциональная система с детально проработанными функциями кадрового делопроизводства, которые учитыва­ют все нормативные требования.

Кроме этого кадровая программа «ЭОС» и одна из функций системы Alfa включают сис­тему учета рабочего времени. Аналогичный модуль (табель) компа­нии «АиТ Софт» можно стыковать с системами электронных про­ходных.

II. Кадровый учет — одно из основных направлений автоматизации службы по персоналу. Однако по данным исследования компании «БОСС. Кадровые системы» на первое место предприятия ставят подбор персонала, на второе — обучение и развитие сотрудников, и только на третье — проблемы формирования системы компенсаций, мотивации и кадрового делопроизводства. Именно поэтому сегодня все специализированные программные продукты расширяют свою функциональность за счет допол­нительных модулей.

1. Система управления персоналом «БОСС-Кадровик» — один из самых известных на российском рынке продуктов для HR-менедж­мента — наиболее всеобъемлющая. Помимо стандартных модулей кадрового делопроизводства и расчета зарплаты он включает моду­ли подбора и планирования персонала, аттестации и обучения, ма­териальной и нематериальной мотивации, а также позволяет вести учет кадрового резерва и мобильного персонала. Главным образом система «БОСС-Кадровик» предназначена для управления персо­налом на крупных предприятиях, имеющих холдинговую структуру или филиальную сеть.

2. Примерно в одной ценовой нише с «БОСС-Кадровик» находятся программные продукты «Company Media — Управление пер­соналом» от «Интер Траст» и «Компас: Управление персоналом» от петербургской компании «Компас».