Модули, установленные на Первом Полиграфическом комбинате:

Калькуляция

Безошибочное составление калькуляции достигается благодаря простоте управления совместно с использо­ванием экспертной системы знаний в HIFLEX® ESTIMATE. Высокая эффективность в составлении предварительных смет приводит к общему снижению затрат и при­обретению преимуществ на рынке.

• Четкое графическое отображение продукта, подлежащего оценке

• Логический контроль со стороны пользователя с многосторонними проверками

• Доступ к прейскуранту и информации о поставщиках бумаги

• Информация о печатных и послепечатных процессах в пределах одной сметы

• Индивидуальная конфигурация вы­ходных данных и просмотра затрат

• Интегрированный генератор предло­жений с автоматической пересылкой

  • сметных данных в MS Word и другие текстовые системы

HIFLEX® ESTIMATE - поддерживает автоматичес­кое составление сметы в следующих областях: листовой и рулонный офсет, печать бесконечных формуляров, выпуск этикеток, изготовление упаков­ки, флексографская печать, печатание на жести, цифровая печать и шелкография. Для каждой перечисленной области имеются действующие установки системы. Также возможно комбинирова­ние различных печатных и обрабатывающих технологий.

Другие области, такие как: набор текста, цветоде­ление, монтаж, копирование и другие процессы также включены в модуль составления смет. Гиб­кость системы входящих данных обеспечивает свободный прием большого количества информа­ции с дальнейшим автоматическим созданием рабочего потока. Структура продукта для составле­ния сметы отображается графически в виде дерева.

Экспертная система знаний, необходимая для автоматической калькуляции, представлена в виде логических параметров, позволяющих выполнить настройку системы в соответствии с запросами каждой отдельной компании. Перенос экспертных знаний от людей-экспертов в индустриальную систему помогает ускорить процесс принятия решения и сократить количество ошибок.

Доступ к обширной базе данных бумаг обеспечи­вает выполнение сравнительного анализа цен. Составление сметы выполняется, например, в Word, без необходимости еще раз вводить данные. Информация по заказчику (комиссионное вознаг­раждение, комиссионные торговому агенту, инфор­мация о скидках и кредитоспособности клиента) автоматически передается пользователю. Оконча­тельная смета и обзор затрат могут быть настроены в соответствии с требованиями пользователя.

Возможность обзора полной калькуляции в соот­ветствии с прямыми затратами и переменными издержками способствует верной оценке рыночной ситуации.

Управление документами

HIFLEX® GENERATOR обеспечивает автоматическое создание готовых документов на основании инфор­мации, полученной из сметы и заказа, без необходимости еще раз вводить какие-либо значения. Помимо факсимильных и почто­вых функциональных возможнос­тей система поддерживает полное управление документами.

• Автоматическое создание расценок, подтверждения заказов, накладных и т, д.

• Доступ к данным из смет и заказов через PSQL

• Индивидуальные выходные фор­маты, выбираемые пользователем

• Прямая рассыпка факсов и e-mail

• Архивирование всех входящих и исходящих документов

• Внутреннее распределение исходя­щих документов по e-mail

HIFLEX® обеспечивает автоматическое создание расценок, заказов на покупку, подтверждений зака­зов, накладных, счетов-фактур, документов на от­правку, маркировки и других сопутствующих доку­ментов, имеющих отношение к заказчику или поставщику. Для составления расценок необходимо только ввести номер сметы. Дополнительно можно указать тип и марку бумаги, отобразить полную стоимость, стоимость изготовления дополнительно­го тиража и все расценки.

Текстовый генератор использует язык запросов PSQL. Все документы и формы допускают настрой­ку, как в отношении оформления, так и содержания. По запросу пользователя для любых документов может быть разработано специальное оформление. Например, при составлении расценок могут быть созданы специфические формы для каждого отдельного заказчика.

После того, как документ был создан, вы можете его редактировать. Поправки и изменения в доку­менте, например, в составленном предложении, могут быть перенесены в другие документы, такие как подтверждение заказа, накладные или счет-фактура, всего лишь одним нажатием кнопки.

Созданные документы могут быть напечатаны, отправлены по факсу или электронной почте напрямую. При необходимости картинки, логотипы компаний, отсканированные подписи могут быть внесены в готовый документ автоматически. При отправлении по электронной почте документы конвертируются в PDF-формат.

После того, как документы были отправлены, си­стема автоматически по электронной почте опове­щает всех пользователей, имеющих отношение к данному заказу, избавляя от необходимости руч­ного создания многочисленных копий.

Все созданные документы сохраняются и в любой момент могут быть извлечены из архива по ссылке на заказчика или номер заказа. Также имеется доступ к отсканированным документам (подписан­ные накладные), PDF-файлам или электронным письмам, касающимся определенного заказа.

Клиентская база данных/ управление CRM

HIFLEX® CUSTOMER обеспечивает простой доступ к данным по каж­дому отдельному клиенту. Обобщенный отчет и система обмена сообщениями дают высокоэффективный инструмент для реализации работы клиентской базы.

• Высокоэффективный инструмент для контроля клиентской базы

• Полные данные по клиентам, совместимые со всеми программами

• Полный финансовый отчет по каждому клиенту, возможность принятия решений по кредитоспособ­ности клиента

• Электронная система отчетов - отображение итоговой информации по продажам

• Контроль по e-mail сроков выполне­ния обязательств

• Возможность настройки CRM из модуля управления рабочим потоком

Учет и контроль данных, касающихся каждого клиента, осуществляется в общей клиентской базе, доступ к которой открыт из любой программы. Неограниченное количество контактных лиц, адре­сов, телефонных номеров может быть приписано к каждому клиенту. Также возможна ссылка на личные качества заказчика, привычки, обычаи и т. д.

Каждому клиенту может задаваться любое коли­чество адресов для составления счетов-фактур, отгрузочных и других документов, доступ к которым открыт из модуля составления счетов или модуля отгрузки. Под финансовыми данными подразумева­ются не только условия оплаты и скидок, но и другие договорные соглашения, особые условия, инфор­мация по кредитованию. Данная информация автоматически отображается в модулях составле­ния смет или оформления заказов.

Агенты по продажам и их классификация также приписываются к клиенту, что обеспечивает созда­ние списков агентов в соответствии с их продажами. В дополнение, в базе содержатся примечания об особенностях продаж, рекламы, о другой коммер­ческой специфике клиента.

Данные записи о контактах клиента дают обоб­щенную информацию об экономической деятель­ности клиента и позволяют производить постоянное исследование рынка. Так как отчетная система связана с e-mail системой, то служба поддержки клиента автоматически ежедневно получает всю информацию относительно происходящих событий в жизни клиента.

Основой для CRM системы (CRM = Управление взаимоотношениями с клиентом) служит адресный и межконтактный контроль. Это важный инструмент для установления плодотворных отношений с суще­ствующими и потенциальными заказчиками.

С помощью HIFLEX® модуля управления рабочими потоками, пользователь может настроить и рас­ширить интерфейс дополнительными полями для создания собственного CRM критерия.

Портфель заказов

HIFLEX® портфель заказов - служба для подготов­ки и планирования всех заказов.

• Эффективная программа для управления заказами

• Передача сметных данных на основании взаимосвязи модулей оценки и оформления заказов

• Интеграция с помощью экранного генератора индивидуально заданных информационных полей

• Широкодиапазонная поисковая система для каждого критерия

• Быстрый поиск запрашиваемого объекта

• Использование "символов обобще­ния", многозначных ключевых слов скорейшего поиска

Все входящие заказы хранятся в Портфеле заказов системы HIFLEX®. Если основанием для заказа было составление сметы, то соответствую­щая смета "прикрепляется" к заказу по своему номеру. Все сметные данные, такие как описание заказа, тип продукта, информация о заказчике - автоматически вносятся в заказ с возможностью вносить изменения в случае возникновения несоот­ветствий.

Программный экран Портфеля заказов системы HIFLEX® может быть изменен или дополнен допол­нительными полями. Таким образом, на экране будет отображение всей точной и необходимой информации по каждому заказу. Дополнительная информация о заказе может отображаться в допол­нительных свободно программируемых экранах.

Если необходимы данные по старым заказам, воспользуйтесь поисковым экраном, который поддерживает все возможные поисковые критерии. Система характеризуется быстротой обработки запроса, есть возможность использовать символы обобщения. Например, вводим "R?der*" выполня­ется поиск всех компаний с названием "Rider/Ryder" независимо от того, какие буквы в слове, "i" или "у". Широкодиапазонный поиск с набором многозначных ключевых слов позволяет находить заказы, вводя минимум релевантной информации.

Планирование

HIFLEX® программа планирования оптимизирует весь процесс печати с координацией предельных сроков выполнения заказа и определения общих производственных возмож­ностей. Это позволяет вовремя выявить недостаток производствен­ной мощности или возможный простой оборудования.

• Полная интеграция с системой HIFLEX ® PRINT контроля печатного процесса

• Расчет временных сроков

• Автоматическое планирование для каждого отдельного производственного этапа в соответствии с установленными сроками выполнения работ

• Обзор производственных возможностей, возможность избежать наложения сроков выполнения

• Планирование на основании заданных сроков и приоритетов

• Контроль производственных возмож­ностей с учетом графика сменности

• Расчет времени с учетом отдельных сигнатур или листов

• Планирование в масштабе реального времени

Рисунок 2. Визуализация производственного планирования

HIFLEX® программа планирования служит для оптимизации полного процесса производства с уче­том предельных сроков выполнения заказов. Встроенный график сменности позволяет выпол­нить планирование работ по сменам и дням. Опция краткосрочных изменений необходима для внесе­ния каких-либо поправок в случае возникновения простоев или дополнительных часов работы. Теку­щие рассчитанные временные сроки из HIFLEX® модуля составления смет для сигнатур и страниц передаются в модуль планирования. Исходя из этой информации, производится распределение работ на печатные машины. Учет специфических характе­ристик работ, например степени сложности, способ­ствует организации более точного планирования. Возможна логическая комбинация рабочих процес­сов с последующим графическим отображением.

В каждом случае, для каждого производственного этапа определяется самый ранний начальный и са­мый поздний конечный сроки выполнения работ. В указанном диапазоне времени программа плани­рования HIFLEX® распределяет работы с минутной точностью, чем достигается полная оптимизация печатного процесса. Фиксированные сроки могут вноситься дополнительно. Критические сроки выполнения заказа выделяются цветом для нагляд­ного напоминания.

Помимо автоматического распределения работ, администратор печатного процесса имеет возмож­ность ручного вмешательства для установки приоритетов выполнения работ.

Определение и анализ стоимости

Система составления стоимостных ведомостей необходима для выпол­нения эффективного контроля рас­ходов, возникающих в процессе выполнения заказа. Учет этих дан­ных обеспечивает точную оценку производительности и общих затрат.

• Контроль достоверности данных в процедуре расчета стоимости (во взаимосвязи с системой регистрации временных затрат)

• Автоматический контроль регистра­ции всех временных табелей

• Три варианта ввода временных значений

• Расчет стоимости как для всех страниц вместе, так и для отдельных листов

• Определение собственных оценоч­ных характеристик с помощью SQL, предупреждающие сообщения о несоответствий номинальных и действительных показателей

Модуль определения стоимости используется для сбора данных о времени выполнения отдельных заказов и учета прямых затрат (счета поставщиков, расход материала), и интегрируется с базой данных сотрудников.

Входящие временные табели вводятся в систему и проходят проверку на достоверность значений. Временные табели содержат информацию о числе сотрудников, рабочем времени (также по сменам), об отдельных этапах рабочего процесса, включают производственный участок, номер заказа, продол­жительность работ, объем выполненных работ и общий расход материалов. Счета поставщиков и расход материалов расцениваются как прямые затраты.

Модуль анализа стоимости исследует несоотве­тствие между предварительной оценкой и конечной стоимостью, используя SQL для запросов к базе данных. С помощью данного модуля выполняется расчет различных характеристических значений, которые при необходимости могут комбинировать­ся. Эти статистические вычисления позволяют выявить превышения стоимости заказа над задан­ной допустимой величиной.

Несоответствие между предварительно оцененны­ми затратами и действительными показателями автоматически отображается в системе. Возможен расчет отклонения в стоимости отдельных печатных листов. При анализе прибыли, оценивается соотве­тствие между производительностью и прибылью с продаж. Для выполнения оценки может быть выбран один или несколько заказов.

Доставка

Модуль рассылки HIFLEX® SHIPMENT II - это инструмент для организации доставки продукции, например, газет, брошюр и т, д., по любому числу адресов заказчиков.

• Надежное средство для рассыпки печатной продукции с использовани­ем списков распространения и адресов

• Неограниченный доступ к ранее созданным схемам на поставку заказа

• Автоматическое создание документов на отгрузку

• Экономия времени и средств на процессе доставки

Данная программа контролирует организацию доставки печатной продукции по адресам распрос­транения или отгрузки. Под адресом распростране­ния понимается любое количество адресов заказчи­ков из общей базы данных, под адресом отгрузки понимается конечный адрес поставки товара заказчику, взятый из общей базы данных. В програм­ме Доставки определенное задание может быть направлено любому заказчику как список распрос­транения, и любой известный адрес отгрузки может быть включен в список распространения.

Списки распространения могут быть задействова­ны повторно (например, вследствие различных предельных сроков выполнения заказов, разных названий работ и т. д.) и рассматриваются внутри задания в программе Доставки под открытыми номерами. Списки адресов отгрузок также при необходимости могут быть активизированы много раз (например, различные списки распространения с одними и теми же адресами или одни и те же адреса поставки указываются с различными объе­мами отгрузок, сроками и способами поставок и т. д.) в пределах одного списка распространения. Разгра­ничение заказов в списке поставок может быть выполнено с помощью определенных идентифика­ционных номеров.

После того, как задание было полностью подго­товлено, оно может быть скопировано, изменено, дополнено при необходимости для текущих работ.

При поступлении данных могут быть оформлены следующие отгрузочные документы: сводный перечень работ, список отгрузочных адресов, разделители поддонов, накладные, знаки маркиров­ки и другие.

Независимо от сложности издания и набора технологических операций расчет стоимости заказа и предоставление клиенту коммерческого предложения занимает не более получаса. HIFLEX MIS позволяет получить пооперационный расчет плановой себестоимости продукции, необходимых материалов, а также спуски полос в соответствии с возможностями оборудования.

При составлении калькуляции в системе HIFLEX вводятся все параметры: формат издания, количество полос, красочность, тип и вид бумаги. При подготовке калькуляции учитывается актуальная на момент расчета цена на бумагу, поддерживаемые оборудованием спуски полос и необходимый перечень операций. Автоматический расчет необходимых материалов и технологических отходов происходит безошибочно, согласно утвержденным нормам.

Пооперационный расчет и вывод готового перечня операций для каждой тетради (полуфабриката) и для готовой продукции позволяют автоматически внести все временные характеристики в производственный план, сводя к минимуму влияние человеческого фактора.

HIFLEX учитывает все технологические особенности производства и параметры изделия. В зависимости от размеров итогового продукта автоматически подбирается оптимальная раскладка. При необходимости учитывается тиражестойкость печатных форм. Для листовой продукции HiFlex предлагает оптимальный размер печатного листа с наименьшими технологическими отходами.

HIFLEX создает единую базу данных по всем заказам. В любой момент времени система позволяет получить информацию в виде аналитических отчетов по плановым расчетам себестоимости, отклонениям плановых от затрат фактических, рентабельности выполненных заказов и итоговым показателям работы компании.

В системе HIFLEX реализована возможность гибкого управления ценообразованием на полиграфические услуги. Эта возможность позволяет уйти от завышенных значений в расчетах и сократить риски, от которых до внедрения системы уходили путем увеличения расчетных затрат в сравнении с фактическими.

Результаты внедрения Hiflex

С внедрением HIFLEX MIS Первый полиграфический комбинат получил удобный инструмент для оптимизации материальных и финансовых потоков, оперативного и согласованного взаимодействия всех подразделений комбината, повышения эффективности управления и принятия управленческих решений на основе своевременной и достоверной информации.

Система экспертных знаний заложена как в ядро самой системы HIFLEX, так и в конфигурацию с учетом всех особенностей производства Первого полиграфического комбината, что позволяет специалисту по продажам выполнять часть функций производственного отдела. На этапе ввода данных о заказе сотрудник отдела продаж получает четкое графическое отображение продукта и логический контроль со стороны системы. HIFLEX контролирует возможность создания продукта, строит оптимальную технологическую цепочку для производства с учетом минимизации себестоимости и сроков выполнения заказа.

Отличительная особенность системы HIFLEX -уникальный модуль для калькуляции заказа, который в автоматическом режиме подбирает спуск полос и раскладку продукции на печатной форме с учетом всех технологических правил, норм отходов, а также учитывает полученные данные в расчете себестоимости продукции.

HIFLEX не является программой с абсолютно жестко прописанной логикой. Реализована возможность ввода в систему произвольного заказа, не соответствующего возможностям имеющегося оборудования. В этом случае система укажет на несоответствие, но не заблокирует действия оператора. Эта возможность используется для оформления субподрядных работ.

HIFLEX предоставляет четкое графическое отображение продукта, подлежащего оценке: все технологические операции визуализируются. При желании можно использовать не только автоматические функции системы, но и задать все операции вручную, что необходимо при внесении данных об «экзотической» продукции или при необходимости указать специфику производства.

В результате последовательность процессов: прием заказа сотрудником отдела продаж, проверка возможности выполнения и составление технологической цепочки, включая перечень используемого оборудования, отрабатывается уже на стадии оформления заказа.

Данные о заказе и технологических операциях с учетом характеристик готового издания и возможностей оборудования поступают в производственный отдел. При необходимости проводятся консультации с сотрудниками отдел продаж и предлагаются свои варианты технологической цепочки производственных процессов. Рутинные операции по расчетам и контролю достоверности возложены на систему управления HIFLEX.

Полученная из системы HIFLEX информация по принятым заказам используется производственным отделом при формировании необходимых для производства документов: технологических карт и требований на бумагу.

В системе HIFLEX реализована возможность производственного планирования. HIFLEX формирует позаказный график загрузки оборудования исходя из расчетов времени на каждую технологическую операцию и технологической цепочки, а также информации о времени отгрузки готового тиража. В результате создаются сменные задания для цехов и график работ в виде диаграммы Ганта.

Все производственные цеха оборудованы рабочими местами с доступом в систему HIFLEX MIS. На этом этапе система предоставляет информацию об очередности выполнения заказов. Здесь же производится учет фактических временных затрат по каждой значимой единице оборудования. При вводе в систему HIFLEX табели (рапортички) с информацией о рабочем времени, продолжительности и объеме выполненных работ проходят проверку на достоверность значений. Данные накапливаются в системе и служат базой для сравнения плановых и фактических расчетов затрат на производство.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2