11. Непредвиденные расходы.

12. За вычетом субсидии по участию

3.6. Работа в ходе функционирования выставки. После официального открытия выставки наступает самый напряженный и ответственный этап — работа в ходе ее функционирования. Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам. Необходимо заранее тщательно разработать график работы стендистов, обязательно предусмотрев технологические перерывы. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель фирмы. Но т.к., присутствие руководителя в течение всего дня невозможно, то необходимо, что­бы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Руководитель должен:

1. принимать стенд перед началом выставки;

2. координировать и контролировать работу персонала фирмы;

3. поддерживать постоянный контакт с администрацией выставки-ярмарки;

4. представлять свое предприятие в СМИ;

5. принимать важных посетителей (официальные делегации, представителей прессы или телевидения - об их визите можно узнать в оргкомитете выставки);

6. способствовать заключению выгодных контрактов;

7. отвечать за слаженность хода работы на стенде как по отношению к посетителям, так и по отношению к персоналу;

8. посещать другие выставочные стенды, что поможет уло­вить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную пози­цию и позицию других фирм;

9. наблюдать и делать правильные выводы по следующим вопросам: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие товары и услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки;

Руководитель не должен:

1. в присутствии посетителей распекать или давать "ценные" указания стендистам,

2. проводить совещаний об улучшении работы на стенде в присутствии посетителей.

3.7. Анализ итогов участия фирмы в работе выставки. После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

1. Организационные. При подведении организационных итогов большую по­мощь может оказать журнал, который велся во время под­готовки и работы выставки. Такому анализу могут суще­ственно помочь ответы на вопросы всех участвовавших в подготовке и проведении выставки:

1. Удачно ли было выбрано место для стенда?

2. Была ли удачной планировка стенда?

3. Соответствовала ли площадь стенда количеству эк­спонатов и поставленным задачам?

4. Какие неудобства вы испытывали во время работы?

5. Что необходимо было заказать в оргкомитете сре­ди дополнительных услуг и оборудования?

6. Без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Перечень таких вопросов можно продолжить в зави­симости от специфики выставки, целей участия в ней, осо­бенностей предлагаемых продуктов и т.д.

2. Коммерческие итоги касаются объективных показате­лей:

1. количество посетителей, которые осмотрели стенд фирмы;

2. объем заключенных контрактов;

3. количе­ство розданных рекламно-информационных материа­лов и т.д.