3. Процесс участия фирмы в работе выставки

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях

Определение целей участия фирмы в выставочных мероприятиях

Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма

Подготовительно-организационный период.

Бюджет (или смета расходов).

Работа в ходе функционирования выставки

Анализ итогов участия фирмы в работе выставки

3.1. Принятие принципиального решения об участии в в-я мероприятиях уже само по себе свидетельствует о достижении фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности.

Причины участия в выставках:

1. есть возможность демонстрации изделия по своему желанию;

2. затраты на рекламу на одного посетителя значительно ниже, чем с использование других средств рекламы;

3. пребывание на выставке - это изучение спроса, анализ потенциального рынка, анализ риска и конкуренции;

4. самый дешевый способ расширения рынка и выхода на новые, в том числе и международный рынок;

5. присутствие СМИ помогают распространить о себе информацию на телевидении и в печати;

6. существуют благоприятные возможности для разнообразных встреч с важными людьми;

7. выставка дает шанс для проведения переговоров с любым посетителем на выставочном стенде;

8. только здесь чаще всего появляется реальный покупатель, запросы которого можно изучить и удовлетворить.

3.2. Цели участия фирмы в выставочно-ярмарочных мероприятиях:

представление фирмы и ее продуктов; изучение рынков сбыта; поиск новых рынков; расширение числа клиентов; внедрение нового продукта на рынок; 6. определение спроса на новый продукт;

поиск новых деловых партнеров; изучение предложения конкурентов; позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов; формирование благоприятного имиджа фирмы; непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

3.3. Выбор конкретной выставки осуществляется с тщательного анализа следу­ющих аспектов:

1. авторитет выставки;

2. время и место проведения выставки;

3. численный и качественный состав участников и по­сетителей;

4. уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

5. возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных;

6. возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

7. условия участия в выставке.

3.4. Подготовительно-организационный период:

1. разработка концепции и объема участия фирмы в работе в-я;

2. составление перечня выставляемых продуктов;

3. отбор и подготовка персонала (коммерческого, об­служивающего, стендистов, переводчиков);

4. разработка планов коммерческой работы, рекла­мы и протокольных мероприятий;

5. выбор возможного посредника (агента), оказываю­щего услуги в обеспечении участия в выставке-ярмарке;

6. определение размеров необходимых в-я площадей и объема различных материальных и финансо­вых ресурсов;

7. подбор и изготовление рекламных и информаци­онных материалов;

8. разработка тематического плана вы­ставочного стенда;

9. информирование орг­комитета в-я о своем участии в ней, путем подачи со­ответствующей заявки и заключение договора с оргкомитетом с указанием необхо­димого оборудования и услуг;

10. разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке-ярмарке.

В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

3.5. Смета расходов по участию в выставке-ярмарке состоит из следующих составляющих:

1. Расходы по аренде: аренда внутренних помещений; открытых площадок; прочие расходы.

2. Расходы по экспонатам: подготовка экспонатов; улучшение-подгонка; упаковка; запаковка-распаковка; таможенная очистка; хранение упаковочных материалов; монтаж, оформление; прочие расходы.

3. Расходы по стенду: аренда стенда; изготовление стенда (подготовка пола; материалы для изготовления, покраски; арматура для аудиовизуальных средств; электроустановка; сантехника; кондиционеры; распаковка, монтаж; демонтаж, упаковка); хранение; прочие расходы.

4. Расходы по оборудованию стенда: обстановка стенда (покупка мебели, утвари; аренда мебели, утвари); оборудование кухни, гардероба; оборудование склада; покупка или аренда цветов; покупка канцтоваров; аренда телекса, факса, видео и др. ТСО; установка телефонов; прочие расходы.

5. Транспортировка-страхование: экспонатов; материалов стенда; оборудования стенда; рекламных материалов;

6. Эксплуатационные расходы: электроэнергия; телефонная связь; водоснабжение; расходы по эксплуатации телекса, факса, ксерокса и т.д.; охрана; уборка; изготовление фотографий, видеофильмов и пр.; чаевые; аренда автомашин, транспортные расходы; прочие расходы.

7. Расходы по содержанию персонала: основной персонал (стоимость проездных билетов; проживание в гостинице; суточные); вспомогательный персонал (переводчики; обслуживающий персонал; прочий вспомогательный персонал – водитель и др.); фирменная одежда (покупка, аренда); обучение; страхование; питание; дорожные расходы; пр.

8. Расходы по рекламе: рекламные материалы – проспекты, буклеты, листовки и т.д.; почтовые расходы – приглашения посетителей и т.д.; рекламные сувениры; публикации в прессе; реклама в официальном каталоге; пропуска для посетителей; пропуска для посетителей; плакаты – аренда мест и пр.; аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д.; права музыкальных передач; прочие расходы.

9. Расходы по ПР: пресс-релизы; фотоматериалы; приглашения для журналистов; интервью, приемы; сувениры для прессы; прочие расходы.

10. Расходы по приему посетителей: обслуживание; алкогольные и освежительные напитки, сувениры и пр.