10. Необходимость, сущность и виды контроля в менеджменте. Организация процесса контроля. Характеристики эффективного контроля. Контроллинг.

Контроль - это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его действия и решения и не нуждаются ли они в определенной корректировке.Необходимость контроля обусловлена:*неопределенностью и изменчивостью внешней и внутренней среды.*необходимостью предупреждения возникновения кризисных ситуаций - для того, чтобы избежать кризиса или банкротства. Функция контроля позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Руководитель с помощью контроля получает способность фиксировать свои просчеты и исправлять их до того, как они начнут мешать достижению организацией своих целей.Виды контроля: Предварительный - это вид контроля, который осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами его осуществления является разработка правил, процедур и линий поведения. Их наличие создает условия для нормального функционирования организации.. Предварительный контроль может осуществляться в трех сферах - по отношению к человеческим, финансовым и материальным ресурсам организации.Текущий - осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего он проявляется в том, что руководители контролируют работу своих подчиненных. Текущий контроль - это прерогатива непосредственного начальника. При его организации необходимо учитывать обратную связь, то есть данные о полученных результатах. Они позволяют руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от намеченных целей.Заключительный - осуществляется после того, как работа выполнена. Многим кажется, что он осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы. Однако заключительный контроль имеет две важные функции:он дает информацию руководству для планирования на будущее;он дает информацию о необходимых вознаграждениях и взысканиях.В современных условиях в организациях появляются новые формы осуществления функции контроля - например, мониторинг и контроллинг.Мониторинг - это система постоянного наблюдения, сбора, обработки информации за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия. Эту функцию, как правило, вменяют определенной должности и ее выполнение вписывают в должностную инструкцию работника (либо организуют отдельное подразделение). Контроллинг - это система непрерывного планирования, контроля и анализа за прибылью организации. По сути, это соединение функций финансового планирования и финансового контроля и их информационное обеспечение. Главной целью контроллинга является эффективное управление прибылью организации. Контроллинг определяют как внутренний финансовый контроль, который представляет собой организуемый на предприятии процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений в области финансовой деятельности с целью реализации финансовой стратегии. Это внутрифирменная система интегрированного информационного обеспечения планирования и контроля. Организация процесса контроляПроцесс контроля включает три четко различимых этапа:Выработка стандартов и критериев.Измерение фактических результатов и их сопоставление с планируемыми.Принятие необходимых корректирующих действий. 1 этап - установление стандартов. Стандарты - это конкретизация целей, формулировка их в таком виде, который позволяет их измерить, оценить их динамику. То есть стандарт - это цель, прогресс в отношении которой поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть определены целями и стратегией предприятия. 2 этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям и насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Установить масштаб допустимых отклонений - это заранее установленная величина, на которой реально достигнутые результаты могут отличаться от запланированных, при этом не требуется принятия мер для корректировки.Определенной величины масштаба допустимых отклонений не существует. Для каждой организации он свой, и это зависит в первую очередь от размера предприятии.Измерение результатов - то есть установление степени соответствия фактически достигнутых результатов стандартам. Это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Его реализация предполагает выбор единицы измерения, скорости и частоты проведения контрольных замеров. Передача и распространение информации - то есть доведение до сведения сотрудников стандартов и результатов проверки. Главными задачами управляющего на этом этапе являются: точность информации; объективность; своевременность передачи и распространения; адресность; корректность при передаче и распространении. Оценка информации о результатах проверки - на этом шаге менеджер должен определить, получена ли желаемая информация и насколько она важна. Важность информации оценивается по критерию возможности ее использования в дальнейшей практике и по соответствию информации состоянию исследуемого объекта. Цель такой оценки информации состоит в том, чтобы принять решения: о необходимости действовать, и если да, то как.3 этап процесса контроля - действия. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:ничего не предпринимать; устранить отклонение; пересмотреть стандарт. Характеристики эффективного контроляЧтобы процесс контроля был эффективным, при его организации необходимо учитывать ряд требований:стратегическую направленность контроля - то есть контролировать надо достижение общих приоритетов организации;ориентацию на результаты. Это означает, что информация о результатах контроля важна только в отношении тех параметров, по которым можно оценить вклад работника в достижение целей предприятия. В процессе контроля необходимо измерять и оценивать то, что действительно важно и нужно. своевременность контроля. Это проявляется во временном интервале между проведением измерений или оценок. Этот интервал зависит от временных рамок плана и скорости изменений в организации. Суть своевременности контроля состоит в том, что с момента обнаружения проблемы до принятия решений по ее корректировке проблема не должна устареть - то есть в управляемой системе не должно за этот интервал произойти необратимых изменений, которые приводят к необратимости или неактуальности контролируемого процесса (когда уже что-то менять поздно или бесполезно); гибкость контроля - то есть его способность адаптироваться к переменам. Это означает, что если возникает новый параметр, по которому необходимо достигать определенного прогресса, то его надо заложить в систему контроля, иначе он сам по себе достигаться не будет. простоту контроля. Как правило, чем проще осуществлять контроль, тем он эффективнее, так как требует меньше усилий и более понятен людям (поэтому они его будут при прочих равных условиях поддерживать). экономичность контроля. Все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые им преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля или внести в нее поправки. Затраты на контроль состоят из затрат времени персонала на осуществление контроля (их заработная плата с начислениями); затрат на контрольное оборудование; затрат на хранение, поиск, передачу информации, связанную с контролем.Таким образом, эффективный контроль - это контроль, который дает нужную информацию нужным людям до того, как проблема разовьется в кризис.