А можно ли ещё проще?
В отдельных случаях, как, например, в нашей служебной записке, некоторые структурные элементы идут всегда в определённой последовательности. Например, за шапкой всегда следует заголовок, за заголовком — основной текст. Word позволяет использовать эту особенность для ускорения форматирования текста. Это называется «цепочки стилей». Берём первый стиль, в нашем случае «шапка», открываем окно «Изменение стиля», и в окне «Стиль следующего абзаца» указываем идущий за ним стиль, например, «заголовок». Соответственно, в свойствах стиля «заголовок» указываем следующий за ним стиль и т. д. В результате, набирая документ, нам достаточно лишь в начале набора текста задать первый стиль, дальнейшие же стили будут устанавливаться автоматически при нажатии Enter.
Шаблоны
Если в набираемых нами документах повторяется не только форматирование, но и части самого текста (например, служебная записка всегда имеет одну и ту же шапку, или ту же подпись и т. п.), то и этот процесс можно автоматизировать. Есть два варианта. Можно воспользоваться автотекстом («Вставка — Автотекст»), где хранить наиболее часто используемые фрагменты текста. Если же нужные нам фрагменты текста неизменно входят в состав каких-либо документов (в нашем примере — в ту же записку), то их можно сохранять непосредственно в шаблоне.
Под «шаблоном» в Word обычно понимается файл, в котором храниться информация о форматировании документа — стили и т. п. Но никто не мешает нам использовать шаблон и в прямом смысле этого слова — то есть, как именно шаблон. Соответственно, берём готовую записку, удаляем из неё переменную часть, а оставшееся сохраняем, как шаблон документа («Сохранить как…», в окошке «Тип файла» — «Шаблон документа». В дальнейшем, при создании нового документа такого типа, достаточно в меню «Создать» выбрать необходимый шаблон и добавить в получившийся документ недостающий текст). Для удобства можно вынести ярлыки к нужным шаблонам на рабочий стол или в меню «Пуск», тогда для создания нужного документа достаточно будет щёлкнуть по соответствующему шаблону.
© Виктор Забавин, октябрь 2005 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/workword/
Допускается без дополнительного согласования с редакцией Improvement публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией.