Настраиваем основной стиль.
Итак, с основными настройками определились, теперь неплохо бы определить внешний вид того текста, который будет у нас печататься по умолчанию. Ибо вариант, предлагаемый авторами Word, отнюдь не для всех является оптимальным. Обычно там предлагается размер шрифта 10, что довольно мало, абзацный отступ 1,27 мм, то есть, полдюйма, что уже говорит о том, что это некие реалии американской типографики, имеющие мало отношения к принятым в России нормам. Задаётся это в стиле «Обычный» (Normal), который нам и надо изменить. В прежних версиях Word всё было достаточно очевидно: «Формат — Стиль», далее изменяем параметры. В Word 2002—2003 того же самого приходится достигать несколько более окольным путём.
Выбираем
«Формат — Стили и форматирование»
(можно с той же целью нажать кнопочку
рядом с названием текущего стиля), справа
открывается одноимённая боковушка,
наводим мышку на название стиля (это
должен быть «Обычный»), нажимаем правую
клавишу и выбираем пункт «Изменить».
Далее, в открывшемся окне, раскрывая список над кнопкой «Формат…», производим необходимые изменения.
Разумеется, область применения стилей этим не ограничивается. Но об этом мы поговорим чуть позже, а сейчас, завершив основные настройки, не забудем закрыть Word, чтобы сделанные настройки сохранились в шаблоне Normal.dot(есть ещё как минимум два способа сохранить текущий шаблон, но этот, как ни странно, самый простой).
Вставка имени файла
И ещё одной полезной настройки я хочу коснуться. Многим, думаю, приходилось сталкиваться с ситуацией, когда нужно внести исправления в текст, а на руках только бумажный, уже отпечатанный его вариант, и компьютерный оригинал приходится искать. В этом случае весьма полезным оказывается имя файла и путь к нему, напечатанные мелким шрифтом где-нибудь в нижнем углу.
Чтобы имя файла вставлялось автоматически, воспользуемся таким элементов, как поле. Нажимаем «Вид — Колонтитулы», переключаемся на нижний колонтитул.
Нажимаем «Вставить автотекст» и выбираем «Полное имя файла». Теперь осталось только, выделив вставленное имя файла, задать ему нужный размер шрифта. А если нам требуется указывать там что-то нестандартное, например, название фирмы или дату, когда документ последний раз был напечатан?. Тогда, вместо кнопки «Вставить автотекст» выбираем в верхнем меню «Вставка — Поле», и там уже выбираем нужное нам поле.
Разумеется, вместо того, чтобы проделывать эту операцию каждый раз, гораздо удобнее записать это поле в шаблоне документа. Для этого нам придётся открыть сам шаблон документа. Нажимаем «Открыть», в окошке «Тип файлов» выбираем «Шаблоны документов» и ищем нужный нам шаблон. Скорее всего, это будет всё тот же Normal.dot. Находим его (если его местонахождение неизвестно, можно открыть «Сервис — Параметры — Расположение» и посмотреть), открываем, и проделываем вышеописанную операцию, после чего сохраняем.
Использование стилей
Выше мы уже задали параметры нашего основного стиля. Но зачастую бывает удобнее для набора разных частей документа пользоваться разными стилями. Рассмотрим простой пример. Например, нам нужно создать документ определённого типа. Есть несколько вариантов это сделать. Во-первых, можно просто набрать весь текст, а уже потом задумываться об его форматировании. Данный вариант удобен для документов с такой структурой, которая используется нечасто. Если же документы определённого формата создаются часто, имеет смысл для каждого из его элементов выделить определённые стили. Для простоты возьмём достаточно краткий документ, скажем, служебную записку. Из каких структурных элементов она состоит? Обычно это:
шапка, где указывается адресат записки (расположена с правой стороны, выравнивание по левому краю);
заголовок (по центру, обычно более крупным или жирным шрифтом);
основной текст (обычным шрифтом)
подпись
Соответственно, для каждого из этих элементов можно определить свой стиль. Для простоты можно воспользоваться одной из набранных ранее записок. Помещаем курсор в первый элемент, в шапку, нажимаем уже упомянутую ранее кнопку «Стили и форматирование», и выбираем в открывшемся справа окне пункт «Создать стиль». Поскольку мы отталкиваемся от уже отформатированного абзаца, использованный в этом абзаце формат будет предложен в качестве формата нового стиля. При необходимости, можно изменить или добавить определённое форматирование, воспользовавшись кнопками в данном окне, или, более подробно, нажав внизу окна кнопку «Формат». Вводим в поле «Имя» название стиля, например, «шапка», ставим галочку «Добавить в шаблон» (если мы хотим иметь возможность использовать данный стиль и в дальнейших документах) и нажимаем «ОК». Аналогичную операцию проделываем и с другими стилями нашего документа. Теперь, когда нам требуется набрать служебную записку, уже нет необходимости каждому отдельному абзацу задавать шрифт, расположение на странице и т. д. Достаточно просто открыть окошко стилей и выбрать из списка нужный стиль.