Андрей Екатеренчук. Планирование финансов в Outlook

Андрей Екатеренчук

Планирование финансов в Outlook

Если хотим уменьшить расходы, начинаем их считать.

Если хотим получить доход, начинаем его планировать.

В прошлой статье, «Личная бухгалтерия», я говорил об учете расходов. Логичное продолжение – планирование. Приведу на рис. 1. простую схему рефлексивного контура управления личными финансами и места планирования в этом процессе.

Рисунок 1. Рефлексивный контур финансовых потоков.

В статье будет раскрыт блок «Планирование». Внешние и внутренние воздействия на рефлексивный контур – предмет отдельной области финансового планирования, в этой статье он рассмотрен не будет.

В статье «Личная бухгалтерия в Outlook» были описаны методология создание финансовой записи (проводки), способы формирования отчётности (анализа) и приведены примеры типовых денежных операций. Там же был обоснован выбор Outlook в качестве инструмента управления личными финансами.

Как видно из рисунка 1, произведённые расходы/доходы позволяют накопить статистический материал, анализируя который, мы сможем спрогнозировать движение финансовых потоков во времени. На основе прогноза и попробуем создать методику планирования личного бюджета.

Встречи и задачи Outlook по отношению ко времени

Факт осуществления финансовой операции заносится в элемент папки «Календарь» - «Встреча». Встреча, как правило, жёстко привязана к временной сетке, тогда как элемент папки «Задачи» обладает более «мягкой» временной привязкой и, как правило, несёт ограничение по срочности выполнения. Т.е. вполне подходит для использования его в планировании финансового обращения.

Поле «Расход» (на вкладке «Подробно») будет заполняться суммой проводки. С помощью категорий будем формировать отношения счетов по дебету/кредиту (финансовую операцию). И «тело» задачи будем использовать для записи основания совершения сделки. Рисунки 2 и 3.

На рисунках в теме указана сама финансовая задача, в полях дат: дата начала и срок выполнения. В «теле» строка-основание проводки. Категории: «Финн:Нл01|Кш03=Авнс|Босс» и «Финн:Нл01|Кш02=ЗрПл|Босс» соответственно на рисунках 2 и 3. Где «Нл01|Кш03» – счёт (условно 01) наличных денег в кошельке (условно 03), а «Авнс|Босс» - условное обозначение счёта, с которого происходит получение аванса именно в компании ООО «Босс». Аналогично и для категории «Финн:Нл01|Кш02=ЗрПл|Босс». На вкладке «Подробно» целесообразно заполнить поля в соответствии с вашими представлениями о данной задаче.

Расходы оформляются аналогично, но категория будет представлять следующий вид «Финн:Алкг|0510=Нл01|Кш01», где списание денег на покупку алкоголя 5-9 градусов крепости (например) происходит с кошелька (условно 01) счёта наличных «Нл01».

Рисунок 2. Вкладки задачи, содержащей финансовую информацию по авансу.

Рисунок 3. Вкладки задачи, содержащей финансовую информацию по заработной плате.

Плановый отдел.

Доходы за определённый период могут складываться из заработной платы, премиальной составляющей, выполнение дополнительных работ, предпринимательской деятельности. Получение доходов от предпринимательской деятельности сопровождается определённым риском. В рамках предлагаемой статьи предпринимательские риски изложены не будут – совершенно другой уровень финансовых взаимоотношений и, как следствие этого, на это потребуется дополнительный значительный объём описательного материала.

Две типовых ситуации дохода были рассмотрены выше. «Расходные» задачи формируются аналогичным образом и, что важно, являются аналогами «доходных». Т.е. задачу, связанную с расходами, лучше всего формировать на основании итоговых сумм расходов за предыдущие периоды. Например, если на продукты летом для дома было израсходовано 500р., на ресторан – 400р. и на продукты для отдыха на природе – 300р., а осенью выезжать в лес будем реже, то есть смысл перераспределить суммы. И записать задачи со следующими категориями и суммами «Финн:ПрПт|Дом1=Нл01|Кш01» - 600р., «Финн:ПрПт|Рст1=Нл01|Кш01» - 500р. и «Финн:ПрПт|ОтЛБ=Нл01|Кш01» - 100р., соответственно. Рисунок 4.

Рисунок 4. Табличное представление финансового планирования задач.

На рисунке 4 видны поля пользователя формульного типа, аналогичные полям, введенным для «Встреч». Ниже их имена и описание формул.

«Дбт» - дебетовый счёт: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+5,4)»

«ДбтСб» - дебетовый субсчёт: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+10,4)»

«Крд» - кредитовый счёт: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+15,4)»

«КрдСб» - кредитовый субсчёт: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+20,4)»

«ФиннОписание» - основание проводки: «Mid([Заметки],InStr(1,[Заметки],"Финн:")

+6,InStr(1,[Заметки],":Финн")-InStr(1,[Заметки],"Финн:")-7)»

Задачи планирования финансовых потоков в личном пользовании удобно использовать именно как индикаторы текущего состояния финансовой деятельности. Т.е. интереснее всего знать, что уже потратили лишнего, что, наоборот, не расходуется (получается) в полной мере. Очевидная картина происходящего позволит своевременно сделать выводы и ввести корректировки!

Добавления в шаблон Excel-калькулятора

Добавления, связанные с планированием, не повлияют на основную структуру файла, предоставленного вместе с предыдущей статьёй. В обновленном шаблоне создадим лист «Данные_ПЛАН». Перенесём в него данные табличного вида папки «Задачи», настроенный в предыдущей главе определённым образом. Рисунок 5.

Рисунок 5. Табличное представление финансового планирования задач, перенесённое на лист Excel «Данные_ПЛАН».

Второе: более значимое и интересное – добавление формул в существующие листы расчётов, выкладок. Формулы будут аналогичны тем, которые обрабатывают вкладку «Данные» (лист, содержащий табличные данные «Встреч»). Причём, для стратегического взгляда над ходом дел, целесообразно вычислить данные счетов без субсчетов, а для тактического вычислить и субсчета. Рисунок 6.

Но тактическое выполнение плана есть смысл рассчитывать при возникновении «отклонений от нормы», т.е. раскрывать те субсчета, по которым существует перевыполнение/недовыполнение.

Примеры применения технологии

1. Бюджет.

П

Рисунок 7. Бюджет: дефицит.

роанализировав данные статистики предыдущих периодов, можно с определённой долей уверенности спланировать бюджет следующего периода: ввести задачи с финансовой нагрузкой получения дохода и осуществления расхода. Т.е. получить итоговые суммы по доходу и расходу и пересмотреть план расходования денежных средств, если расходы превышают доходы. Рисунок 7.

2. Стратегическое планирование

Оперативное планирование позволяет спланировать месяц-квартал. Можно выйти на стратегический уровень, введя подзадачи финансовой задачи более длительного срока выполнения. Допустим, получение второго высшего образования продлится три года. Введя задачу со сроком «31.05.2007» и темой «2-Высш», можно разбить её на подзадачи и присвоить категории определённым образом. Т.е. получим задачи со следующими темами (как вариант): «2-Высш: подгот

Рисунок 8. Стратегическое планирование: получение 2-го высшего образования.

овка», «2-Высш: поступление», «2-Высш: 1-курс», «2-Высш: 2-курс», «2-Высш: 3-курс», «2-Высш: экзамены» и т.п. Каждая из приведённых подзадач будет обладать своим сроком выполнения и суммой проводки. Рисунок 8. В данном случае происходит отбор строк по дополнительному условию: начало и завершение задач и встреч, т.е. кроме отслеживания выполнения задач, можно увидеть также и отклонения в выполнении финансовых обязательств по срокам.

В завершение хотелось бы отметить, что получен ещё один инструмент организации времени во взаимосвязи с финансовыми потоками. Обсудить статью, поделиться своими примерами можно на ветке форума «Личная бухгалтерия» сайта «Организация времени»!

© Андрей Екатеренчук, сентябрь 2004 г. Контакт: areugos@bk.ru. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/buhgalt2/

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

5/5