Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Садыков Петр Маленький блокнот и Большой План

Маленький блокнот и Большой План.

Очень многие задачи планирования можно решать исключительно подручными программными средствами, имеющимися практически в любом компьютере. Так, на примере этой статьи я покажу, как реализовать стратегическое планирование средствами OneNote - записной книжки, которая входит в офисный пакет Microsoft Office.

С некоторых пор я задался вопросом: "а что же ждет меня в будущем, как мне спланировать свои достаточно долгосрочные планы, да так, чтобы не забыть о них, и иметь возможность при необходимости легко и оперативно перестраивать планы в зависимости от обстановки?". Естественно, первым объектом поиска стал инструментарий для такого планирования.

Так уж повелось, что для работы я пользуюсь офисным пакетом Microsoft, и в частности - Outlook.

MS Outlook - это не просто почта, а мощное средство организации работы с которым многие уже знакомы. Всё есть в нем для планирования текущих дел, для назначения и отслеживания встреч и прочих событий. Поэтому было бы логично не плодить инструменты планирования, делать все средствами одной программы. Но одна только беда у Аутлука: средств долгосрочного планирования, построения и декомпозиции целей, назначения и оперативной корректировки задач в нем - нет.

Многие авторы предлагают делать стратегическое планирование в виде тех же задач Outlook, расписывая примерный план шагов, например, в комментарии к задаче. Но это не очень удобно. К тому-же приходится держать слишком много лишних элементов в системе, где их по определению должно быть ограниченное число, и начинается путаница. К тому же, как только масштаб задач начинает расти, начинаются и проблемы с их стандартизацией. Не укладываются в одну и ту же форму разовые дела, и долгосрочные цели. Столкнувшись с этим, я понял, что цели и задачи - это разные вещи, и держать их в одном месте - нельзя.

По этой причине, после некоторых поисков и экспериментов, я выбрал другой продукт из офисного пакета Microsoft Office - OneNote.

OneNote это обычная записная книжка: те же странички и разделы с закладками. Фрагменты текста можно размещать на листке как угодно, при необходимости - перетаскивать по странице, а важное - помечать различными значками. Ничего сложного, но скажите мне, что может быть лучше для стратегического планирования, чем самое простое средство - старый добрый, ни к чему не обязывающий листок бумаги?!

Покажу на примере. Допустим, у нас есть достаточно большая цель: организовать свадьбу (для простоты предположим, что от невесты согласие получено, и родственники уже не возражают). Откроем OneNote и, для начала, определимся с шагами, которые будет нужно выполнить

Как только готов перечень шагов, сразу становится понятно, какие задачи нужно отработать для того чтобы их осуществить, например:

Таким образом, после достаточно простой декомпозиции, мы получаем перечень конкретных задач, которые можно уже назначать к исполнению, переносить в Аутлук, и отрабатывать на уровне повседневной деятельности.

Для взаимодействия с Outlook, OneNote предлагает нам замечательное средство: флажок задачи. При нажатии на него, автоматически создается задача Outlook, содержащая в названии текущую строку.

С помощью "флажка" также можно быстро назначить срок для выполнения данной задачи.

Другое положительное свойство "флажка" заключается в обратной связи: как только связанная задача будет выполнена, сразу, автоматически строчка в нашем плане будет помечена галочкой, указывающей на завершенность связанной задачи!

При необходимости перестроить планы, мы можем также легко удалять задачи теми же средствами OneNote, либо быстро получать доступ к редактированию задачи Outlook прямо из OneNote:

В общем, мы получаем возможность из любой строчки текста в OneNote создать задачу, ну а то, как мы эти строки организуем - уже дело конкретного случая.

Выделив для цели отдельную страничку, мы можем полностью расписать все этапы и задачи для ее осуществления. Если какие-то места плана в настоящий момент не ясны - не беда, допишем потом, и назначим соответствующие задачи. Если что-то поменялось в планах - не страшно, поправили наш список, переопределили задачи, и вперед, к их выполнению!

Для того чтобы не создавать вала задач в системе оперативного планирования Outlook - достаточно не переносить ВСЕ намеченные задачи со странички в оперативный план сразу, а делать это постепенно, по мере отработки уже назначенных.

Для собственного удобства и унификации страничек с целями, можно создать шаблон, где выделить специальное место для развернутой формулировки цели (это полезно делать) и для своих заметок "по ходу дела".

Соберем странички всех основных целей в один раздел записной книжки, который назовем, например, СК, и мы получим расширенный вариант стратегической картонки, где сможем реализовать все те замечательные свойства, которыми она обладает, расширенные функционалом OneNote. Периодически просматривая такой раздел, мы сможем управлять нашей повседневной работой, и не будем упускать из виду те основные маяки - стратегические цели, которые для себя наметили.

OneNote не навязывает нам никаких структур представления информации. Он позволяет нам самим определять то, как мы организуем свои записи и это делает данный программный продукт надежным помощником в планировании и реализации наших замыслов.

Здесь я перечислил далеко не все замечательные свойства записной книжки OneNote. Этот продукт является еще и мощным подспорьем в организации личной картотеки, ведения записей и вообще системы управления знаниями на персональном уровне, но об этом - в следующей статье!