Илья Правский Система сворачивающихся дневников Введение
Я познакомлю вас с инструментом, который сам применяю довольно давно, и который считаю одним из важнейших в системе управления своей жизнью. Предназначение этого инструмента - последовательная стратегия анализа и обобщения собственного прожитого опыта - куда я движусь и что происходит вокруг меня? Сфера его применения ограничивается только вашей фантазией, так что возможно, он вас заинтересует. А если вы уже применяете нечто подобное, всегда интересно сверить часы и, возможно, что-то еще в нем улучшить.
О чем это?
Когда-то я вел дневник. Не каждый день, но по настроению делал какие-то записи. Формулировать мысли и впечатления на бумаге сильно помогает - разгружает голову, в том числе от чувств и переживаний. Потом я заметил, что когда дневник перечитываешь, рождаются новые мысли. Логично их тоже писать в тот же дневник, раз уж он под рукой. Следующий шаг - делать это регулярно и систематически. А там уже и рукой подать до системы сворачивающихся дневников.
Что же это такое? Система сворачивающихся дневников - это набор маленьких привычек. Номер один - привычка каждый день завершать записью о том, как день прошел. Успехи, неудачи, настроение, серьезные мысли, какие-то мелочи, которые пришли в голову. Хотя бы каждый из рабочих дней вечером, перед сном я делаю такую запись. Привычка номер два - в конце недели я «сворачиваю» (roll up) эти коротенькие заметки - пишу запись о том, как прошла неделя. По очереди перечитывая все 5-7 дневных заметок, выделяя то, что кажется заметным и важным на уровне недели, я постепенно формирую недельный отчет. Он о том, как прошла неделя, как оно было, чего удалось, что не получается. «Отработанные» дневные заметки не удаляются, но возвращаться к ним уже вряд ли придется - все самое важное уже осело в недельном отчете. Привычка номер три - вы уже догадались? - в конце месяца я создаю месячный отчет, «сворачивая» четыре недельных отчета. Самое важное из недельных отчетов оседает теперь в месячном. Каков был месяц, что я добился, что мешает? Наконец, на основе 4 или 6 месячных отчетов (как вам нравится) формируется квартальный или полугодовой отчет.
Для любителей точности дам определение. Система сворачивающихся дневников – это способ ведения дневника, при котором записи делаются регулярно в конце периода (дня, недели, месяца, квартала) и запись (отчет) более крупного периода в основном делается на основе анализа записей предыдущих, более мелких периодов.
Что, уже скучно? Запахло бухгалтерией - «квартальный отчет»? Сейчас мы вас расшевелим. Не бойтесь, это не инструмент для математиков. Здесь столько же места чувствам и переживаниям, сколько и цифрам – все зависит от вас.
Зачем это нужно
Итак, зачем вообще тратить свое драгоценное время на какие-то нелепые записи да еще и перечитывать потом собственную писанину?
Во-первых,сворачивающиеся дневники позволят вам увидеть происходящие с вами события и ваше собственное поведение немного со стороны. Как любая рефлексия, это крайне полезная точка зрения для того, чтобы увидеть, что что-то не так, и это «что-то» поправить.
Вот условный пример. Дневная запись: «...И вот я сижу дома, плачу, и не знаю что мне делать, а он все не звонит и не звонит. Сейчас, когда я пишу эти строки, он наверное, уже спит, и не знает, что я сижу здесь и думаю о нем...» Через несколько дней, в конце недели вы вовращаетесь к этой записи, перечитываете ее, задумываетесь и пишете в недельном отчете: «Я слишком зацикливаюсь на нем. Оно мне надо?»
Во-вторых, в момент, когда вы сворачиваете, например, дневные записи за пять дней, вы видите сразу все события, которые присходили с вами в эти дни. Это очень подходящий момент чтобы уловить некоторый тренд, тенденцию в том, что происходит - которая иначе осталась бы незамеченной, потому что мы живем во всем этом.
Вот другой условный пример – предположим, вы видите следующую картину в ваших дневных записях:
Пн - «... Сегодня ругался с Оксаной, опять поломала принтер...»
Вт - «... Пробегал мимо Иванова И.И. Он уже неделю не может отдать папку с желтыми тесемками. Где его тайм-менеджемент?!...»
Ср - «...»
Чт - «... Надоело стоять в очереди в столовую, плюнул, развернулся, уехал в типографию...»
Пт - «... Как меня бесят эти кровопийцы из бухгалтерии... «
Возможно, в недельном отчете вы могли бы написать: «Люди раздражают. Срываюсь по поводу и без - просто устал, скорее всего. Надо взять тайм-аут на пару дней»
В-третьих,многое из того, что вы увидите таким образом и опишете, например, в недельном отчете, станет очень серьезной основой для ваших планов на следующую неделю. Сворачивающиеся дневники - это инструмент обратной связи, позволяющий вам увидеть, туда ли вы движетесь, и не стоит ли предпринять какие-либо перемены курса. Как самые важные инструменты тайм-менеджмента для себя я выделяю две вещи - это составление списка дел на ближайший период (день, неделя, месяц, год) и сворачивающиеся дневники по тем же периодам для обратной связи. Всякий раз, планируя список дел, скажем, на следующий месяц, я обязательно перечитываю отчет за предыдущий месяц и пару последних недельных отчетов.
Пример:
Неделя - «...В начале недели еще выполнял цель каждого дня, но потом случился аврал и весь тайм-менеджмент пошел прахом. Что делать?! Надо попробовать фиксировать факт выполнения или невыполнения цели дня в отчете за день, может поможет...»
Еще пример.
Месяц - «... По результатам последних уже трех(!) недель возникли сомнения в эффективности такого стиля управления. Нужно занять более жесткую позицию и требовать доставку в срок»
Но заметьте – даже если ваша творческая душа просто терпеть не может составления планов (ваше дело), вы тем не менее найдете большую пользу в системе сворачивающихся дневников, поскольку как инструмент она существует отдельно и для другого. Например, для лучшего понимания именно вашей творческой душой самой себя.
Наконец, в четвертых, это же просто удобно, когда можно окинуть прошедший серьезный период времени (месяц, к примеру) одним взглядом и увидеть все самое важное о нем на одной-двух страницах A4. А вы хотите взглянуть, что владело вами с февраля по май?
Прелесть сворачивания заключается в том, что вместо просмотра тридцати дневных заметок вы открываете один месячный отчет – и все самое важное из этих тридцати дней уже там. Если вы хотите подвести итоги года (не только достижения, но и все остальное) под бой курантов и шампанское, достаточно двух полугодовых отчетов.